Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой фирме) должны осуществлять прежде всего централизованный прием и отправку документов. Это установлено:
На полученном документе служба делопроизводства проставляет отметку о получении от руки или штампом, которая имеет следующий юридический смысл: «документ, адресованный данной организации, эта организация получила». В этой отметке должны быть наименование организации, получившей документ (обычно сокращенное), и дата получения (при необходимости еще и время получения). В нее желательно добавить слово «получено».
С датой получения может не совпадать дата регистрации, потому что регистрация может быть и на следующий день после получения (об этом говорит п. 5.19 Примерной инструкции в госорганизациях). А для обращений граждан законом установлено, что их регистрация должна быть «в течение трех дней с момента поступления»1.
На нижнем поле или любой свободной площади судебной повестки необходимо оформить факт получения документа:
При исчислении законодательно установленных сроков доставки извещений, судебных повесток и повесток мировых судей, если они поступили в организацию в бумажной форме, важное значение имеют даты отправки и получения, которые отображаются в почтовых штемпелях на конвертах или самих документах. Хотя, например, согласно ч. 1 ст. 115 Гражданского процессуального кодекса РФ значение имеет именно вручение судебной повестки адресату, которое фиксируется «установленным в организациях почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд». В случаях, когда повестку почта доставила позже фактической даты в штемпеле (так бывает) или повестку доставил истец (его представитель) самостоятельно, отметка о получении может сыграть свою роль в системе доказательств. Вы заранее не знаете, какой поворот примет это дело, потому лучше документировать фактическое положение дел.
После проставления отметки о получении служба делопроизводства сразу же должна передать повестку в юридическую службу (а в небольшой организации – руководителю или юрисконсульту).
И уже не служба делопроизводства, а ответственный за ведение делопроизводства в юридической службе (или юрисконсульт) могут вести учет (с проставлением даты и регистрационного индекса) повесток по конкретным делам. Данный порядок рекомендуем закрепить в Инструкции по делопроизводству, установив перечень видов и разновидностей документов:
Документов, не регистрируемых вообще, практически не бывает, т.к. даже приглашения и поздравления могут быть учтены в системе регистрации в зависимости от направлений деятельности организации. Служба делопроизводства должна сосредоточиться на регламентации мест регистрации поступающих документов и обучении сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, а судебные повестки она может не регистрировать сама.
Об оформлении отметок о поступлении документа в организацию и о его регистрации, а также неточностях ГОСТ Р 7.0.97-2016 читайте ответ в № 7' 2019
О соотношении учетного порядкового, уникального идентификационного и регистрационного номеров документа читайте ответ в № 7' 2019
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
А какой документ регламентирует процесс регистрации судебных документов не в службе делопроизводства, а в юридическом департаменте?
Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
Нужно различать ситуации пропущенного регистрационного номера, ошибочно изданного или утраченного документа (действовать в них надо по-разному). Показываем, как в конце года закрывать журналы регистрации (электронные и бумажные), если в них пропущены регистрационные номера. Объясняем, как оформить лист-заверитель и опись документов дела, в котором подшиты ошибочно проиндексированные документы из-за пропуска номеров.
В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.
Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
