Сначала вспомним общие правила оформления документов и приложений к ним. Если документ изготавливается на двух и более страницах, то его страницы нумеруются, начиная со второй. ГОСТ Р 6.30-2003 при оформлении организационно-распорядительных документов устанавливает, что номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа документа.
Листы каждого приложения к документу нумеруются самостоятельно с соблюдением этих же правил.
Если подготовленный в бумажной форме и подписанный руководителем приказ с приложением к нему должен быть «включен» в СЭД (в управлении документами применяется термин capture, «захват» документа системой), т.е. он должен быть зарегистрирован в ней, то:
- информация о документе вносится во «входную» форму – карточку, система предлагает дату регистрации и индекс приказа в пределах соответствующего документопотока;
- приказ и приложение к нему сканируются, и их файлы присоединяются к регистрационной карточке.
Такая технология в настоящее время внедрена в большинстве организаций, применяющих СЭД прежде всего в качестве инструмента реализации документооборота. В систему вносится информация об изданных документах, документы регистрируются, их электронные копии (или просто файлы без отметки об удостоверении копии) направляются на исполнение и контролируются. Карточки и файлы исполненных документов находятся на текущем оперативном хранении и впоследствии могут быть систематизированы для использования и поиска сведений о документах как фонд пользования электронных копий документов.
В связи с этим рекомендуем обратить внимание на приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства). Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (далее – Перечень) представляет собой минимальный набор полей той самой «входной» формы в СЭД (регистрационной карточки), правильное заполнение полей которой обеспечивает корректное включение информации о документе в систему.
Пункт 13 Перечня «количество листов основного документа» означает, что в данное поле должна вноситься информация об объеме изданного в вашей организации приказа.
Пункт 14 Перечня «отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)» предусматривает, что в СЭД вносятся сведения о количестве и объеме оформленных к нему приложений. И из названия данного поля следует, что приложения должны быть пронумерованы самостоятельно.
Пункт 21 Перечня «файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)» представляет собой название того поля регистрационной карточки, в которое должны быть помещены присоединяемые к ней сканированные электронные копии (образы, файлы) документов.
К сожалению, в пункте 14 Перечня требуется внесение информации об объеме приложений и не предусмотрена обязательность включения в систему наименований видов документов-приложений. А поиск документов с применением механизма «связанные документы», во-первых, должен обеспечить исчерпывающую полноту выявления информации, и во-вторых, в имени файла не всегда (и всегда не в полной мере) можно отразить наименование документа-приложения.
Ответ на данный вопрос можно завершить следующими рекомендациями:
- закажите ИТ-подразделению, которое осуществляет поддержку вашей СЭД, доработку полей «входной» формы – карточки в соответствии с Перечнем;
- регламентируйте технологию сканирования документов для включения в систему:
- их файлов (просто образов, «картинок») или
- электронных копий (с отметкой об удостоверении копии, которая подписывается простой электронной подписью, поддерживаемой СЭД);
- установите единый порядок сканирования документов для включения в СЭД: 1 файл = 1 документ или 1 файл = 1 документ + приложения;
- установите единую систему наименования файлов документов в СЭД;
- внесите соответствующие изменения в положение о СЭД и инструкции пользователям, а при необходимости – и в Инструкцию по делопроизводству;
- учтите на будущее при доработке или замене СЭД, что документы должны создаваться в системе в статусе электронного оригинала, что также установлено Правилами делопроизводства.
