Если руководитель организации не исправляет формулировку и подписывает приказ с такими речевыми особенностями, то считайте, что они отражают 2 аспекта в издании распорядительных документов:
Если речь идет о руководителе рангом пониже, то воздействовать на ситуацию будет легче.
Сначала проверьте, какие требования к тексту документов сформулированы в вашей Инструкции по делопроизводству. Конечно, они должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Далее, рекомендуем проверить положение о вашей службе делопроизводства и вашу конкретную должностную инструкцию. В данных локальных нормативных актах должно быть записано, что служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль качества проектов документов, представляемых на подпись первому руководителю (руководству) организации. Это должно быть зафиксировано как постоянная функция службы делопроизводства или секретаря организации (разделы «Функции»), а право возвращать исполнителям проекты документов, оформленных с нарушениями установленных правил, необходимо зафиксировать в разделах «Права».
Теперь посмотрим, на что вы можете опереться, формулируя правила составления поручений в текстах приказов.
Раньше действовало общее правило:
5.5… В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А…
А в приложении № 4 к этим Методическим рекомендациям дан пример оформления приказа, который нам особенно пригодится:
4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
3.25… Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.
В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой…
Образцы современного формулирования пункта о контроле, который руководитель хочет «оставить за собой», из процитированных нами документов вы вполне можете показать руководителю и даже вписать в свою Инструкцию по делопроизводству. Но тут еще важно объяснить исполнителям, что означает данная формулировка, тогда в приказе руководителю не придется требовать так прямолинейно «о результатах доложить МНЕ». Только тогда более корректная фраза без местоимения «мне» будет работать.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Вопрос был не о последнем пункте (не о пункте по общему контролю за исполнением распорядительного документа, который согласно новому ГОСТ может опускаться).
Вопрос о формулировке одного из пунктов документа, в котором поручается представить информацию (отчет и др.) подписанту распорядительного документа. Как корректно в этом случае избежать личных местоимений ?
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разберем, когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о предоставлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы дадим ответы, разбирая специфику отдельных госорганов. Рассмотрим запросы правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), налоговых органов, трудовой инспекции и других органов государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? даже когда дата исполнения указана в тексте требования, разногласия в ее понимании могут возникнуть из-за предлога перед датой :) как можно попросить сдвинуть срок? Когда можно отказать госоргану в предоставлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда? В этом номере журнала читайте 1-ю часть большой статьи – о запросах правоохранительных органов.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
