Можно ли при утверждении и введении нормативного документа приказом подшивать в дело только сам приказ, а приложение к нему хранить в электронном виде?

Вопрос
При переходе на новую работу столкнулась с такой ситуацией: предыдущий начальник Управления делами в целях экономии бумаги и места для хранения документов, а также со ссылкой на ЦБ РФ, который настоятельно рекомендует максимально хранить документы в электронном виде, при утверждении и введении нормативного документа приказом распечатывала и подшивала в дело только приказ, а нормативный документ (являющийся приложением к приказу) хранится лишь в электронном виде. Насколько это правильно?
Отвечает

Данный порядок мог бы быть правильным, если бы он был предварительно тщательно разработан с учетом сроков действия и сроков хранения локальных нормативных актов (ЛНА) организации, согласован и закреплен в инструкции по делопроизводству или регламенте издания нормативных / распорядительных документов. Однако здесь есть существенные «но», которые следует принимать во внимание.

Банк России, будучи мегарегулятором, разрабатывает инструкции прежде всего о представлении соответствующей отчетности в электронном виде, учитывая вид отчета, срок и порядок хранения, выбор носителя (бумажный или электронный). И очень часто после передачи отчетности в электронном виде кредитная организация, следуя инструкциям Банка России, должна хранить распечатанную и заверенную подписями руководителей и печатью бумажную копию электронного оригинала отчета соответствующего вида как своеобразный «страховой» экземпляр, выполняющий доказательную функцию, в течение нормативно установленного срока хранения.

Если Банк России является для Вашей организации регулятором1, то соответствующие его инструкции устанавливают в основном форму представления учетных и отчетных документов, а на организационно-распорядительные документы они могут распространяться лишь в редких случаях и частично (например, форма публикации информации о существенных событиях и т.п.). Локальную нормативную базу организации Банк России контролирует прежде всего с позиций наличия и актуальности составляющих ее документов, особенно по корпоративному управлению, управлению рисками, регламентации договорной и клиентской работы и т.п.

В ситуации издания приказов нормативного характера (когда приказом утверждаются и вводятся в действие ЛНА организации) обязательно должен учитываться срок хранения и приказа, и основного утверждаемого документа. Срок хранения положений, правил, регламентов, политик, концепций и т.п. организационных документов в основном постоянный. Причем в управленческой ситуации главную роль играет утверждаемый документ, содержащий локальные правовые нормы, правила поведения, свидетельствующие о системе управления организацией. Он будет жить своей жизнью, изучаться, применяться, контролироваться и т.п. Приказ об утверждении и введении в действие выполняет «вспомогательную» по отношению к нему функцию.

Оригиналы приказа и утверждаемого им нормативного документа, имеющие постоянный срок хранения, должны оформляться в бумажной форме. Но их проекты необходимо создавать в электронной форме в информационной системе, а после подписания оригиналов заверять в системе проекты в качестве электронных копий. Эти электронные копии будут составлять фонд пользования, а сразу после подписания бумажных оригиналов эти копии могут направляться исполнителям или всем сотрудникам организации для ознакомления (могут предоставляться права доступа, применяться механизм уведомлений).

Концепция управления документами, закрепленная ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, устанавливает, что выбор носителя оригинала документа зависит от срока его хранения. А постоянный срок хранения диктует бумажную форму документу, т.к. электронные документы длительно (и аутен­тично хотя бы более десятка лет) хранить еще не научились. К тому же хранение электронных оригиналов обходится гораздо дороже, чем хранение документов в бумажной форме. Поэтому ЛНА и приказ о его утверждении и введении в действие должны оформляться в статусе оригиналов в бумажной форме.

Сноски 1

  1. Например, ваша организация является кредитной или страховой, акционерным обществом. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?