Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив № 08 / 2015
  3. Ответы на вопросы

0
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 08 / 2015
Вопрос
В компании накопилось много регламентов и инструкций, по которым не работают, как их отменить все сразу?
Отвечает
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Отменять внутренние регламентные документы «все сразу» не рекомендуем, т.к. организация не может остаться неуправляемой и без действующей нормативной базы.

Основным этапом работы по актуализации регламентной нормативной базы должна стать кодификация / систематизация нормативных документов, выявление их версий, в том числе действующих полностью, частично или утративших силу в связи с потерей актуальности или замены новыми.

Если актуализация нормативных документов не была своевременно организована как процесс, то рекомендуем инициировать его на основании приказа первого руководителя. В приказе должны быть сформулированы поручения главным специалистам (главному бухгалтеру, финансовому директору, главному технологу и т.п.) и руководителям подразделений – владельцев бизнес-процессов представить:

  • план разработки, доработки и внесения изменений в регламентные документы, которыми они руководствуются, а также
  • список регламентных документов, находящихся в их зоне ответственности, но неактуальных и фактически не использующихся.

Очевидно, что план и списки должны быть представлены в службу внутреннего контроля или контрольную службу для аудита и согласования в сроки, установленные приказом. Сводный список регламентных документов, подлежащих отмене, который будет основанием для издания следующего приказа, передается в службу делопроизводства. Специалисты этой службы готовят проект приказа с примерным заголовком «О признании утратившими силу регламентных документов» или «О признании утратившими силу локальных нормативных актов организации», согласовывают его еще раз с руководителями структурных подразделений и передают на подпись первому руководителю. В данном случае обычно издается приказ по административно-организационным вопросам со сроком хранения 5 л.1

Если список утративших силу документов небольшой, то он может быть включен в текст приказа, а если список обширный, то он оформляется как приложение к приказу. На самих нормативных документах организации может быть проставлена факультативная отметка «Утратил силу на основании приказа от 03.08.2015 № 34-ао».

А далее структурные подразделения – владельцы процессов готовят утратившие силу нормативные документы (утвержденные оригиналы) к сдаче в архив, а копии (заверенные копии, которыми руководствовались в практической деятельности подразделения) – к уничтожению.

Сноски 1

  1. Согласно ст. 19 в) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Вернуться назад
Оценить вопрос
0 Коментариев
s
В избранное
Версия для печати
Отправить по почте

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2025

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

Делопроизводство и архив
№ 07 / 2025

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Делопроизводство и архив
№ 06 / 2025

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2015

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2022

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2022

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Делопроизводство и архив
№ 05 / 2016

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Раздел не найден.