Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

Вопрос
Утверждена новая Инструкция по делопроизводству в организации. Каковы этапы внедрения новой Инструкции в процессы делопроизводства? Их надо отражать в приказе о введении в действие, как это лучше сделать? Когда и как ознакомить с новым документом?
Отвечает

Действительно, лет 10 назад считалось, что сначала необходимо утвердить Инструкцию по делопроизводству (первый пункт соответствующего приказа), а потом в том же приказе перечислить мероприятия по ее введению в действие с указанием сроков и ответственных за исполнение. А иногда в подобном приказе Инструкция по делопроизводству утверждалась одновременно с утверждением плана мероприятий по ее внедрению.

Например, в приказе фиксировались следующие действия:

  • утвердить Инструкцию по делопроизводству (подобная формулировка приказа фактически означает, что Инструкция считается утвержденной с даты приказа);
  • организовать ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной Инструкцией (эту работу должна была выполнять служба делопроизводства);
  • обеспечить методическую помощь структурным подразделениям в процессе внедрения Инструкции по делопроизводству (обычно назначался ответственным руководитель службы делопроизводства);
  • организовать обучение сотрудников правилам составления и оформления документов, контроля исполнения и формирования дел в соответствии с требованиями утвержденной Инструкции (служба делопроизводства и отдел кадров назначались ответственными);
  • изготовить бланки и штампы, необходимые для составления документов и ведения делопроизводства в соответствии с утвержденными требованиями (ответственные – служба делопроизводства и хозяйственный отдел);
  • обеспечить настройки соответствующего программного обеспечения (шаблонов и классификаторов в СЭД) для работы с документами (ответственный – ИТ-отдел);
  • ознакомить сотрудников организации с требованиями утвержденной Инструкции по делопроизводству под подпись (этим занимались отдел кадров и служба делопроизводства).

И такой порядок означал, что с момента своего утверждения Инструкция по делопроизводству фактически не вступала в силу, не начинала применяться. Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т.п.

В настоящее время все функции службы делопроизводства должны планироваться (по месячным, квартальным и годовым планам) и согласовываться с планами иных подразделений. Разработку новой Инструкции по делопроизводству или внесение изменений в действующую служба делопроизводства осуществляет в рамках закрепленных за ней функций и в плановом порядке. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются. Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства:

  • проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа.
    В должностные инструкции ответственных в подразделениях могут вноситься изменения в части обязанностей, прав и ответственности по отношению к требованиям Инструкции по делопроизводству. С новыми версиями должностных инструкций сотрудники знакомятся под подпись после утверждения и введения в действие Инструкции по делопроизводству (день в день или через 1-2 дня);
  • обучение руководителей структурных подразделений, которые отвечают за документальные и архивные фонды своих подразделений и должны передавать дела и документы возглавляемых ими подразделений по акту приема-передачи в случае своего увольнения или долговременного отсутствия (более 30 дней). Руководителей обучают применению простых и усиленных квалифицированных электронных подписей, процедурам согласования в информационной системе и т.п.
    В их должностные инструкции / положения о должности вносятся соответствующие пункты, с которыми руководителей тоже знакомят под подпись.

Таким образом, для введения в действие новой Инструкции по делопроизводству (или соответствующего ей комплекса конкретных регламентов, правил, порядков и т.п. локальных нормативных актов) заранее осуществляются все необходимые мероприятия:

  • готовятся бланки, штампы, электронные шаблоны, настраиваются программно-аппаратное обеспечение и права доступа в информационных системах;
  • проводится обучение сотрудников работе по новым правилам;
  • вносятся необходимые изменения в должностные инструкции и регламентные документы по делопроизводству.

И в этом случае приказ (по основной деятельности с постоянным сроком хранения) фактически будет распорядительным документом, в котором утверждается Инструкция по делопроизводству, и с даты, установленной приказом, она реально вступит в силу, т.е. будет фактически действующим документом. Кроме того, в подобном приказе рекомендуется отразить уровни управленческого контроля за соблюдением ее требований (см. пункт 4 приказа из Примера 1).

Пример 1. Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству

Если же вы вносите изменения, то рекомендуем поддерживать версионность документа, т.е. в заголовке приказа можно отразить: «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству (версия 1.1)».

Если СЭД для публикации и трансляции документов не применяется, то можно использовать какую-то из следующих формулировок:

  • «Опубликовать утвержденную Инструкцию на внутреннем корпоративном портале Общества Intraweb...» или
  • «Довести утвержденную Инструкцию до сведения всех сотрудников Общества по электронной почте...».
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Срок хранения приказов по воинскому учету

В организации ведется воинский учет и бронирование граждан, находящихся в запасе. При изменении персональных данных забронированного работника необходимо внести изменения в список забронированных работников, пребывающих в запасе Вооруженных Сил РФ. Изменения необходимо внести приказом. К какому типу приказов его отнести? Какой срок хранения у журнала учета приказов по воинскому учету и бронированию граждан, находящихся в запасе?

Что указать в номенклатуре дел вместо постоянного срока хранения

Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?

День регистрации документа включается в срок его исполнения?

В бюджетном учреждении возник вопрос, касающийся исчисления сроков исполнения документов. Подскажите, пожалуйста, включается ли день регистрации документа в срок его исполнения? Зависит ли это от времени регистрации документа? В каких нормативных, методических документах это указано?

Можно регистрировать протоколы всех комиссий в одном журнале?

Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?