Куда бюджетному медицинскому учреждению при ликвидации девать документы со сроком хранения 5 лет и менее?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2014

Вопрос

Наше бюджетное медицинское учреждение ликвидируется. Подскажите, куда девать документы со сроком хранения 5 лет и менее (это переписка с вышестоящей организацией, со сторонними организациями и приказы вышестоящей организации)? На одном из форумов в Интернете коллега подсказала: «Эти документы передаются в вышестоящую организацию, конечно же, в упорядоченном состоянии, и оформляется акт приема-передачи дел, которым впоследствии можно воспользоваться, составляя акт о выделении к уничтожению». Она права?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Ваша коллега права в общем. Но истина всегда конкретна.

Процесс реформирования системы медицинских учреждений происходит в плановом порядке, работают соответствующие ликвидационные комиссии, соблюдаются сроки и выделяются даже небольшие бюджеты на проведение соответствующих организационных мероприятий.

Если учреждение ликвидируется, то необходимо учесть, ликвидируются ли его функции совсем или выполнение их части передается другому учреждению или вышестоящей организации. В данном случае, конечно же, в упорядоченном состоянии другому учреждению или вышестоящей организации передаются документы по этой функции. Например, ему достанутся:

медицинские карты по категориям пациентов (можно составлять отдельные «сдаточные» описи / списки по категориям пациентов по алфавиту фамилий),
документы об эксплуатации медицинского оборудования и его паспорта, сертификаты соответствия, акты профилактических работ, ремонта и т.п.,
протоколы медицинских комиссий и т.п.,
документы по личному составу сотрудников, которые будут переведены в эту новую организацию вместе с функцией,
договор с фондом ОМС и договоры со страховыми компаниями по ДМС,
документы об информатизации, состоянии здания,
документы архивного фонда / архива учреждения (паспорт архива, лист фонда, журнал учета поступления и выбытия документов, картотеки) и т.п.

Документы по личному составу уволенных сотрудников должны быть сданы по описи и на основании договора в соответствующее территориальное архивное учреждение, а если вышестоящая и ликвидируемая организации находятся на одной территории, то архив вышестоящей организации принимает данные документы по личному составу, чтобы в дальнейшем в централизованном порядке и по графику передать их на архивное хранение.

В вышестоящую организацию передаются также документы по «закрытым» функциям: бухгалтерский учет, отчетность, медицинская статистика на дату ликвидации и т.п.

«Упорядоченность» документов, подлежащих сдаче, означает прежде всего проведение экспертизы их ценности, архивно-технической обработки (полной или частичной) и составление описей и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это находится в зоне ответственности ликвидационной комиссии, в состав которой включают соответствующих сотрудников ликвидируемой организации.

Пример. Форма акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию

Переписка с вышестоящей организацией и копии ее приказов ей не нужны (она хранит соответствующие подлинники приказов и копии отправленных писем). Дела с этими документами включаются в акт.

Переписка со сторонними организациями сдается прежде всего по продолжающейся функции и по исполнению договоров, поэтому она может быть включена в опись дел временного срока хранения (свыше 10 лет) или передана просто по номенклатуре дел (если срок хранения такой переписки до 10 лет включительно, а графа «Примечание» заполнена правильно, т.е. сделаны отметки о том, что соответствующее дело включено в опись или в акт).

Переписка по «закрытым» функциям со сроком хранения 5 лет и менее может быть выделена к уничтожению и включена в акт на основании решения экспертной комиссии ликвидируемой организации, зафиксированного в протоколе заседания. Экспертизе ценности подлежит и переписка по обращениям и жалобам граждан.

В Примере мы показываем форму акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию, в которой:

оранжевым цветом обозначено, что и где необходимо оформить как конкретные реквизиты,
оранжевым курсивом в скобках даны комментарии, а
черным – примеры заполнения, постоянные реквизиты / их части.

Если в ликвидируемом учреждении был архив (помещение, оборудование, инвентарь), то противопожарное и охранное оборудование, печати и штампы могут быть также переданы вышестоящей организации по отдельному акту.

Перед передачей документов документального и архивного фонда должна быть проведена проверка наличия и состояния дел, хранящихся в структурных подразделениях, канцелярии / секретариате, архиве; соответствующие акты проверки также включаются в акт приема-передачи документов.