Встаньте на позицию юристов и задайте им их же любимый вопрос: «А где это прописано?»
Ведь мы с вами знаем, что листы согласования оформляются к проектам документов. А проекты, например, приказов, распоряжений и документы к ним хранятся 1 год по ст. 20 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД). В алфавитный указатель видов документов, сроки хранения которых установлены ПТУД, листы согласования проектов документов вообще не включены.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) устанавливают, что дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении сроков их хранения (п. 34).
Утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, которые являются нормативными правовыми актами, обязательными для применения организациями любых организационно-правовых форм, подтверждают, что дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются (п. 4.2).
Таким образом, служба делопроизводства всегда может дать обоснованные ссылки на действующие нормативные правовые акты, когда возражает против приема в архив листов согласования проектов документов.
Кроме того, юридические основы системы принятия управленческих решений закрепляют порядок, при котором все риски принятого решения принимает на себя руководитель или уполномоченное им лицо, которое подписывает документ, оформляющий управленческое решение. Листы согласования, которые могут оформляться к каждой версии проекта, используются как инструмент в процессе подготовки решения, когда согласовывающие подразделения и должностные лица рассматривают риски в пределах своей зоны ответственности. А когда документ подписан или утвержден, то за него (за оформленное решение) полностью отвечает подписавший руководитель.
В практике делопроизводства сложилось правило, что исполненный документ (а после подписания окончательно согласованной версии проекта документа листы его согласования можно считать исполненными) хранится в делопроизводстве в течение года его создания и еще минимум 1 календарный год. Так что в службе делопроизводства хранятся листы согласования проектов документов, подписанных, самое позднее, в 2015 году. В текущем 2017 году эти листы могут быть включены в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих архивному хранению.
Если юристы настаивают на архивном хранении листов согласования, то необходимо запросить у них письменные предложения о том, к проектам каких документов, издаваемым по каким вопросам и к какой версии проекта (окончательной или ко всем промежуточным) листы согласования необходимо хранить в статусе документов, связанных с основным официальным документом, имеющим юридическую силу. Такие предложения должна рассмотреть и утвердить экспертная комиссия организации, которая имеет право своим решением изменять сроки хранения документов в сторону их увеличения.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
