Как отобрать к уничтожению проектную, рабочую документацию?

Вопрос
Я начала работать в архиве. Но архивом это назвать сложно: помещение с 3 стеллажами и шкафом с проектной, рабочей документацией в коробках; нет никакой систематизации; коробки просто приносились и складывались. Проектная документация разделена на тома, которых по 4 экз. На хранение нужно оставить только 1 экз. Необходимо составлять акты. Как это сделать?
Отвечает

Общий алгоритм выделения к уничтожению документов, который начинается в делопроизводстве, мы рассмотрели в предыдущих номерах журнала. А сейчас особо подчеркнем, что уничтожение не подлежащих архивному хранению документов проводится только после проведения экспертизы ценности и отбора документов и дел за тот же период на архивное хранение.

Как новому работнику архива и специалисту рекомендуем Вам довести до сведения своего непосредственного руководителя информацию о плачевном состоянии архивного хранения документов, в которых зафиксированы технические и проектные решения, разработанные в Вашей организации. А решения могут содержать секрет производства, ноу-хау и даже коммерческую тайну, т.е. быть активом, который имеет ценность и за который отвечают «владельцы» и организаторы соответствующих бизнес-процессов.

И далее рекомендуем подготовить приказ по административно-организационной деятельности о проведении экспертизы ценности научно-технической, проектной и технологической документации, которая образовалась в деятельности организации за определенный период. Архив не должен быть складом. Конечно, Вам придется составить список дел / перечень заголовков рабочей документации по проектам, которая упакована в коробки. Но к оценке ее значимости необходимо привлечь ведущих специалистов-проектировщиков или даже руководителей проектов, которые могут войти в состав временной комиссии по экспертизе ценности технической документации, назначенной приказом.

С учетом мотивированного профессионального мнения специалистов (и даже после полистного просмотра проектной документации 1), которые среди этих хранящихся томов выявят эскизный, рабочий или технический проекты, Вам придется:

  • составить проекты описей дел постоянного хранения и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
  • а тома документов, которые были созданы по промежуточным стадиям и этапам проектирования, при необходимости и по рекомендациям «владельцев» соответствующих проектов включить в акт о выделении к уничтожению.

Описи и акт должна рассмотреть и согласовать постоянно действующая экспертная комиссия. Если она не создана, то заодно инициируйте и ее создание.

При определении сроков хранения проектной документации необходимо руководствоваться действующим Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД). В данном перечне есть указания по его применению: обратите внимание, что установленные сроки хранения могут быть разными в зависимости от того, какую задачу / функцию выполняет Ваша организация в процессе работы над проектом – является ли она разработчиком, заказчиком, исполнителем работ, утверждающей или эксплуатационной организацией.

Если Ваша организация является разработчиком, то документация по всем стадиям проектирования, скорее всего, должна храниться постоянно, и выявленные Вами «4 экземпляра» могут оказаться томами по четырем этапам разработки одного проекта, которые необходимо хранить!

Таким образом, в начале Вашей работы в архиве рекомендуем организовать проведение экспертизы ценности документов, с помощью специалистов отрасли отобрать необходимую проектную документацию на архивное хранение, определить сроки хранения в зависимости от ее значимости для деятельности Вашей организации и составить описи дел в качестве основных архивных справочников. И только после такого упорядочения архивного фонда можно будет думать о составлении актов о выделении к уничтожению документов и проектов, не подлежащих хранению.

Сноски 1

  1. Виды проектов и состав документов в каждом из них зависят от того, в какой сфере деятельности они создавались: технология производства, строительство, создание новой продукции, конструирование изделий и т.п. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?