Вопрос
Наше предприятие является филиалом, в структуре которого есть два отделения. Как правильно оформить личные дела уволенных директоров отделений – как руководителей (постоянный срок хранения) или как сотрудников (со сроком хранения 75 лет)?
Отвечает

Филиалы предприятий и организаций не являются юридическими лицами, поэтому формально руководители филиалов, и тем более, руководители их структурных подразделений / отделений не относятся к категории руководителей.

В государственных органах к руководству относят самого руководителя (первое лицо), его заместителей и главного бухгалтера. В коммерческих структурах к руководству относятся, как правило, руководитель (единоличный исполнительный орган), его заместители, главный бухгалтер, его заместитель или иной счетный работник, чьи фамилии и подписи внесены в карточку с образцами подписей и оттиска печати данной организации, что дает им право распоряжения денежными средствами, находящимися на счетах организации.

Но руководители филиалов и отделений могут рассматриваться в качестве должностных лиц, поскольку на основании устава всей организации, положений о филиалах, положений о должности (должностных инструкций или должностных регламентов) и выданных им от имени головной организации доверенностей они выполняют организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции, в том числе и распоряжаются средствами на счетах филиала.

В зависимости от того, какие функции всей организации от ее имени реализует филиал или отделение, какое значение они имеют, делегированы они филиалу полностью или частично, какие права представлять организацию имеют руководители филиалов и отделений и т.п. оценивается значение деятельности филиала, отделения и их руководителей, определяется значение документов, образующихся в процессе этой деятельности.

То есть на практике сама организация имеет право решать в процессе экспертизы ценности, какое значение имеют документы личных дел должностных лиц для доказательства:

  • законности их действий и срока полномочий на занимаемых должностях (в личном деле – копии приказов о назначении, о временном ­исполнении обязанностей и т.п.),
  • имеющейся квалификации по образованию и соответствии квалификационным требованиям, которые должны соблюдаться как обязательные условия для назначения на определенные должности. Эти требования могут быть установлены нормативными правовыми актами и профессиональными стандартами, как, например, в медицине, педагогической, банковской деятельности, в производственных отраслях. В настоящее время практически во всех отраслях помимо опыта практической или управленческой работы руководитель организации или ее подразделения должен иметь соответствующую специальность по образованию или пройти обучение по программам дополнительного профессионального образования в конкретной предметной области. Документы об образовании в составе личного дела (копии персональных документов об образовании, профессиональной подготовке и переподготовке, повышении квалификации и т.п.) будут служить основанием для назначения на должность и доказательством ­профессионального подхода к принимаемым решениям.

Таким образом, срок хранения личных дел руководителя филиала и директоров отделений должен определяться по критериям экспертизы ценности документов:

  • по значимости филиала и отделений для деятельности всей организации,
  • по содержанию и видовому составу документов, которые должны служить доказательством правомерности принятых решений, заключенных сделок, соблюдения лимитов, по роли работника в конкретной организации и т.п.;
  • кроме того, учитываются личные данные руководителя, его вклад в развитие, награды и поощрения, ученая степень, принадлежность к трудовой династии данной организации, инициативы, роль во внедрении новых технологий, общественная деятельность и другие данные, имеющие значение для истории организации. Если организация является источником комплектования, то государственный или муниципальный архив, выполняя свои социальные функции, обращают внимание на личные дела известных персоналий и принимают их на постоянное хранение.

В зависимости от конкретной ситуации и конкретных полномочий директоров отделений филиала решением экспертной комиссии организации может быть принято решение об увеличении срока хранения их личных дел до постоянного в соответствии со ст. 656 а) «Перечня типовых управленческих архивных документов...» (утв. приказом Микультуры России от 25.08.2010 № 558). При этом важно учесть последние изменения закона об архивном деле, вступившие в силу 13.03.2016, благодаря которым, возможно, постоянный срок хранения таких дел придется уменьшить до 50 лет ЭПК или 75 лет ЭПК (с этим мы разобрались в ответе на вопрос «Как определить срок хранения документов по личному составу в связи с последними мартовскими изменениями в законе об архивном деле?»).

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?