Если есть информационная система (из вопроса совершенно не ясно какая), в которую вводятся сведения о договорах и даже к карточке («входной» форме) документа присоединяются файлы со скан-копиями, то лучше всего сохранить такой порядок, при котором исполнитель, осуществляющий операции сканирования и ввода, сразу проводил бы и регистрацию договоров в информационной системе в день их получения организацией. А служба делопроизводства передавала бы договоры и документы по их исполнению в структурные подразделения-исполнители также в день их получения из отделения почтовой связи. Такой порядок обычно устанавливается в регламенте договорной работы, в котором закрепляют алгоритмы исполнения договоров (по видам сделок), ответственность подразделений-исполнителей, включая бухгалтерию, которая проводит платежи в основном на основании тех распоряжений на оплату, которые готовят исполнители в подразделениях и подписывают должностные лица организации. В регламентах договорной работы устанавливаются и порядок взаимодействия подразделений, и показатели оценки работы или соблюдения регламента. Структурные подразделения-исполнители всегда гордятся тем, что они приносят прибыль организации, но забывают, что договоры и документы по их исполнению получают, отправляют, распределяют, учитывают, хранят, не теряют и представляют по первому требованию служба делопроизводства и архив.
Служба делопроизводства, проанализировав сложившуюся ситуацию, может взять часть ответственности и выполнение части операций по обработке договоров на себя. Для этого необходимо получить права на создание документа (creator, author, originator) в применяемой для договорной работы информационной системе и поручить специалисту службы делопроизводства сканировать договоры, заполнять дату и присваивать регистрационный номер (индекс) в карточке договора, фиксировать дату получения, заполнять сведения о контрагенте и т.п. А на экземплярах самих договоров специалист должен иметь право оформлять прежде всего регистрационный номер (индекс) на основании учетных сведений (справочников и автоматических счетчиков) из информационной системы. Конечно, индекс не является обязательным реквизитом договора (Гражданский кодекс РФ предусматривает обязательность только даты в заголовочной части договора), но он является идентификационным реквизитом. Поэтому стороны договариваются, кто подписывает и идентифицирует договор первым, и каждая сторона сделки на своем экземпляре оформляет номер в соответствии с принятой в каждой организации системой регистрации. Например, часто можно видеть договоры со сложными индексами, которые состоят из индексов одной и другой сторон договора, их рекомендуется разделять косой чертой:
В последующем подлинники договоров возможно оставлять на хранение в службе делопроизводства, которая станет центром депозитарного хранения оригиналов документов, значимых для деятельности организации. Структурные подразделения и бухгалтерия могут при такой технологии работать со скан-копиями или бумажными копиями договоров, в информационной системе фиксировать этапы исполнения и расчетов по договору.
В соответствии с правилами регистрации документов в делопроизводстве регистрация любых документов в организации должна быть однократной. Нет смысла вводить новые журналы регистрации договоров в службе делопроизводства, если договоры все равно должны быть зарегистрированы и идентифицированы в информационной системе.
Если регламент договорной работы и порядок взаимодействия с подразделениями пока не разработаны, а для хода исполнения сделки необходимо подтверждать факт получения экземпляра договора или документов по его исполнению, то служба делопроизводства может предложить коммерческому отделу и бухгалтерии следующее:
- в день полученияслужба делопроизводства на экземпляре договора проставляет не регистрационный штамп, а штамп сотметкой о полученииили ее рукописный вариант:
Пример 2. Отметка о получении на обороте документа
Отметка о получении проставляется на обороте последнего листа договора или любого документа по его исполнению и закрепляет дату начала юридической ответственности организации за документ; class='dash'
в день получения договор с отметкой о получении передается в коммерческий отдел или бухгалтерию (счета и счета-фактуры);в применяемой информационной системе специалисты коммерческого отдела или бухгалтерии фиксируют дату получения, проставленную службой делопроизводства; в карточке («входной» форме) должно быть выделено поле для заполнения «дата получения», которая отличается от даты договора и даты его регистрации, в поле «входной» формы переносится дата получения из штампа.
И, наконец, о нашем профессиональном вопросе о регистрируемых и нерегистрируемых документах. Регистрации подлежат все документы, подлежащие исполнению или направлению ответа, требующие специального учета и использования. Поэтому нерегистрируемых документов очень мало. Это получаемые организацией рекламные письма массовой рассылки, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы совещаний, конференций, семинаров, печатные издания, информационные материалы. Большая часть документов, составляющих другие документопотоки и документальный фонд организации, подлежит обязательной регистрации и идентификации, как рекомендует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 об управлении документами. Одной из задач современной службы делопроизводства является разработка регламента или перечня документов, подлежащих обязательной регистрации, с указанием места регистрации / ответственного структурного подразделения и ответственного сотрудника. См. Пример 3.
Пример 3. Как можно перечислить ответственных лиц за регистрацию договоров
Перечень нерегистрируемых документов, о котором, очевидно, помнит автор вопроса, в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД, приложение № 7; М., 1974) на самом деле назывался «Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства». Это означает, что документы, включенные в данный примерный перечень, подлежат (подлежали) регистрации в других структурных подразделениях организации: бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров и т.п. (в ЕГСД были сделаны специальные примечания) или коммерческом отделе, как и происходит в организации автора вопроса. В Государственной системе документационного обеспечения управления (М., 1991) подобный перечень отсутствовал. А действующие в настоящее время Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусматривают, что в инструкции по делопроизводству организации необходимо определять место и способ регистрации документов независимо от способов их создания и доставки в пределах выделенных документопотоков.
