Top.Mail.Ru

Что обозначает сноска в Перечне документов со сроками хранения «после проведения ревизии»?

Вопрос
Что обозначает сноска в Перечне документов со сроками хранения «после проведения ревизии». Дело хранится 5 лет после ревизии или уничтожается после ревизии сразу, если до ревизии уже прошло 5 лет хранения?
Отвечает

Обратите внимание на эту статью закона об архивном деле:

Фрагмент документа
Статья 21.1 «Установление и исчисление сроков хранения архивных документов» Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов…

2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством…

Перечни типовых управленческих документов (в т.ч. и пока действующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) являются нормативными правовыми актами и имеют обязательный характер, поэтому и все примечания к установленным срокам хранения являются обязательными. Все примечания подчеркивают, что срок хранения начинает исчисляться после исполнения и истечения срока действия документов:

  • после прекращения действия;
  • после исполнения условий соглашения;
  • после исполнения обязательств;
  • после снятия с налогового учета;
  • при условии проведения проверки, ревизии;
  • при условии проведения внешней (аудиторской) проверки и т.п.

Подобные примечания чаще всего встречаются в разделах перечней, когда устанавливаются сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и отчетности. Именно первичные учетные документы и документы-основания к ним фиксируют факты совершения хозяйственной операции и являются основой для их отражения в бухгалтерском учете.

Поэтому, во-первых, храните документы в течение нормативного срока – 5 лет после завершения проверки, ревизии, если в перечне сделано такое уточнение срока. А во-вторых, посоветуйтесь с бухгалтером, потому что срок хранения первичных учетных документов может исчисляться как срок (год) последнего использования документов в бухгалтерском учете + 5 лет при условии завершения проверки, ревизии. Поясним на примере, что подразумевают заложенные в Перечне формулировки:

Пример 1

Организация приобрела какие-то основные средства (оборудование, здание и т.п.) и в течение всего срока, когда будет исчисляться амортизация, документы-основания будут выполнять свою функцию доказательства, будут продолжать свое действие и должны сохраняться, например, в течение 30 лет. А потом надо хранить еще плюс 5 лет после завершения налоговой проверки (и с 1 января следующего года их можно будет уничтожить). По крайней мере это имеет в виду Перечень документов со сроками хранения 2010 года, на смену которому мы ждем новый.

Если действовать «четко по написанному», то возникают вопросы, на которые мы попросили ответить аудитора, который знает практику работы:

Мнение эксперта

Если ждать налоговой проверки и от этого отсчитывать 5 лет, то такая проверка может никогда не прийти либо прийти лет через 10. И все это время действительно нельзя уничтожать документ?

Формально (если буквально следовать тексту нормы) без прошедшей проверки соответствующие документы уничтожать нельзя. Но эту проблему может решить и сама организация, которой мешают те или иные документы.

О какой ревизии идет речь – может имеется в виду не налоговая проверка?

Сноски, указанные в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, упоминают о «проверке (ревизии)». При этом ревизии проводятся в целях бюджетного контроля (п. 2 ст. 267.1 БК РФ) и у большинства организаций их точно не будет. Ревизионные комиссии (ревизоры) АО и ООО (там, где они есть) проводят не ревизии, а проверки. Итак, проверка (но не ревизия) документов может быть проведена как внутренними контрольными органами, так и аудиторами (для ГУПов возможен именно этот вариант). Поэтому проверку можно сделать силами ревизоров общества или же заказать аудит. От даты получения результата проверки (отчета или заключения) будет отсчитываться срок на уничтожение.

Налоговая проверка проверяет конкретный период и/или налог. Если документ организации не относится к предмету проверки, то надо ждать той проверки, что его проверит, и только потом отсчитывать 5 лет хранения?

Как описывалось выше, организация может сама заказать проверку, т.к. нет указания на то, что проверяющими могут быть только государственные органы. В случаях же, когда юридическое лицо подлежит обязательному аудиту, проблемы непроведенной проверки вообще не будет, и от результата той или иной аудиторской проверки можно будет отсчитывать 5-летний срок для соответствующих документов.

Итак, каждая организация решает проблему ненужных документов по-своему. Как видите, в большинстве организаций проверка возможна по собственной инициативе своими силами либо приглашенными аудиторами. По итогам проверки можно будет получить анализ рисков, вытекающих из деятельности компании, а заодно – выполнить условие, обязательное для последующего уничтожения ненужных документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Как год издания влияет на срок хранения документов по личному составу

Как понимать положения ст. 22.1 Закона об архивном деле, чтобы документам со сроком хранения 50 / 75 лет в Перечне в своей организации установить конкретный срок хранения: 50 или 75 лет? На какие документы это правило не распространяется? Что такое «запретные даты» – за какие годы уничтожать документы не принято? Когда кадровый документ считается завершенным делопроизводством? Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы