Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти1. С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с документами, существующими в бумажной форме.
Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:
Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются3:
Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел, которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной схеме применяемой в организации информационной системы.
Рекомендуем электронную папку с проектами бумажных оригиналов оформить в качестве заголовка, следующего за заголовком дела с аналогичными бумажными документами. См. Пример 1.
Пример 1. Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов
Пример 2. Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами
Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры информационной системы. Показано в Примере 2.
Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов, которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Спасибо, очень помогло
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
