Подобные документы необходимо выделить к уничтожению в обычном порядке, который предусматривает составление соответствующих актов в структурных подразделениях после того, как подразделения составят соответствующие годовые разделы описей дел. Образец акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведен в приложении № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Во вводной части акта, помимо установленной его формой ссылки на перечень документов со сроками хранения, необходимо зафиксировать, что «дела постоянного срока хранения в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год не были заведены, а в результате полистного просмотра дел в процессе экспертизы их ценности были выявлены проекты документов, черновики, наброски и копии». Если в последующие годы подобные черновики и копии документов в номенклатуру дел не включались, но фактически образовывались в составе документальных фондов структурных подразделений, то в акт они могут быть включены с пометкой «Россыпь» вместо указания количества единиц хранения (графа 6 акта).
В графах акта необходимо также уточнить форму представления документов в заголовке дела (графа 2) – «Проекты, копии, черновики», а в графе 7 проставить фактический срок хранения копий или черновиков – «До минования надобности» в соответствии со статьями перечня, по которому сроки хранения закреплялись в номенклатуре дел.
На заседании экспертной комиссии, когда будут рассматриваться описи дел структурных подразделений и подготовленный акт, необходимо доложить данную ситуацию, чтобы она была зафиксирована в протоколе заседания ЭК. И после согласования акта (с указанием даты и номера протокола ЭК) документы можно будет направлять на физическое уничтожение в том порядке, который установлен в организации.
