В целях экономии, действительно, возможно перейти на более дешевые материалы – самые обычные, простые картонные обложки, без коленкора и правильного переплета на 4 прокола, но сшивать документы хотя бы на 2 прокола необходимо.
Срок хранения кассовых документов в основном 5-летний (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; ст. 350, 362, 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее – ПТУД). С позиций архивного дела 5-летний срок не предполагает архивно-технической обработки дел и обязательности их жесткого переплета.
Но вот с позиций нормативного регулирования ведения кассовых операций и «бухгалтерского ремесла» в конце каждого календарного дня должна быть проведена сверка данных кассовых документов с данными кассовой книги. Поэтому сложилась практика сшивания кассовых документов по календарным дням и появилось профессиональное понятие «кассовые документы дня». В зависимости от видов и объемов кассовых операций может формироваться 1 сшив (дело) или несколько сшивов. Сшив удобен и для проведения сверки, и для контроля кассовых операций и кассовых разрывов, и для представления при проверках и ревизиях, и для обеспечения сохранности первичных кассовых документов (приходные и расходные кассовые ордера) как совокупности документов, отражающих по дням фактическое совершение кассовых операций.
Кроме того, сложилась практика, что кассовые документы с разными сроками хранения формируются в отдельные сшивы. Например, если отсутствуют / не ведутся лицевые счета, то расчетно-платежные и платежные ведомости по выдаче заработной платы и других выплат работникам или стипендий студентам подбираются в хронологической последовательности и сшиваются отдельно, поскольку должны иметь срок хранения 75 л., ст. 412 ПТУД.
Контроль за ведением кассовых операций и кассовых книг осуществляется главным бухгалтером, а при его отсутствии – руководителем организации, заверительная надпись о количестве листов кассовой книги удостоверяется оттиском печати организации.
Действующее в настоящее время указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» напрямую не устанавливает правила формирования кассовых документов дня. Но практика подбора документов, даже создаваемых в электронной форме, в хронологической последовательности и брошюровка их по мере необходимости, но не реже 1 раза в календарный год, что было предусмотрено положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утратило силу) осталась опытом «лучших практик» и «бухгалтерским ремеслом».
Сложилась и еще одна «лучшая практика» – включение в учетную политику организации правил документооборота бухгалтерской документации, технологии обработки первичной учетной и кассовой документации, включая формирование дел, соблюдение сроков их хранения и обеспечение сохранности, а также ответственность за документацию и операции с ней.
