См. более свежую публикацию по этой теме – «Требования к СЭД и ее функциям: особенности оформления в ТЗ»
См. более свежую публикацию по этой теме – «Изменения в Законе об обращениях граждан»
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением от 30.11.1981 ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 298)в настоящее время может рассматриваться в статусе документа методического характера. Формально его действие не отменялось, но фактически основные положения данного документа уже не действуют. Делопроизводство по обращениям граждан регламентируется иначе.
В процессе административной реформы 2002–2004 гг. работа с обращениями граждан первоначально рассматривалась как государственная функция. Обязательные в тот период и ранее действовавшие административные регламенты по исполнению государственной функции:
разрабатывались на основе:
В соответствии с п. 17 первой редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) делопроизводство по обращениям граждан рассматривалось как специальное делопроизводство, которое должно было устанавливаться специальным регламентом, утверждаемым руководителем.
Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (с изменениями) работа с обращениями граждан выведена из состава государственных функций и не подлежит регламентации административным регламентом.
Работа с обращениями граждан в настоящее время должна быть организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором нормативно установлены некоторые технологические (делопроизводственные) аспекты данной работы: сроки регистрации, сроки исполнения и т.п. Ответственность за работу с обращениями граждан несут должностные лица организации.
В настоящее время организация, подпадающая под действие этого закона, должна иметь отдельную Инструкцию по работе с обращениями граждан, в которой отражается специфика организации такого делопроизводства (конкретная технология), ответственность должностных лиц и т.п.
Необходим также приказ о возложении ответственности (наряду с обязанностями в трудовом договоре и / или должностной инструкции):
В организационном аспекте данное специальное делопроизводство должно быть выделено в отдельный участок.
А при разработке технического задания необходимо предусмотреть в соответствующей СЭД выделение отдельной базы данных, представления или директории для регистрации и контроля исполнения обращений граждан, а также разработать отдельные классификаторы и справочники для идентификации обращений. Механизм «связанных документов» в СЭД позволит по вопросу или фамилии гражданина выявить все предыдущие его обращения в данную организацию. Поэтому при применении СЭД обращения граждан можно регистрировать в пределах их документопотоков и в пределах календарного года.
В регистрационных карточках («входных» формах СЭД) необходимо отражать поля для идентификации обращений:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Таким образом, в Инструкции по делопроизводству организации и в ее СЭД в настоящее время должна быть закреплена конкретная (выбранная этой организацией) технология работы по обращениям граждан как технология специального делопроизводства. Теперь отпала необходимость регистрировать повторные обращения с указанием через дробь номера повтора, т.к. при автоматизации их регистрации в СЭД гораздо удобнее использовать механизм «связанные документы».
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
