Как правильно формировать «переходящие» дела и отражать их в номенклатуре дел?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 05 / 2017

Вопрос

Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими обычно не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в 1 дело. В этом случае такое дело является переходящим. Что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к ней? Думаю, что в графе 3 номенклатуры дел указываем 1 дело, а в примечании – «переходящее». Как учитывать это дело в итоговой записи? Правильно ли я понимаю, что это дело будет учитываться всякий раз (в номенклатуре дел каждого года), пока не завершится? А где и как тогда отразить, за какие годы документы в него вошли в отличие от другой папки, которую мы заведем после закрытия предыдущего переходящего дела данной «тематики»?

Отвечает

Иритикова Вера

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Вы правильно понимаете порядок формирования «переходящих» дел и оформления соответствующих граф номенклатуры дел, поэтому даем краткое уточнение.

Сведения, за какие годы исполненные документы сформированы в данное переходящее дело, необходимо будет указать на обложке дела, когда его формирование завершится, т.е. в нем накопится около 250 листов или толщина его достигнет 4 см, что возможно при стабильных структуре и направлениях деятельности организации. На обложке дела ниже заголовка оформляются так называемые крайние даты дела (буквенно-цифровым способом – месяц обозначается словом):

дата составления / создания первого документа, помещенного в дело, и
дата последнего документа.

Крайние даты дела могут не указываться только на обложках дел с годовыми, квартальными и месячными планами и отчетами, даты которых уже отражены в заголовках дел, например:

«Годовой финансовый план на 2015 год»;
«Отчеты о выполнении квартальных планов реализации продукции за 2015 год»;
«Месячные планы филиалов по продажам продукции на 2 полугодие 2015 года».

Заголовок обложки правильно сформированного переходящего дела необходимо будет перенести в соответствующую опись дел в процессе подготовки дела к передаче в архив (на архивное хранение). Обложка дела и формы описей с соответствующей графой «Крайние даты» утверждены в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приложения № 28, 14–17; далее – Правила).

А в итоговой записи к номенклатуре дел «переходящие» дела необходимо учитывать прежде всего по сроку хранения:

Пример 1

Если в небольшой организации в 2016 году было заведено 6 дел постоянного срока хранения, среди которых:
– 1 переходящее дело с протоколами заседаний правления и
– 1 переходящее дело с годовыми финансовыми планами и отчетами об их выполнении,
то в итоговой записи к номенклатуре дел за 2016 год они должны быть отражены следующим образом: