Как правильно формировать «переходящие» дела и отражать их в номенклатуре дел?

Вопрос
Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими обычно не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в 1 дело. В этом случае такое дело является переходящим. Что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к ней? Думаю, что в графе 3 номенклатуры дел указываем 1 дело, а в примечании – «переходящее». Как учитывать это дело в итоговой записи? Правильно ли я понимаю, что это дело будет учитываться всякий раз (в номенклатуре дел каждого года), пока не завершится? А где и как тогда отразить, за какие годы документы в него вошли в отличие от другой папки, которую мы заведем после закрытия предыдущего переходящего дела данной «тематики»?
Отвечает

Вы правильно понимаете порядок формирования «переходящих» дел и оформления соответствующих граф номенклатуры дел, поэтому даем краткое уточнение.

Сведения, за какие годы исполненные документы сформированы в данное переходящее дело, необходимо будет указать на обложке дела, когда его формирование завершится, т.е. в нем накопится около 250 листов или толщина его достигнет 4 см, что возможно при стабильных структуре и направлениях деятельности организации. На обложке дела ниже заголовка оформляются так называемые крайние даты дела (буквенно-цифровым способом – месяц обозначается словом):

  • дата составления / создания первого документа, помещенного в дело, и
  • дата последнего документа.

Крайние даты дела могут не указываться только на обложках дел с годовыми, квартальными и месячными планами и отчетами, даты которых уже отражены в заголовках дел, например:

  • «Годовой финансовый план на 2015 год»;
  • «Отчеты о выполнении квартальных планов реализации продукции за 2015 год»;
  • «Месячные планы филиалов по продажам продукции на 2 полугодие 2015 года».

Заголовок обложки правильно сформированного переходящего дела необходимо будет перенести в соответствующую опись дел в процессе подготовки дела к передаче в архив (на архивное хранение). Обложка дела и формы описей с соответствующей графой «Крайние даты» утверждены в составе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (приложения № 28, 14–17; далее – Правила).

А в итоговой записи к номенклатуре дел «переходящие» дела необходимо учитывать прежде всего по сроку хранения:

Пример 1

Если в небольшой организации в 2016 году было заведено 6 дел постоянного срока хранения, среди которых:
– 1 переходящее дело с протоколами заседаний правления и
– 1 переходящее дело с годовыми финансовыми планами и отчетами об их выполнении,
то в итоговой записи к номенклатуре дел за 2016 год они должны быть отражены следующим образом:

дела постоянного срока хранения в итоговой записи к номенклатуре дел
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?