Повторные обращения граждан – как их нумеровать?

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением от 30.11.1981 ГКНТ СССР № 463, Госстандарта СССР № 162, Главархива СССР № 298)в настоящее время может рассматриваться в статусе документа методического характера. Формально его действие не отменялось, но фактически основные положения данного документа уже не действуют. Делопроизводство по обращениям граждан регламентируется иначе.

В процессе административной реформы 2002–2004 гг. работа с обращениями граждан первоначально рассматривалась как государственная функция. Обязательные в тот период и ранее действовавшие административные регламенты по исполнению государственной функции:

• по осуществлению приема граждан,
• обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан,
• принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок

разрабатывались на основе:

• типовых административных регламентов и 
• методических рекомендаций по разработке административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг¹.

В соответствии с п. 17 первой редакции Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) делопроизводство по обращениям граждан рассматривалось как специальное делопроизводство, которое должно было устанавливаться специальным регламентом, утверждаемым руководителем.

Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (с изменениями) работа с обращениями граждан выведена из состава государственных функций и не подлежит регламентации административным регламентом.

Работа с обращениями граждан в настоящее время должна быть организована в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором нормативно установлены некоторые технологические (делопроизводственные) аспекты данной работы: сроки регистрации, сроки исполнения и т.п. Ответственность за работу с обращениями граждан несут должностные лица организации.

В настоящее время организация, подпадающая под действие этого закона, должна иметь отдельную Инструкцию по работе с обращениями граждан, в которой отражается специфика организации такого делопроизводства (конкретная технология), ответственность должностных лиц и т.п.

Необходим также приказ о возложении ответственности (наряду с обязанностями в трудовом договоре и / или должностной инструкции):

• за организацию работы с обращениями граждан, если это полномочие делегируется первым руководителем одному из должностных лиц – заместителей, и 
• за ведение делопроизводства по обращениям граждан на одного из сотрудников службы делопроизводства.

В организационном аспекте данное специальное делопроизводство должно быть выделено в отдельный участок.

А при разработке технического задания необходимо предусмотреть в соответствующей СЭД выделение отдельной базы данных, представления или директории для регистрации и контроля исполнения обращений граждан, а также разработать отдельные классификаторы и справочники для идентификации обращений. Механизм «связанных документов» в СЭД позволит по вопросу или фамилии гражданина выявить все предыдущие его обращения в данную организацию. Поэтому при применении СЭД обращения граждан можно регистрировать в пределах их документопотоков и в пределах календарного года.

В регистрационных карточках («входных» формах СЭД) необходимо отражать поля для идентификации обращений:

• не только по их видам,
• по признаку «первичное-повторное»,
• но и по направлениям деятельности организации,
• по задачам и вопросам работы подразделений,
• по наличию средств бюджета и кодам подразделений финансового планирования, за счет бюджетов которых может быть решен вопрос, сформулированный в обращении,
• по способу доставки / получения обращения (отделение почтовой связи, электронная почта, СМС-сообщение, обращение по телефону и т.п.),
• а также по срокам хранения исполненных обращений граждан.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству организации и в ее СЭД в настоящее время должна быть закреплена конкретная (выбранная этой организацией) технология работы по обращениям граждан как технология специального делопроизводства. Теперь отпала необходимость регистрировать повторные обращения с указанием через дробь номера повтора, т.к. при автоматизации их регистрации в СЭД гораздо удобнее использовать механизм «связанные документы».