Общий алгоритм выделения к уничтожению документов, который начинается в делопроизводстве, мы рассмотрели в предыдущих номерах журнала. А сейчас особо подчеркнем, что уничтожение не подлежащих архивному хранению документов проводится только после проведения экспертизы ценности и отбора документов и дел за тот же период на архивное хранение.
Как новому работнику архива и специалисту рекомендуем Вам довести до сведения своего непосредственного руководителя информацию о плачевном состоянии архивного хранения документов, в которых зафиксированы технические и проектные решения, разработанные в Вашей организации. А решения могут содержать секрет производства, ноу-хау и даже коммерческую тайну, т.е. быть активом, который имеет ценность и за который отвечают «владельцы» и организаторы соответствующих бизнес-процессов.
И далее рекомендуем подготовить приказ по административно-организационной деятельности о проведении экспертизы ценности научно-технической, проектной и технологической документации, которая образовалась в деятельности организации за определенный период. Архив не должен быть складом. Конечно, Вам придется составить список дел / перечень заголовков рабочей документации по проектам, которая упакована в коробки. Но к оценке ее значимости необходимо привлечь ведущих специалистов-проектировщиков или даже руководителей проектов, которые могут войти в состав временной комиссии по экспертизе ценности технической документации, назначенной приказом.
С учетом мотивированного профессионального мнения специалистов (и даже после полистного просмотра ), которые среди этих хранящихся томов выявят эскизный, рабочий или технический проекты, Вам придется:
- составить проекты описей дел постоянного хранения и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
- а тома документов, которые были созданы по промежуточным стадиям и этапам проектирования, при необходимости и по рекомендациям «владельцев» соответствующих проектов включить в акт о выделении к уничтожению.
Описи и акт должна рассмотреть и согласовать постоянно действующая экспертная комиссия. Если она не создана, то заодно инициируйте и ее создание.
При определении сроков хранения проектной документации необходимо руководствоваться действующим Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД). В данном перечне есть указания по его применению: обратите внимание, что установленные сроки хранения могут быть разными в зависимости от того, какую задачу / функцию выполняет Ваша организация в процессе работы над проектом – является ли она разработчиком, заказчиком, исполнителем работ, утверждающей или эксплуатационной организацией.
Если Ваша организация является разработчиком, то документация по всем стадиям проектирования, скорее всего, должна храниться постоянно, и выявленные Вами «4 экземпляра» могут оказаться томами по четырем этапам разработки одного проекта, которые необходимо хранить!
Таким образом, в начале Вашей работы в архиве рекомендуем организовать проведение экспертизы ценности документов, с помощью специалистов отрасли отобрать необходимую проектную документацию на архивное хранение, определить сроки хранения в зависимости от ее значимости для деятельности Вашей организации и составить описи дел в качестве основных архивных справочников. И только после такого упорядочения архивного фонда можно будет думать о составлении актов о выделении к уничтожению документов и проектов, не подлежащих хранению.
