Как упростить номенклатуру дел организации, имеющей обособленные подразделения?

Вопрос
Подскажите, как правильно оформить индекс в номенклатуре, если у филиала есть свой номер в номенклатуре дел головной организации (например, 1), а в одном из структурных подразделений (с номером 01) есть несколько групп? Папки этого структурного подразделения будут выглядеть следующим образом: 1-01-03-05 (где 1 – номер дел филиала, 01 – номер дел структурного подразделения филиала, 03 – номер группы структурного подразделения, 05 – номер папки в группе структурного подразделения)?
Отвечает

К сожалению, в индивидуальной номенклатуре дел всей организации, которая построена по структурному типу, система индексов всегда сложная, а номенклатура представляет собой объемный многостраничный документ. И очень часто к такой номенклатуре дел составляют в качестве справочного аппарата отдельный небольшой документ – структуру индексов номенклатуры дел, которая оформляется после главной таблицы номенклатуры дел как ее неотъемлемая часть, а не как приложение. Структура индексов устанавливает систему обозначений заголовков дел и количество знаков в ней, чтобы индексами удобно было пользоваться и можно было формировать новые индексы по установленной схеме. См. образец в Примере 1.

Этот пример показывает всю сложность и громоздкость номенклатуры дел структурного типа, если в нее включаются дела и документы, возникающие в деятельности обособленных структурных подразделений.

Пример 1. Структура индексов номенклатуры дел

Для упрощения номенклатуры дел (и ее индексов) с учетом опыта «лучших практик» рекомендуем следующую методику:

  • служба делопроизводства разрабатывает индивидуальную номенклатуру дел для центрального аппарата / головной организации, которой легко управлять, ежегодно актуализировать, в которой легко формировать индексы дел из 4 – максимум 6 знаков;
  • под руководством службы делопроизводства отдел головной организации, отвечающий за развитие регионального бизнеса или территориальных подразделений, разрабатывает примерную или типовую номенклатуру дел обособленного структурного подразделения;
  • на основе примерной номенклатуры дел обособленные структурные подразделения разрабатывают индивидуальные номенклатуры дел, которые согласовывает и утверждает головная организация и один экземпляр которой остается в службе делопроизводства в качестве контрольного. Если для обособленных подразделений разработана и утверждена типовая номенклатура дел, то она просто непосредственно используется ими как обязательный нормативный документ организации.

Этот метод управления документальным фондом организации с помощью определенной «системы» номенклатур дел оказывается гораздо проще, менее трудозатратным, облегчает систематизацию документального фонда при том, что часть документов обособленных подразделений подлежит сдаче в государственный или муниципальный архив по месту их нахождения (личный состав, налоговая отчетность). И, конечно же, это позволяет упрощать систему индексов дел, в которой отражается система классификации и учета документального фонда всей организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?