Филиалы предприятий и организаций не являются юридическими лицами, поэтому формально руководители филиалов, и тем более, руководители их структурных подразделений / отделений не относятся к категории руководителей.

В государственных органах к руководству относят самого руководителя (первое лицо), его заместителей и главного бухгалтера. В коммерческих структурах к руководству относятся, как правило, руководитель (единоличный исполнительный орган), его заместители, главный бухгалтер, его заместитель или иной счетный работник, чьи фамилии и подписи внесены в карточку с образцами подписей и оттиска печати данной организации, что дает им право распоряжения денежными средствами, находящимися на счетах организации.

Но руководители филиалов и отделений могут рассматриваться в качестве должностных лиц, поскольку на основании устава всей организации, положений о филиалах, положений о должности (должностных инструкций или должностных регламентов) и выданных им от имени головной организации доверенностей они выполняют организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции, в том числе и распоряжаются средствами на счетах филиала.

В зависимости от того, какие функции всей организации от ее имени реализует филиал или отделение, какое значение они имеют, делегированы они филиалу полностью или частично, какие права представлять организацию имеют руководители филиалов и отделений и т.п. оценивается значение деятельности филиала, отделения и их руководителей, определяется значение документов, образующихся в процессе этой деятельности.

То есть на практике сама организация имеет право решать в процессе экспертизы ценности, какое значение имеют документы личных дел должностных лиц для доказательства:

• законности их действий и срока полномочий на занимаемых должностях (в личном деле – копии приказов о назначении, о временном ­исполнении обязанностей и т.п.),
• имеющейся квалификации по образованию и соответствии квалификационным требованиям, которые должны соблюдаться как обязательные условия для назначения на определенные должности. Эти требования могут быть установлены нормативными правовыми актами и профессиональными стандартами, как, например, в медицине, педагогической, банковской деятельности, в производственных отраслях. В настоящее время практически во всех отраслях помимо опыта практической или управленческой работы руководитель организации или ее подразделения должен иметь соответствующую специальность по образованию или пройти обучение по программам дополнительного профессионального образования в конкретной предметной области. Документы об образовании в составе личного дела (копии персональных документов об образовании, профессиональной подготовке и переподготовке, повышении квалификации и т.п.) будут служить основанием для назначения на должность и доказательством ­профессионального подхода к принимаемым решениям.

Таким образом, срок хранения личных дел руководителя филиала и директоров отделений должен определяться по критериям экспертизы ценности документов:

• по значимости филиала и отделений для деятельности всей организации,
• по содержанию и видовому составу документов, которые должны служить доказательством правомерности принятых решений, заключенных сделок, соблюдения лимитов, по роли работника в конкретной организации и т.п.;
• кроме того, учитываются личные данные руководителя, его вклад в развитие, награды и поощрения, ученая степень, принадлежность к трудовой династии данной организации, инициативы, роль во внедрении новых технологий, общественная деятельность и другие данные, имеющие значение для истории организации. Если организация является источником комплектования, то государственный или муниципальный архив, выполняя свои социальные функции, обращают внимание на личные дела известных персоналий и принимают их на постоянное хранение.

В зависимости от конкретной ситуации и конкретных полномочий директоров отделений филиала решением экспертной комиссии организации может быть принято решение об увеличении срока хранения их личных дел до постоянного в соответствии со ст. 656 а) «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Микультуры России от 25.08.2010 № 558). При этом важно учесть последние изменения закона об архивном деле, вступившие в силу 13.03.2016, благодаря которым, возможно, постоянный срок хранения таких дел придется уменьшить до 50 лет ЭПК или 75 лет ЭПК (с этим мы разобрались в ответе на вопрос «Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?»).