Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002) устанавливают, что председателем экспертной комиссии (далее – ЭК) организации должен быть назначен один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива (п. 2.2.3), т.е. совсем необязательно – заместитель директора. Это может быть один из наиболее квалифицированных работников, который организует и понимает специфику и содержание основных видов деятельности организации, особенно тех, которые приносят прибыль.
Но в данной ситуации самый главный вопрос не в том, кто будет подписывать приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации, а в том, кто будет утверждать результаты ее работы (протоколы заседаний) и таким образом нести ответственность:
- за правильность систематизации документального и архивного фондов (ведь ЭК рассматривает номенклатуры и описи дел),
- за возможность всегда иметь в распоряжении те документы, с помощью которых подтверждается законность всех видов деятельности организации и правильность принятых управленческих решений,
- за соблюдение сроков хранения документов, установленных в соответствии с требованиями действующего законодательства и на основании перечней документов со сроками хранения.
Обратите внимание на методологию ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», согласно которому все решения по управлению документами принимаются на высшем уровне управления организацией.
Не претендуя на участие учредителей и собственников ООО в проведении экспертизы ценности, считаем возможным, чтобы:
-
ее единоличный исполнительный орган (т.е. директор) был председателем ЭК (причем по должности)
- и решения ЭК вступали в силу после их подписания председателем ЭК, т.е. директором, который несет фактическую ответственность и за документальный, и за архивный фонды, и за наличие документов, и за сроки их хранения.
Оформить это решение можно в приказе следующим образом (если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не должна согласовывать с ним приказ об образовании ЭК и положение об ЭК):
Пример 1. Приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации
В процессе разработки положения об экспертной комиссии в настоящее время можно использовать Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002), пока действующие до их предполагаемой отмены в 2015 году.
