Можно ли при утверждении и введении нормативного документа приказом подшивать в дело только сам приказ, а приложение к нему хранить в электронном виде?

Вопрос
При переходе на новую работу столкнулась с такой ситуацией: предыдущий начальник Управления делами в целях экономии бумаги и места для хранения документов, а также со ссылкой на ЦБ РФ, который настоятельно рекомендует максимально хранить документы в электронном виде, при утверждении и введении нормативного документа приказом распечатывала и подшивала в дело только приказ, а нормативный документ (являющийся приложением к приказу) хранится лишь в электронном виде. Насколько это правильно?
Отвечает

Данный порядок мог бы быть правильным, если бы он был предварительно тщательно разработан с учетом сроков действия и сроков хранения локальных нормативных актов (ЛНА) организации, согласован и закреплен в инструкции по делопроизводству или регламенте издания нормативных / распорядительных документов. Однако здесь есть существенные «но», которые следует принимать во внимание.

Банк России, будучи мегарегулятором, разрабатывает инструкции прежде всего о представлении соответствующей отчетности в электронном виде, учитывая вид отчета, срок и порядок хранения, выбор носителя (бумажный или электронный). И очень часто после передачи отчетности в электронном виде кредитная организация, следуя инструкциям Банка России, должна хранить распечатанную и заверенную подписями руководителей и печатью бумажную копию электронного оригинала отчета соответствующего вида как своеобразный «страховой» экземпляр, выполняющий доказательную функцию, в течение нормативно установленного срока хранения.

Если Банк России является для Вашей организации регулятором1, то соответствующие его инструкции устанавливают в основном форму представления учетных и отчетных документов, а на организационно-распорядительные документы они могут распространяться лишь в редких случаях и частично (например, форма публикации информации о существенных событиях и т.п.). Локальную нормативную базу организации Банк России контролирует прежде всего с позиций наличия и актуальности составляющих ее документов, особенно по корпоративному управлению, управлению рисками, регламентации договорной и клиентской работы и т.п.

В ситуации издания приказов нормативного характера (когда приказом утверждаются и вводятся в действие ЛНА организации) обязательно должен учитываться срок хранения и приказа, и основного утверждаемого документа. Срок хранения положений, правил, регламентов, политик, концепций и т.п. организационных документов в основном постоянный. Причем в управленческой ситуации главную роль играет утверждаемый документ, содержащий локальные правовые нормы, правила поведения, свидетельствующие о системе управления организацией. Он будет жить своей жизнью, изучаться, применяться, контролироваться и т.п. Приказ об утверждении и введении в действие выполняет «вспомогательную» по отношению к нему функцию.

Оригиналы приказа и утверждаемого им нормативного документа, имеющие постоянный срок хранения, должны оформляться в бумажной форме. Но их проекты необходимо создавать в электронной форме в информационной системе, а после подписания оригиналов заверять в системе проекты в качестве электронных копий. Эти электронные копии будут составлять фонд пользования, а сразу после подписания бумажных оригиналов эти копии могут направляться исполнителям или всем сотрудникам организации для ознакомления (могут предоставляться права доступа, применяться механизм уведомлений).

Концепция управления документами, закрепленная ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливает, что выбор носителя оригинала документа зависит от срока его хранения. А постоянный срок хранения диктует бумажную форму документу, т.к. электронные документы длительно (и аутен­тично хотя бы более десятка лет) хранить еще не научились. К тому же хранение электронных оригиналов обходится гораздо дороже, чем хранение документов в бумажной форме. Поэтому ЛНА и приказ о его утверждении и введении в действие должны оформляться в статусе оригиналов в бумажной форме.

Сноски 1

  1. Например, ваша организация является кредитной или страховой, акционерным обществом. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?