В служебной записке на имя директора просто изложите, что такого-то числа в Журнал регистрации путевых листов внесены 2 путевых листа со следующими дробными номерами (и укажите их). Поставьте в известность бухгалтерию.
В служебной записке можно указать, что несовпадение номеров путевых листов и количества записей в Журнале за такую-то дату будет зафиксировано в итоговой записи Журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ежегодно или помесячно ведется у вас этот Журнал). См. Пример 3.
И в этом случае появится надежда на нейтральную либо положительную резолюцию руководителя, например, «согласен».
Отметим еще, что записка, направляемая руководителю, обычно называется докладной (используется при вертикальных коммуникациях), а не служебной (предназначена для горизонтальных коммуникаций). Но если в вашей организации такое деление не принято, то придерживайтесь существующих правил.
Когда календарный год или месяц будут заканчиваться, не забудьте в соответствующей итоговой записи указать, сколько записей за 2018 год / месяц было внесено в Журнал регистрации, т.к. их количество не будет совпадать с порядковыми номерами путевых листов в Журнале (см. «2» в Примере 2).
Первичными документами строгой отчетности являются сами путевые листы, а не Журнал, в котором они учитываются. Но правила ведения Журналов как учетных документов тоже необходимо соблюдать.
Помните, что в процессе регистрации документы идентифицируются одновременно и по дате, и по номеру. В данном случае номер в Журнале может быть оформлен с дробью (это допустимо, но крайне нежелательно, поскольку сразу выдает нарушения в учете), а вот дата выдачи путевого листа должна быть правильной (и это самое главное).
Что же касается отметки «исправленному верить», то придется вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к применению. Все изменения в учетных документах должны быть зафиксированы иначе и быть подписаны лицом, которое назначено ответственным за ведение соответствующего учета. Заверить исправление необходимо в графе «Примечание» на свободном месте на этой же строке мелким почерком (см. отметки «1» в Примере 2). Например, если пропущены только номера, а дата выдачи осталась правильной, то в Журнале учета путевых листов это допустимо отобразить так:
Пример 2. Как внести исправления в Журнал учета путевых листов
Пример 3. Как составить текст служебной записки на имя директора об ошибках, допущенных в Журнале учета путевых листов
Сообщаю, что 15 марта 2018 года в Журнал выдачи путевых листов внесены путевые листы с дробными номерами:
- путевой лист Иванова Петра Петровича – за № 21/1,
- путевой лист Арбузова Клима Семеновича – за № 22/1.
Бухгалтерия поставлена в известность.
Общее количество фактически выданных путевых листов за март 2018 г. будет отражено в итоговой записи к Журналу.
