Как правильно формировать «переходящие» дела и отражать их в номенклатуре дел?

Вопрос
Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими обычно не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в 1 дело. В этом случае такое дело является переходящим. Что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к ней? Думаю, что в графе 3 номенклатуры дел указываем 1 дело, а в примечании – «переходящее». Как учитывать это дело в итоговой записи? Правильно ли я понимаю, что это дело будет учитываться всякий раз (в номенклатуре дел каждого года), пока не завершится? А где и как тогда отразить, за какие годы документы в него вошли в отличие от другой папки, которую мы заведем после закрытия предыдущего переходящего дела данной «тематики»?
Отвечает

Вы правильно понимаете порядок формирования «переходящих» дел и оформления соответствующих граф номенклатуры дел, поэтому даем краткое уточнение.

Сведения, за какие годы исполненные документы сформированы в данное переходящее дело, необходимо будет указать на обложке дела, когда его формирование завершится, т.е. в нем накопится около 250 листов или толщина его достигнет 4 см, что возможно при стабильных структуре и направлениях деятельности организации. На обложке дела ниже заголовка оформляются так называемые крайние даты дела (буквенно-цифровым способом – месяц обозначается словом):

  • дата составления / создания первого документа, помещенного в дело, и
  • дата последнего документа.

Крайние даты дела могут не указываться только на обложках дел с годовыми, квартальными и месячными планами и отчетами, даты которых уже отражены в заголовках дел, например:

  • «Годовой финансовый план на 2015 год»;
  • «Отчеты о выполнении квартальных планов реализации продукции за 2015 год»;
  • «Месячные планы филиалов по продажам продукции на 2 полугодие 2015 года».

Заголовок обложки правильно сформированного переходящего дела необходимо будет перенести в соответствующую опись дел в процессе подготовки дела к передаче в архив (на архивное хранение). Обложка дела и формы описей с соответствующей графой «Крайние даты» утверждены в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приложения № 28, 14–17; далее – Правила).

А в итоговой записи к номенклатуре дел «переходящие» дела необходимо учитывать прежде всего по сроку хранения:

Пример 1

Если в небольшой организации в 2016 году было заведено 6 дел постоянного срока хранения, среди которых:
– 1 переходящее дело с протоколами заседаний правления и
– 1 переходящее дело с годовыми финансовыми планами и отчетами об их выполнении,
то в итоговой записи к номенклатуре дел за 2016 год они должны быть отражены следующим образом:

дела постоянного срока хранения в итоговой записи к номенклатуре дел
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?