Контролирующие органы со своей стороны обязаны соблюдать сроки письменного уведомления или извещения о предстоящих проверках, поэтому часто направляют их по каналам электросвязи.
Если документ получен сначала по факсу, то в организации-получателе в обычном порядке регистрируется эта факс-копия, на которой проставляется отметка о поступлении документа в соответствии с п. 3.29 ГОСТа Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка обычно проставляется штампом, на котором в качестве типового текста «вырезается» сокращенное название организации-получателя, для проставления даты поступления применяется датор, а регистрационный индекс («входящий» номер) сотрудник службы делопроизводства оформляет от руки. В соответствующей графе журнала регистрации или в поле регистрационной карточки («входная» форма СЭД) после наименования вида / разновидности полученного документа необходимо сделать дополнительную пометку: «Факс-копия» или «Получено по факсу», т.е. зафиксировать способ доставки.
Когда в организацию поступит оригинал уже зарегистрированного документа, на нем должна быть проставлена точно такая же отметка о поступлении, которая была оформлена на факс-копии, с теми же регистрационными датой и индексом. И фактически это будет отметкой о регистрации, которая повторяется на оригинале документа. Единственное исключение – фактическая дата получения оригинала должна быть оформлена на нем заново. Это также делается с помощью штампа, на котором «вырезано» наименование организации-получателя, а иногда и название структурного подразделения «Канцелярия», «Экспедиция» и в оснастку которого встроен датор. К уже сделанной записи в журнале регистрации или в регистрационной карточке СЭД делается дополнительная пометка, например: «Оригинал получен 20.03.2014».
И факс-копия, и оригинал формируются вместе в одно дело-досье по проверкам, проводимым в деятельности организации с целью обеспечения доказательной функции документа. На факс-копии, кроме даты передачи-приема, системно оформляется и номер телефона, с которого было передано сообщение; иногда это может потребоваться в целях доказательства аутентичности и подлинности документа.
Такова практика, которая применяется, если копия и полученный позднее оригинал идентичны. А если они неидентичны и различаются по оформлению основных идентификационных реквизитов (автор, дата, индекс, текст, подпись), то оригинал, полученный в порядке «досылки», регистрируется как новый и совершенно самостоятельный документ. И далее следует направить уточняющий запрос контролирующей организации и получить необходимое подтверждение факта направления уведомления о проверке, может быть, по другим каналам связи, даже телефонограммой, а не по факсу.
А вот с точки зрения теории вопроса рекомендуем всегда помнить, что отметка о получении, отметка о регистрации, отметка о предварительном рассмотрении – это разные реквизиты, отражающие разные операции технологической обработки и рассмотрения документа. Каждая делопроизводственная операция должна так или иначе отражаться на самом документе, с которым она производится, поэтому, кроме даты самого документа, мы различаем дату получения, дату (даты) регистрации, дату предварительного рассмотрения, дату резолюции, дату исполнения и другие, которые оформляются самостоятельно или как части соответствующих реквизитов документа или отметок на нем.
Получение (прием) документа разными способами (почта, каналы электросвязи, портал госуслуг и т.п.) – самостоятельная делопроизводственная операция, которая иногда рассматривается как часть экспедиционных работ. Она оформляется отметкой, подтверждающей, что документ, адресованный конкретной организации, именно ею и получен, с даты получения организация несет юридическую ответственность за документ. Например, если документ адресован во ВНИИДАД, то отметка о его получении проставляется на нижнем поле (ближе к правому полю) штампом или от руки:
Пример 1. Отметка о получении документа
Пример 2. Отметка о получении документа
Отметка о получении может быть дополнена словом «ПОЛУЧЕНО», которое включается как типовой текст в штамп для проставления этой отметки или оформляется от руки поверх оттиска штампа (как показано в Примере 2).
Юридически это означает подтверждение факта получения документа адресатом.
Регистрация документа – самостоятельная делопроизводственная операция,
- одновременную фиксацию факта получения (или создания) документа и факта его идентификации в пределах документопотока (присваивается регистрационный номер, т.е. индекс);
- говоря языком современных стандартов по управлению документами – «включение» сведений о нем в систему управления документами / СЭД;
- или, как говорят обычно, – внесение соответствующих записей о нем в учетно-регистрационные формы.
Таким образом, на документе могут быть оформлены и отметка о регистрации (по образцу п. 3.29 ГОСТа Р 6.30-2003 как отметка о поступлении), и отдельная отметка о получении, что мы рекомендуем делать в ситуациях работы с факс-копиями.
Пример 3. Отметки на факс-копии и оригинале документа
Отметка о регистрации на нижнем поле факс-копии:
Отметки о получении и регистрации на нижнем поле оригинала, полученного позднее в порядке «досылки»:
По правилам рациональной организации документооборота документ должен быть зарегистрирован в день его получения организацией, в этот же день рассмотрен руководством или в порядке предварительного рассмотрения и в этот же день направлен исполнителю, т.к. сроки исполнения фактически исчисляются с даты получения документа организацией. Очевидно, этим можно объяснить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (и предыдущие его версии) дает обобщенное название реквизита «отметка о поступлении», включая в его состав одну дату (дату получения, которая должна совпадать с датой регистрации) и регистрационный номер (индекс) документа.
Но на практике дата получения и дата регистрации – разные даты, они могут не совпадать, как, например, в работе с обращениями граждан, на регистрацию которых законодательством дается 3 дня с даты получения. При больших объемах документооборота в некоторых организациях прием документов осуществляется экспедицией в круглосуточном режиме с проставлением на документах соответствующих отметок о получении, а регистрацию служба делопроизводства осуществляет только по рабочим дням и в рабочее время. Закрепление таких особенностей можно встретить в некоторых ведомственных инструкциях по делопроизводству.
