В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции?

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела.

Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения:

Во-вторых, вы знаете, что в ПТУД закреплены сроки хранения категорий документов, которые вообще могут возникнуть или нет в составе документального фонда любой организации, а не конкретных документов и дел. При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации. «Лучшие практики» организаций показывают, что процессом разработки положений и должностных инструкций «владеет» и руководит кадровая служба или заместитель первого руководителя по организационному развитию / общим вопросам (тот, в чьей зоне ответственности находится разработка организационной структуры). В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы. В них должно отражаться также и делегирование (или нет) полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение¹ утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»). Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми (срок хранения – «До минования надобности») заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно («по месту разработки и утверждения»). При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило – срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством» ², т.е. годом, в котором положения и должностные инструкции утратили силу, были отменены, изменены и перестали быть действующими и актуальными документами, т.е. перешли в статус архивных документов.