Данная организация, конечно, не является государственным органом или органом местного самоуправления, поскольку порядок ведения и хранения личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих устанавливается действующим законодательством.
А отдел кадров придется разочаровать. Личное дело представляет собой комплекс документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела относятся к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника и работодателя. Срок хранения документов по личному составу установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». И этот срок – 75 лет (п. «б» статьи 22).
Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень типовых УД) также устанавливает 75-летний срок хранения личных дел всех работников (ст. 656 б) Перечня типовых УД). Кроме того, повышен до постоянного срок хранения личных дел (ст. 656 а) Перечня типовых УД):
- руководителей организации (первого руководителя, его заместителей, главного бухгалтера и его заместителей);
- членов руководящих, исполнительных и контрольных органов (совет директоров, правление, служба внутреннего контроля);
- членов представительных органов (депутатов);
- работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
В состав личного дела формируются не только копии приказов о приеме / увольнении, постоянном переводе, повышении размера заработной платы и премировании, копии персональных документов, включая документы об образовании, обучении (в том числе об обучении технике безопасности и поведению в чрезвычайных ситуациях и сдаче соответствующих экзаменов) и повышении квалификации, копии документов о составе семьи, ИНН и СНИЛС и т.п. Подлинными документами в составе личного дела являются, например:
- заявление, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография;
- трудовой договор, соглашение о неразглашении информации (соглашение о конфиденциальности), дополнительные соглашения к трудовому договору;
- документы о субъекте персональных данных (заявление о согласии на обработку персональных данных, уведомления и сведения в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»);
- акты и материалы служебных проверок, акты о несчастных случаях на производстве, акты приема-передачи дел по должности, акты и документы о соблюдении работником политики комплаенс во избежание конфликта интересов, акты о нарушении работником правил внутреннего трудового распорядка (экземпляр работодателя);
- экземпляр сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (для руководителей организаций и предприятий с участием государственного капитала, а не только для государственных и муниципальных служащих);
- индивидуальные должностные инструкции и положения о должностях руководителей;
- предложения и уведомления, направленные работодателем работнику, о существенных изменениях условий труда (о совмещении, изменении графика работы, условий оплаты труда и т.п; в деле – экземпляр работодателя);
- другие подлинные документы, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника.
Кроме того, на документах по личному составу оформляются отметки об ознакомлении с ними работника, отметки о получении копий или экземпляров документов, что помимо отметки о заверении копии или выписки обеспечивает в трудовых спорах доказательную силу даже копиям, сформированным в личное дело.
Таким образом, если срок хранения документов по личному составу установлен Федеральным законом и Перечнем типовых УД, то и экспертная комиссия, и руководитель организации имеют право изменять этот срок хранения только в сторону его увеличения, а не уменьшения. Действительно, практика служб по управлению персоналом дает примеры установления постоянных сроков хранения личных дел работников, которые представляют собой профессиональные трудовые династии, работников редких профессий, работников, внесших значительный вклад в развитие организации в наиболее значимые для нее периоды существования, и других работников, имеющих конкретные заслуги перед организацией.
И поскольку личное дело представляет собой комплекс документов, который действительно формируется по принципу досье, содержащего и подлинники, и копии документов, возникающих в процессе трудовых отношений работника с работодателем, необходимо инициативу отдела кадров направить на разработку внутреннего (локального) нормативного документа – правил или порядка формирования личных дел сотрудников организации.
При обязательном участии службы делопроизводства и архива устанавливаются обязательный состав документов личного дела в зависимости от установленных в организации категорий работников. Например, в положении о персонале (или политике управления персоналом) устанавливаются следующие категории и должностные уровни: руководители; специалисты / профессионалы; сотрудники, рабочие и вспомогательный персонал. Состав документов личных дел работников разных уровней будет различаться.
Далее закрепляется последовательность расположения документов внутри дела (логическая и хронологическая), обязательность учета документов во внутренней описи документов личного дела, порядок изъятия или включения документов в состав личного дела и замены копиями, ответственность за правильное формирование личных дел и т.п. организационные аспекты, поскольку правильное ведение личных дел помогает также обеспечивать строгое соблюдение законодательства о персональных данных.
