О хранении акта о приемке работ по форме КС-2 и справки о стоимости работ по форме КС-3, которые используются в сфере строительства.

Вопрос
Какими нормативными актами руководствоваться при установлении сроков хранения акта о приемке работ по форме КС-2 и справки о стоимости работ по форме КС-3? Какой срок хранения ставить у этих документов, что при этом важно учесть?
Отвечает

Сформулируем ответ с позиций документоведения и архивного дела.

Данные формы документов относятся к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД; класс 0300000 по Общероссийскому классификатору управленческой документации; ОКУД) и входят в состав одной из ее подсистем – 0322000 «Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

В соответствии с классификацией унифицированных форм документов, закрепленных ОКУД:

  • унифицированная форма Акта о приемке выполненных работ имеет код формы 0322005 и индекс № КС-2, а
  • Справка о стоимости выполненных работ и затрат имеет код формы 0322001 и индекс № КС-3.

Эти формы применяются для учета фактов экономической деятельности организаций в области строительства объектов недвижимости и прав собственности на них.

Типовые нормативные сроки хранения документов, отражающих научную, научно-техническую, производственную, проектную и строительную деятельность в различных отраслях экономики, устанавливаются в настоящее время Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень НТД). Он утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, изменения в него вносились приказом от 28.04.2011 № 412 в части уточнения сроков хранения документов по товарным знакам и государственной регистрации программ для ЭВМ и баз данных.

В Перечне НТД рекомендуем обратить внимание на подраздел 7.4 «Строительство, реконструкция и реставрация объектов недвижимости» раздела 7, который имеет такое же название. В данном подразделе постоянный (в основном) срок хранения категории документов о приеме в эксплуатацию законченных объектов строительства, включая акты, справки, решения комиссий, протоколы и т.п., закреплен статьей 973.

При установлении сроков хранения типовых архивных документов на основе данной статьи необходимо иметь в виду, что в целом в Перечне НТД отражается практика производственной и научно-технической деятельности, в том числе и регламентация, и осуществление строительной, надзорной и регистрационной деятельности, и порядок взаимодействия экономических субъектов в этих областях. Поэтому он имеет так называемую «звенность», т.е. в таблице Перечня НТД указаны сроки хранения документов (раздельно по соответствующим графам) по группам организаций, которые выполняют свои функции в процессе соответствующей научно-технической, производственной, проектной и строительной деятельности:

  • 1 звено – группа организаций, которые согласовывают или утверждают проекты и другую научно-техническую документацию, регистрируют объекты недвижимости и объекты других прав;
  • 2 звено – организации-разработчики и организации-подрядчики, выполняющие соответствующие работы, а также организации, наделенные экспертными, надзорными и контрольными функциями;
  • 3 звено – организации-заказчики, в чью собственность переходит, например, вновь построенный объект недвижимости с подписанием экземпляров акта № КС-2, справки № КС-3 и после регистрации всего дела объекта недвижимости в соответствующем разделе государственного кадастра;
  • 4 звено – эксплуатирующие и иные хозяйствующие организации, которые осуществляют эксплуатационную деятельность и не являются заказчиками и собственниками.

Таким образом, если организация относится к 1–3 звеньям (прежде всего является заказчиком, собственником или подрядчиком, выполнившим строительные работы), то, применяя статью 973 Перечня НТД, следует установить постоянный срок хранения акта № КС-2 и справки № КС-3. А если организация действует, например, в сфере ЖКХ и получила объект недвижимости в управление на основании договора, то срок хранения данных документов по статье 973 должен быть установлен «До минования надобности».

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень ТУД), в котором устанавливаются типовые нормативные сроки хранения документов по общим функциям управления организацией независимо от формы собственности, также можно найти срок хранения категории документов (протоколы, акты, ведомости, расчеты, заключения), используемых как основания в целях бухгалтерского и налогового учета для оценки стоимости имущества, расчета амортизации основных средств, переоценки основных фондов. Акт № КС-2 и справку № КС-3 можно отнести к данной категории и определить срок их хранения по статье 429 Перечня ТУД как постоянный (подраздел 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»).

Каким перечнем документов пользоваться, какое значение имеют конкретные виды и разновидности документов для деятельности организации, какова их ценность, выражающаяся в сроке хранения? Все эти вопросы решает сама организация в процессе формирования своего документального и архивного фондов.

Если организация является проектной, подрядной строительной или организацией-заказчиком объекта, то особое внимание рекомендуем обратить на правила формирования дел и установление ответственности за обеспечение их сохранности. Современные «лучшие» практики показывают, что для обеспечения правовой функции документов и доказательства соответствующих прав документы, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, формируются по признаку названия объекта недвижимости (с указанием официального адреса местонахождения) как досье. Такое дело-досье по объекту недвижимости должно состоять, как правило, из нескольких/многих томов. Если организация является заказчиком или подрядчиком, то:

  • в один том формируется основной комплекс документов с постоянным сроком хранения о начале и окончании работ по объекту (технико-экономические обоснования, технические условия, титульные списки, договоры, экспертные заключения, акты с отметкой о государственной регистрации прав, справки и т.п.);
  • далее идут тома с технической документацией, включая электронные и фотодокументы, переписку, разрешения на производство работ, графики, акты надзорных органов и т.п., которым устанавливаются соответствующие сроки хранения по Перечню НТД или экспертной комиссией организации самостоятельно. Причем по сравнению с нормативным сроком Перечня НТД срок хранения организацией может:
    • конкретизироваться (5 л. после истечения срока договора или 5 л. ЭК вместо «До минования надобности») и
    • изменяться только в сторону увеличения (по «старшему», т.е. наибольшему сроку хранения, который имеет один из документов, включенный в досье).

Заголовок дела и заголовки соответствующих томов включаются в номенклатуру дел структурного подразделения, отвечающего за соответствующую функцию, причем в графе «Примечание» номенклатуры дел (или в отдельной дополнительной графе) указывается форма представления документов тома (бумажная/электронная с указанием информационной системы, в которой создан и хранится электронный оригинал) и сотрудник, ответственный за обеспечение сохранности документов тома, а также «дублер», замещающий ответственного в период его временного отсутствия. В случае проверок и ревизий, необходимости обеспечения сделок купли-продажи и т.п. весь комплекс документов по объекту недвижимости может быть при таком порядке представлен ответственным структурным подразделением или архивом организации одновременно, во взаимосвязи и в совокупности документов, являющихся доказательствами законности владения недвижимостью и других прав.

Таким образом, бухгалтерия может работать с копиями (или экземплярами) акта № КС-2 и справки № КС-3, а их оригиналы (первые экземпляры) будут сформированы в дело с разрешительной документацией и договорами на производство основных работ, которое будет находиться в зоне ответственности структурного подразделения, отвечающего за организацию (в организации-заказчике) или проведение (организация-подрядчик) соответствующих проектных, строительных и производственных работ в области капитального строительства, и будет передано в архив организации. Точно так же юридический отдел может работать с копиями экземпляров соответствующих договоров.

Во взаимодействии с бухгалтерией, юридическим отделом и другими заинтересованными подразделениями рекомендуем службе делопроизводства разработать специальный локальный нормативный документ организации – правила формирования дел, в которых закрепить зоны ответственности подразделений по отношению к документам и правила их группировки в дела, досье, проекты и другие виды первичных комплексов документов.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 4

Анонимный гость
14.08.2017, 15:35

простите, но согласно перечня, договора подряда хранятся 5 лет после их исполнения ст 440 а акты КС-2 и КС-3 хранятся 5 лет ст 456 перечень утвержденный приказом 558, и те и другие уничтожаются после рассмотрения их на комиссии ЭПК

Анонимный гость

Прощаем и дополнительно разъясняем, что экспертиза ценности - это интеллектуально-аналитическая работа по определению сроков хранения документов.
Срок хранения определяется содержанием, значимостью, способностью документа выполнять правовую функцию и быть доказательством законности управленческих решений в том или ином направлении деятельности организации, обеспечивать и поддерживать те или иные функции.
Нормативные сроки хранения документов, которые возникают по типовым управленческим функциям, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Он, действительно, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, который Вы упоминаете.
Но строительство - не управленческая функция, а технологичная специальная деятельность в области проектирования и строительства зданий и сооружений. Нормативные сроки хранения документов в проектной и строительной деятельности устанавливаются Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее - Перечнь НТД). Буквенные индексы форм КС-2 и КС-3 обозначают, что они являются утвержденными типовыми формами документов для применения в сфере строительства, а не просто актами и справками. Применение Перечня НТД в этом случае обязательно.

Умнова Татьяна Леонтьевна

Добрый день!
А если у нас в организации формами КС-2 и КС-3 оформляется не строительство, а текущее ремонты, выполняемые подрядчиками (отражаемые на сч.25 "Общепроизводственные затраты"), которые не влекут удорожание основных средств (объектов строительства), разве нельзя применять ст.456 Перечня (утв. Пр.№558) ?
КС-2 и КС-3, которыми оформлено строительство объектов (ОС) у нас, действительно, хранятся постоянно, согласно ст.429 Перечня (утв.Пр.№558). Но документы (КС-2 и КС-3) по сч.25 - не вижу смысла хранить постоянно; если договор исполнен, движений по нему нет - храним 5 лет и выделяем по акту к уничтожению... Соглашусь с тем, что одной статьи 429 по Перечню (утв. Пр.№558) - мало; нужно будет добавить в Номенклатуру дел статью 973 Перечня (утв. Пр.№1182).

икс
01.04.2015, 13:02

Огромное спасибо за детальное разъяснение!

Рекомендовано для вас

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Дата регистрации протокола и дата проведения заседания / совещания

При разработке шаблонов протоколов столкнулись с вопросом о регистрации документа. Руководство настаивает, что в протоколе должны быть: – дата регистрации и – дата проведения заседания / совещания. То есть такой порядок реквизитов: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата регистрации, регистрационный номер /индекс, заголовок, дата проведения заседания, текст… и т. п. Получается, что у протокола будут 2 даты. Бывают случаи, когда протокол трехсторонний и на его согласование и подписание уходит 2, а то и 3 месяца, поэтому руководство настаивает на проставлении даты проведения совещания и отдельно даты регистрации.

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?