Вы правильно понимаете порядок формирования «переходящих» дел и оформления соответствующих граф номенклатуры дел, поэтому даем краткое уточнение.
Сведения, за какие годы исполненные документы сформированы в данное переходящее дело, необходимо будет указать на обложке дела, когда его формирование завершится, т.е. в нем накопится около 250 листов или толщина его достигнет 4 см, что возможно при стабильных структуре и направлениях деятельности организации. На обложке дела ниже заголовка оформляются так называемые крайние даты дела (буквенно-цифровым способом – месяц обозначается словом):
- дата составления / создания первого документа, помещенного в дело, и
- дата последнего документа.
Крайние даты дела могут не указываться только на обложках дел с годовыми, квартальными и месячными планами и отчетами, даты которых уже отражены в заголовках дел, например:
- «Годовой финансовый план на 2015 год»;
- «Отчеты о выполнении квартальных планов реализации продукции за 2015 год»;
- «Месячные планы филиалов по продажам продукции на 2 полугодие 2015 года».
Заголовок обложки правильно сформированного переходящего дела необходимо будет перенести в соответствующую опись дел в процессе подготовки дела к передаче в архив (на архивное хранение). Обложка дела и формы описей с соответствующей графой «Крайние даты» утверждены в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приложения № 28, 14–17; далее – Правила).
А в итоговой записи к номенклатуре дел «переходящие» дела необходимо учитывать прежде всего по сроку хранения:
Пример 1
Если в небольшой организации в 2016 году было заведено 6 дел постоянного срока хранения, среди которых:
– 1 переходящее дело с протоколами заседаний правления и
– 1 переходящее дело с годовыми финансовыми планами и отчетами об их выполнении,
то в итоговой записи к номенклатуре дел за 2016 год они должны быть отражены следующим образом: