Как правильно формировать «переходящие» дела и отражать их в номенклатуре дел?

Вопрос
Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими обычно не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в 1 дело. В этом случае такое дело является переходящим. Что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к ней? Думаю, что в графе 3 номенклатуры дел указываем 1 дело, а в примечании – «переходящее». Как учитывать это дело в итоговой записи? Правильно ли я понимаю, что это дело будет учитываться всякий раз (в номенклатуре дел каждого года), пока не завершится? А где и как тогда отразить, за какие годы документы в него вошли в отличие от другой папки, которую мы заведем после закрытия предыдущего переходящего дела данной «тематики»?
Отвечает

Вы правильно понимаете порядок формирования «переходящих» дел и оформления соответствующих граф номенклатуры дел, поэтому даем краткое уточнение.

Сведения, за какие годы исполненные документы сформированы в данное переходящее дело, необходимо будет указать на обложке дела, когда его формирование завершится, т.е. в нем накопится около 250 листов или толщина его достигнет 4 см, что возможно при стабильных структуре и направлениях деятельности организации. На обложке дела ниже заголовка оформляются так называемые крайние даты дела (буквенно-цифровым способом – месяц обозначается словом):

  • дата составления / создания первого документа, помещенного в дело, и
  • дата последнего документа.

Крайние даты дела могут не указываться только на обложках дел с годовыми, квартальными и месячными планами и отчетами, даты которых уже отражены в заголовках дел, например:

  • «Годовой финансовый план на 2015 год»;
  • «Отчеты о выполнении квартальных планов реализации продукции за 2015 год»;
  • «Месячные планы филиалов по продажам продукции на 2 полугодие 2015 года».

Заголовок обложки правильно сформированного переходящего дела необходимо будет перенести в соответствующую опись дел в процессе подготовки дела к передаче в архив (на архивное хранение). Обложка дела и формы описей с соответствующей графой «Крайние даты» утверждены в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приложения № 28, 14–17; далее – Правила).

А в итоговой записи к номенклатуре дел «переходящие» дела необходимо учитывать прежде всего по сроку хранения:

Пример 1

Если в небольшой организации в 2016 году было заведено 6 дел постоянного срока хранения, среди которых:
– 1 переходящее дело с протоколами заседаний правления и
– 1 переходящее дело с годовыми финансовыми планами и отчетами об их выполнении,
то в итоговой записи к номенклатуре дел за 2016 год они должны быть отражены следующим образом:

дела постоянного срока хранения в итоговой записи к номенклатуре дел
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?