Вопрос
Кадровая служба готовит документы для сдачи в архив организации. Часть документов оформлена с нарушениями (без дат, без подписей, которые должны быть). Принимать ли в архив такие документы?
Отвечает

Конечно, нет никакого смысла принимать в архив подобные документы. Ведь в архивный фонд переходят из документального фонда организации ­официальные служебные документы, а не их проекты, варианты, копии и черновики.

Пока кадровая служба занимается подготовкой документов к архивному хранению, архив выполняет свою функцию методического руководства и контроля за формированием дел и составлением описей дел по личному составу. Необходимо объяснить сотрудникам кадровой службы, что в архиве документы будут выполнять правовую, доказательную функцию, на их основе будут подтверждаться и защищаться пенсионные и другие социальные права сотрудников, поэтому необходимо оформить все реквизиты документов правильно. Дата, индекс, подпись вместе с наименованием организации-работодателя и, конечно же, реквизитом «текст» являются идентификационными реквизитами, без которых документ не рассматривается в статусе официального (подлинника). Сформированные в дела приказы по личному составу и трудовые договоры (в самостоятельных делах или в составе личных дел сотрудников) в любом случае должны быть оформлены правильно, т.е. иметь все идентификационные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу.

Далее, на заседании экспертной комиссии организации (ЭК) в процессе рассмотрения подготовленной кадровой службой описи дел по личному составу, архив (или ответственный за архив) может попросить представить на обозрение ЭК все сформированные дела, включенные в годовой раздел описи (обычно их немного, около 5-8), и обратить внимание комиссии на состав и оформление документов каждого дела. Таким образом, члены экспертной комиссии еще раз смогут проверить правильность формирования дел по личному составу и документов в них. ЭК может не согласовать опись, вернуть дела и опись дел по личному ­составу на переоформление, что должно быть зафиксировано в протоколе заседания.

И, наконец, заведущий архивом (ответственный за архив) имеет право написать служебную записку первому руководителю организации. В ней в нейтральном тоне рекомендуем сообщить о фактах отсутствия в документах по личному составу дат, подписей и других недостатков в оформлении (с конкретными примерами) и о том, что из-за таких недостатков кадровая служба не сможет точно соблюсти график приема-передачи документов в архив, утвержденный первым руководителем (п. 4.33 новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; вступили в силу 21.09.2015).

Поскольку за документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, отвечает ее руководитель (он подписывает номенклатуру дел подразделения и подписывает или утверждает годовой раздел описи дел по личному составу), в служебной записке необходимо сформулировать просьбу дать поручение руководителю кадровой службы организовать подготовку документов по личному составу к передаче в архив в соответствии с установленными правилами. При этом можно дать ссылки на:

  • Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Ими можно воспользоваться только до их отмены приказом Минкультуры России, которое планирует это сделать. Данные правила устанавливают, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых ­стандартов и других нормативных документов (п. 2.2.3);
  • рекомендуем также дать ссылку на Приложение № 21 к п. 3.5.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), прямо указывающее на правило «помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты)».

И в нашей заключительной рекомендации советуем архиву и службе делопроизводства разработать внутренний нормативный документ – правила или регламент формирования дел, в котором подробно установить правила формирования в дела документов долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков ­хранения, а также по личному составу.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?