Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с документами, существующими в бумажной форме.
Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:
- сведений о размещении электронного документа и метаданных о нем в системе управления документами / СЭД;
- структурных метаданных и метаданных о хранении документов.
Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются:
- документированные названия массивов электронных документов (папок и дел),
- места их фактического расположения и хранения.
Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел, которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной схеме применяемой в организации информационной системы.
Рекомендуем электронную папку с проектами бумажных оригиналов оформить в качестве заголовка, следующего за заголовком дела с аналогичными бумажными документами. См. Пример 1.
Пример 1. Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов
Пример 2. Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами
Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры информационной системы. Показано в Примере 2.
Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов, которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.
