Как упростить номенклатуру дел организации, имеющей обособленные подразделения?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 10 / 2016

Вопрос

Подскажите, как правильно оформить индекс в номенклатуре, если у филиала есть свой номер в номенклатуре дел головной организации (например, 1), а в одном из структурных подразделений (с номером 01) есть несколько групп? Папки этого структурного подразделения будут выглядеть следующим образом: 1-01-03-05 (где 1 – номер дел филиала, 01 – номер дел структурного подразделения филиала, 03 – номер группы структурного подразделения, 05 – номер папки в группе структурного подразделения)?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

К сожалению, в индивидуальной номенклатуре дел всей организации, которая построена по структурному типу, система индексов всегда сложная, а номенклатура представляет собой объемный многостраничный документ. И очень часто к такой номенклатуре дел составляют в качестве справочного аппарата отдельный небольшой документ – структуру индексов номенклатуры дел, которая оформляется после главной таблицы номенклатуры дел как ее неотъемлемая часть, а не как приложение. Структура индексов устанавливает систему обозначений заголовков дел и количество знаков в ней, чтобы индексами удобно было пользоваться и можно было формировать новые индексы по установленной схеме. См. образец в Примере 1.

Этот пример показывает всю сложность и громоздкость номенклатуры дел структурного типа, если в нее включаются дела и документы, возникающие в деятельности обособленных структурных подразделений.

Пример 1. Структура индексов номенклатуры дел

Для упрощения номенклатуры дел (и ее индексов) с учетом опыта «лучших практик» рекомендуем следующую методику:

служба делопроизводства разрабатывает индивидуальную номенклатуру дел для центрального аппарата / головной организации, которой легко управлять, ежегодно актуализировать, в которой легко формировать индексы дел из 4 – максимум 6 знаков;
под руководством службы делопроизводства отдел головной организации, отвечающий за развитие регионального бизнеса или территориальных подразделений, разрабатывает примерную или типовую номенклатуру дел обособленного структурного подразделения;
на основе примерной номенклатуры дел обособленные структурные подразделения разрабатывают индивидуальные номенклатуры дел, которые согласовывает и утверждает головная организация и один экземпляр которой остается в службе делопроизводства в качестве контрольного. Если для обособленных подразделений разработана и утверждена типовая номенклатура дел, то она просто непосредственно используется ими как обязательный нормативный документ организации.

Этот метод управления документальным фондом организации с помощью определенной «системы» номенклатур дел оказывается гораздо проще, менее трудозатратным, облегчает систематизацию документального фонда при том, что часть документов обособленных подразделений подлежит сдаче в государственный или муниципальный архив по месту их нахождения (личный состав, налоговая отчетность). И, конечно же, это позволяет упрощать систему индексов дел, в которой отражается система классификации и учета документального фонда всей организации.