Как оформить гриф утверждения? Как в тексте ссылаться на утвержденный документ?

Первый вопрос связан с оформлением грифа утверждения. Здесь необходимо учитывать следующую управленческую ситуацию. Управляющий отделением осуществляет распорядительную деятельность на основе единоначалия, поэтому утверждение документов может оформляться следующими 2 способами:

1) приказом управляющего отделением с оформлением в грифе утверждения сведений о дате и номере приказа (Пример 1);

2) личной подписью управляющего в грифе утверждения, оформленном на самом документе, и датой (Пример 2).

Если речь идет об оформлении грифа на документе (например, на локальном нормативном акте), который утверждается приказом управляющего отделением, то оптимальным является следующий способ:

Если документ непосредственно утверждается управляющим без издания приказа, то оптимальным способом оформления грифа утверждения на самом документе будет следующий:

Но при этом необходимо строго контролировать, что приказ как основной документ (при 1 способе) и утверждаемый документ (при 2 способе) оформлены на бланках (бланк приказа и общий бланк), на которых указаны полное наименование организации-автора с организационно-правовой формой и наименование отделения. Только тогда эти сведения можно не помещать в гриф утверждения.

Некоторые примеры оформления грифа утверждения, приведенные в заданном вопросе, соответствуют требованиям п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но в стандарте невозможно отразить все возможные управленческие ситуации, в частности систему делегирования права издания распорядительных документов заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. А в этом случае в грифе утверждения необходимо указывать наименование должностного лица¹, чтобы можно было проверить его полномочия на дату издания или утверждения документа.

Второй вопрос относится к упоминанию утвержденного документа в тексте другого документа. Когда документ издается или составляется «во исполнение» нормативного правового акта, приказа, протокола и т.п., ссылка на него оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Последовательность оформления реквизитов ранее изданных распорядительных документов в тексте новых (своеобразные схемы описания) вы можете найти во втором абзаце п. 5.18 данного стандарта:

Первый вариант применяется, когда оформляется ссылка на ранее изданный документ, не имеющий грифа утверждения (см. Примеры 5 и 6). Но и из этого правила есть исключения – см. Пример 7.

Второй вариант в цитате из ГОСТ Р 7.0.97-2016, очевидно, должен применяться, когда документ утвержден подписью руководителя в грифе утверждения. Но таких видов документов на практике осталось совсем немного, в основном это: положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание, схема оргструктуры и т.п., а из других систем документации – ежедневно издаваемые документы оперативного характера (тарифы, калькуляции, меню, прейскуранты, наряды на выполнение работ и т.п.).

Ссылки на них в тексте других документов оформляются не так часто. Вторую схему описания реквизитов в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя признать удачной, т.к. упоминание наименования вида (или разновидности) ранее изданного или утвержденного документа в ссылке на него все равно обязательно, а наименование должностного лица, скорее, факультативно (Примеры 8 и 9).

Текст (см. Примеры 5–7), гриф утверждения (Примеры 1–4) и отметка о приложении (в Примере 1 помечена «!») – это разные реквизиты. Оформляйте и располагайте их по тем основным правилам и примерам, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016, но с учетом конкретных управленческих ситуаций вашей организации.

А общее правило в их оформлении – последовательность расположения идентификационных реквизитов (даты и номера) во всех случаях должна быть единообразной:

• сначала указывается дата,
• а потом номер документа.

Это закреплено в формулярах-образцах (рисунки Б.1 и Б.2 справочного приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016) и в перечне реквизитов (раздел 4 данного стандарта). Требования к оформлению в тексте документа ссылки на ранее изданные нормативные правовые акты, когда первой всегда оформляется дата, сформулированы специально, чтобы исполнители, наконец, исправили «вечную» ошибку в порядке указания даты и номера документа, что допускается только в устном общении:

• «В соответствии с Указом Президента № 609 от 30 мая 2005 года...»;
• «На основании приказа Ростехнадзора № 478 от 16 ноября 2016 года...».