К сожалению, в индивидуальной номенклатуре дел всей организации, которая построена по структурному типу, система индексов всегда сложная, а номенклатура представляет собой объемный многостраничный документ. И очень часто к такой номенклатуре дел составляют в качестве справочного аппарата отдельный небольшой документ – структуру индексов номенклатуры дел, которая оформляется после главной таблицы номенклатуры дел как ее неотъемлемая часть, а не как приложение. Структура индексов устанавливает систему обозначений заголовков дел и количество знаков в ней, чтобы индексами удобно было пользоваться и можно было формировать новые индексы по установленной схеме. См. образец в Примере 1.
Этот пример показывает всю сложность и громоздкость номенклатуры дел структурного типа, если в нее включаются дела и документы, возникающие в деятельности обособленных структурных подразделений.
Для упрощения номенклатуры дел (и ее индексов) с учетом опыта «лучших практик» рекомендуем следующую методику:
Этот метод управления документальным фондом организации с помощью определенной «системы» номенклатур дел оказывается гораздо проще, менее трудозатратным, облегчает систематизацию документального фонда при том, что часть документов обособленных подразделений подлежит сдаче в государственный или муниципальный архив по месту их нахождения (личный состав, налоговая отчетность). И, конечно же, это позволяет упрощать систему индексов дел, в которой отражается система классификации и учета документального фонда всей организации.
См. статью «Разработка номенклатуры дел: классика жанра». Статья подскажет, как систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подписать, согласовать и утвердить номенклатуру, что нужно сделать по окончании делопроизводственного года
См. статью «Индексация дел в компаниях со сложной структурой».
См. статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства». Вы поймете, как организовать работу так, чтобы не составлять самостоятельно номенклатуру дел за все подразделения
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
