Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он относится к подсистеме распорядительных документов системы организационно-распорядительной документации, т.к. в окончательном виде содержит формулировку решения, принятого на основе коллегиальности, прежде всего путем голосования.
В других системах и подсистемах документации могут встретиться протоколы иных разновидностей, которые прежде всего будут составляться как документы, фиксирующие решение, принятое коллегиально уполномоченными лицами или уполномоченным органом. Например:
Правила и административного, и корпоративного управления требуют, чтобы каждый орган коллегиального управления в организации действовал на основании положения о нем и регламента работы. Вот в регламент работы обычно и включается специальный раздел «Документирование деятельности» или «Оформление протокола», в котором должны быть установлены порядок подготовки, согласования и сроки оформления протокола как официального управленческого документа. Это вопрос, подлежащий обязательной регламентации, т.к. на самом заседании составляется черновик протокола, ведется его аудио- или видеозапись или одновременно используются все способы документирования, включая даже стенографирование, и для оформления официального документа требуется время. В зависимости от вида коллегиального органа и уровня управления в качестве обычая делового оборота в соответствующий регламент работы включается правило, согласно которому протокол как официальный документ может быть оформлен не позднее 3–5 дней с даты заседания. В инструкции по делопроизводству организации также можно установить общие правила оформления протокола, используя материалы п. 3.3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
«Лучшие практики» организаций рекомендуют в регламент работы конкретного органа коллегиального управления включать конкретный срок оформления официального протокола заседания, причем этот срок может быть установлен 1 день или «на следующий день» после заседания в зависимости от того, когда предполагается вступление в силу решения, принятого коллегиально. И поскольку обычно решение вступает в силу в день его принятия, если, конечно, данный срок специально не устанавливается как элемент решения, вопрос о согласовании протокола в статусе проекта официального документа должен формулироваться не «как правильно согласовать?», а «что подлежит согласованию?»
Действительно, председатель заседания отвечает за то, чтобы на голосование было поставлено решение в максимально точной и конкретной формулировке (что сделать – кому – когда), секретарь также максимально точно фиксирует эту формулировку и результаты голосования по ней. После принятия решения, после голосования оно уже не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность за включение в протокол заседания, оформляемый как официальный документ, принятого решения в той речевой формуле и с теми параметрами, которые были поставлены на голосование на заседании. То есть принятое решение, оформляемое в распорядительной части текста протокола, согласованию не подлежит. А вот разрешают согласовывать в регламентах некоторых организаций только правильность записанных секретарем вопросов, выступлений, замечаний, которые были высказаны на заседании и могли повлиять на формулировку принятого решения и в отражении которых в протоколе заинтересованы члены коллегиального органа.
Рекомендуем для каждого органа коллегиального управления (собрание акционеров или учредителей, совет директоров, правление, комитет, совет, комиссия, оперативное совещание, собрание трудового коллектива и т.п.) разработать соответствующие организационные документы – положение и регламент работы. Следует иметь в виду, что наличие этих документов оценивается сейчас как показатель качества управления организацией, связанный с показателями делегирования полномочий и контроля за системой принятия решений.
В регламенте работы особое внимание необходимо уделить планированию и процедуре подготовки заседания или собрания. Если регламент будет предусматривать заблаговременное представление и своевременную рассылку членам коллегиального органа не только повестки дня, но и заранее составленных аналитических материалов, справок, докладов по пунктам повестки дня и списка приглашенных для обсуждения каждого пункта, тезисов выступлений, других необходимых материалов и презентаций, а также подготовленных на их основе проектов решений с их обоснованием, что необходимо для согласования, обсуждения, уточнения, обеспечения ресурсами и предварительного контроля за возможностью реализации, то и каждое заседание будет проходить организованно, и его официальный протокол может быть оформлен в кратчайшие сроки (в день заседания или не позднее чем на следующий день). А вопрос о согласовании протоколов вообще не будет подниматься.
В соответствии с правилами административного управления процедуру согласования вообще запрещается использовать в качестве подмены процедуры разработки решений и проектов документов. А в процессе оформления протокола уже после состоявшегося заседания принятое коллегиальное решение никакому согласованию подлежать не может. Даже при заочном голосовании и проведении коллегиальных заседаний по системе видеоконференции проекты решений должны разрабатываться, обсуждаться и согласовываться заранее, до заседания, на котором решение принимается, или переноситься из-за разногласий и неподготовленности вопроса.
Истина всегда конкретна, поэтому как применять процедуру согласования, что подлежит согласованию и в какие сроки оформляется протокол, каждая организация должна устанавливать самостоятельно в своих регламентирующих документах на основе общих принципов документирования коллегиальной деятельности.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
