Если в вопросе действительно речь идет только о сдаточных описях, по которым в архив могут передаваться (но не должны в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, то не следует ничего исправлять. Ведь сдаточные описи или номенклатуры дел подразделений применяются для оформления приема-передачи в архив организации тех документов и дел, которые остаются в статусе дел, находящихся в зоне ответственности структурных подразделений. На практике это происходит, когда в архивохранилище имеются некоторые свободные площади, а в офисных рабочих помещениях нет условий и площадей для текущего хранения документов, которые не подлежат сдаче в архив. Считается, что архив предоставляет структурным подразделениям услугу фактически депозитарного хранения документов их документального фонда, предоставляя площадь в архивохранилище, отделенную от площади и стеллажей, на которых располагаются собственно архивные документы, принятые по описям. Архив не формирует учетно-справочный аппарат по этим документам и не осуществляет их использование (выдачу справок, копий, выписок и т.п.).
Передача документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив допускается только в исключительных случаях и по решению руководителя организации (п. 4.2. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций).
Если же речь идет об оформлении описей дел постоянного хранения, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу и электронных дел, документов (4 типа описей, которые составляются в 2 экземплярах в структурных подразделениях ежегодно в процессе подготовки дел к передаче в архив организации и дополнительно 1 экземпляр в электронном виде), то, наоборот, в данных описях каждый том дела должен вноситься в опись под своим порядковым номером и в соответствии с той схемой систематизации, которая закреплена в номенклатуре дел структурного подразделения (п. 4.32 Правил работы архивов организаций). И только в архиве организации, составляя на основе описей структурных подразделений такие же 4 типа описей дел всей организации (по годовым разделам и по структурным подразделениям), то есть сводные описи, необходимо соблюдать валовую нумерацию заголовков дел в каждой описи (п. 5.5. Правил работы архивов организаций). Валовая нумерация заголовков в годовых разделах сводной описи дел обычно ведется до тех пор, пока она не достигнет номера 9 999.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Ответьте, пожалуйста, корректно ли внесение в штатное расписание организации двойной должности, в наименовании которой две должности указаны через запятую? Например, «Первый заместитель главы администрации, начальник управления». Если это некорректно, поясните, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться для внесения изменений в наименование должности либо каким образом просто парировать аргумент «покажите, где написано, что так нельзя?!»
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
В журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12` 2019 в статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» автора Веры Иритиковой написано: «...в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются...» А можно уточнить пункт ГОСТа 2016 года, где написано о том, что заголовок не берется в кавычки? Я не смогла эту информацию найти ни в ГОСТе 2016 года, ни в новой его версии 2025 года. У нас на работе на принцип идут: действуют с точки зрения грамматики, когда названия нужно заключать в кавычки.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
