Можно ли утвердить номенклатуру дел в середине года на текущий год?

Ответственность коммерческих организаций за отсутствие номенклатуры дел прямо не установлена. Но организации любой организационно-правовой формы:

• обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение установленных сроков¹,
• а свой документальный фонд организовывать и систематизировать путем составления номенклатуры дел². Эти Правила вступили в силу в сентябре 2015 года, поэтому формально с 1 января 2016 года в любой организации проверяющие, включая налоговые органы, могли требовать представления номенклатуры дел как учетного документа, в котором фиксируется состав документального фонда организации. Архивные учреждения и государственные архивы в субъектах РФ в рамках своих контрольно-надзорных функций так и поступали.

При этом отсутствие номенклатуры дел или несвоевременное ее утверждение не рассматривается как административное нарушение, но в акты проверок это включается как существенное замечание практически всегда, поскольку в этом случае возрастают риски:

• утраты документов, наличие которых предусмотрено Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и другими нормативными правовыми актами;
• несоблюдения установленных сроков хранения и утраты документов организации.

Административная ответственность наступает за неисполнение обязанностей по хранению документов, отсутствие документов и необеспечение их сохранности. Административные штрафы накладываются на юридические лица и их руководителей (как правило, на единоличные исполнительные органы).

В настоящее время актуальность разработки номенклатуры дел возрастает. Она необходима:

• для документального сопровождения любой проверки, в ходе которой следует подтверждать факты создания, наличия документов, соблюдения установленных сроков их хранения и обоснованного уничтожения;
• при взаимодействии с акционерами и учредителями для подтверждения состава документов, их представления по запросам либо обоснованного отказа в этом;
• в процессе создания системы управления рисками (руководители структурных подразделений отвечают за свои документальные фонды, являются «точками» управления операционными рисками и их документирования);
• для доказательства осуществления того или иного вида деятельности и владения имуществом, активами (информация и документы – нематериальный актив организации).

Поэтому лучше поздно (в марте), чем никогда, но все-таки утвердить и ввести в действие вновь разработанную номенклатуру дел приказом (Пример 1) первого руководителя, который отвечает за весь документальный фонд организации. А далее утверждайте номенклатуру дел ежегодно (со сроком введения в действие с 1 января очередного календарного года) и радикальным образом пересматривайте ее в случае существенного изменения деятельности организации или в плановом порядке с периодичностью 1 раз в 5 лет.