Как отобрать к уничтожению проектную, рабочую документацию?

Вопрос
Я начала работать в архиве. Но архивом это назвать сложно: помещение с 3 стеллажами и шкафом с проектной, рабочей документацией в коробках; нет никакой систематизации; коробки просто приносились и складывались. Проектная документация разделена на тома, которых по 4 экз. На хранение нужно оставить только 1 экз. Необходимо составлять акты. Как это сделать?
Отвечает

Общий алгоритм выделения к уничтожению документов, который начинается в делопроизводстве, мы рассмотрели в предыдущих номерах журнала. А сейчас особо подчеркнем, что уничтожение не подлежащих архивному хранению документов проводится только после проведения экспертизы ценности и отбора документов и дел за тот же период на архивное хранение.

Как новому работнику архива и специалисту рекомендуем Вам довести до сведения своего непосредственного руководителя информацию о плачевном состоянии архивного хранения документов, в которых зафиксированы технические и проектные решения, разработанные в Вашей организации. А решения могут содержать секрет производства, ноу-хау и даже коммерческую тайну, т.е. быть активом, который имеет ценность и за который отвечают «владельцы» и организаторы соответствующих бизнес-процессов.

И далее рекомендуем подготовить приказ по административно-организационной деятельности о проведении экспертизы ценности научно-технической, проектной и технологической документации, которая образовалась в деятельности организации за определенный период. Архив не должен быть складом. Конечно, Вам придется составить список дел / перечень заголовков рабочей документации по проектам, которая упакована в коробки. Но к оценке ее значимости необходимо привлечь ведущих специалистов-проектировщиков или даже руководителей проектов, которые могут войти в состав временной комиссии по экспертизе ценности технической документации, назначенной приказом.

С учетом мотивированного профессионального мнения специалистов (и даже после полистного просмотра проектной документации 1), которые среди этих хранящихся томов выявят эскизный, рабочий или технический проекты, Вам придется:

  • составить проекты описей дел постоянного хранения и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
  • а тома документов, которые были созданы по промежуточным стадиям и этапам проектирования, при необходимости и по рекомендациям «владельцев» соответствующих проектов включить в акт о выделении к уничтожению.

Описи и акт должна рассмотреть и согласовать постоянно действующая экспертная комиссия. Если она не создана, то заодно инициируйте и ее создание.

При определении сроков хранения проектной документации необходимо руководствоваться действующим Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень НТД). В данном перечне есть указания по его применению: обратите внимание, что установленные сроки хранения могут быть разными в зависимости от того, какую задачу / функцию выполняет Ваша организация в процессе работы над проектом – является ли она разработчиком, заказчиком, исполнителем работ, утверждающей или эксплуатационной организацией.

Если Ваша организация является разработчиком, то документация по всем стадиям проектирования, скорее всего, должна храниться постоянно, и выявленные Вами «4 экземпляра» могут оказаться томами по четырем этапам разработки одного проекта, которые необходимо хранить!

Таким образом, в начале Вашей работы в архиве рекомендуем организовать проведение экспертизы ценности документов, с помощью специалистов отрасли отобрать необходимую проектную документацию на архивное хранение, определить сроки хранения в зависимости от ее значимости для деятельности Вашей организации и составить описи дел в качестве основных архивных справочников. И только после такого упорядочения архивного фонда можно будет думать о составлении актов о выделении к уничтожению документов и проектов, не подлежащих хранению.

Сноски 1

  1. Виды проектов и состав документов в каждом из них зависят от того, в какой сфере деятельности они создавались: технология производства, строительство, создание новой продукции, конструирование изделий и т.п. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1

Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.

Если первичные учетные документы сканируются

В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.

Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов

Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?