Срок хранения документов определяется в процессе экспертизы их ценности и является ее результатом. «Плановые» сроки сначала фиксируются в номенклатуре дел, в течение календарного года контролируются в процессе формирования дел в текущем делопроизводстве, а потом проверяются и подтверждаются в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и составления описей дел или актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

На всех этих этапах проведения экспертизы ценности документов службе делопроизводства необходимо на системной основе применять критерии содержания документа. Это означает, что при определении срока хранения необходимо руководствоваться не только наименованием вида документа и его подлинностью, но и значимостью управленческой ситуации, целью создания документа, значением события, отраженного в нем, повторяемостью информации в других, возможно, сводных, учетных и отчетных документах. И, самое главное, необходимо помнить, что в современных условиях главная функция документов – в течение установленного времени (это, как правило, срок хранения) быть доказательством совершенных управленческих действий и принимаемых управленческих решений.

Приказы и распоряжения как виды документов относятся к подсистеме распорядительной документации и являются правовыми актами, которые издает первый руководитель организации (и имеют право издавать его заместители в рамках системы делегирования полномочий, которая в каждой организации формируется конкретно). Нормативные сроки хранения приказов и распоряжений установлены в одной статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов¹. То есть критерий вида документа в данном случае должен учитываться, но он не ­является ­единственно определяющим.

Поэтому если издается распоряжение «О режиме работы в предпраздничные и выходные и праздничные дни 1–4 мая и 9–11 мая 2015 г.», которое касается работы всей организации и не затрагивает трудовых отношений конкретных работников с работодателем, то оно относится к категории приказов / распоряжений по административно-хозяйственным вопросам (иногда называются также «по административно-организационной деятельности») и имеет срок хранения 5 л. по ст. 19 в) ПТУД.

Если распоряжение (лучше, конечно, приказ) издается, например, по вопросам:

• «О привлечении механика Сидорова П.П. к работе в выходные и праздничные дни 1–4 мая 2015 г.» (индивидуальное распоряжение) или
• «О режиме работы сотрудников транспортного цеха в выходные и праздничные дни 1–4 мая 2015 г.» (коллективное распоряжение, в котором устанавливается график или дежурство конкретных работников с ­указанием их фамилий) или
• «Об утверждении графика дежурств сотрудников отдела информационной безопасности в выходные дни на май 2015 г.» (в рамках зоны ответственности подразделения устанавливается работа по ­персональному графику для всех сотрудников отдела),

то оно относится к категории приказов / распоряжений по личному составу (в таких документах упоминаются фамилии работников и затрагиваются вопросы изменения режима их рабочего времени, относящиеся к области трудовых отношений работника и работодателя) и имеет срок хранения 5 л. по ст. 19 б) ПТУД (с учетом примечания (2) к данной статье). Но если к работе в выходные дни на основании распоряжения привлекаются работники с тяжелыми и вредными условиями труда, то срок хранения такого документа – 75 л. по ст. 19 б) ПТУД.

И, конечно же, распоряжения в зависимости от их целей создания и содержания регистрируются раздельно в пределах своих документопотоков, в валовом порядке в пределах календарного года (формируются в дела и хранятся они также раздельно).

Классификация приказов / распоряжений и их индексация в процессе регистрации должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству конкретной организации.