Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

Вопрос
В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?
Отвечает

Если руководитель организации не исправляет формулировку и подписывает приказ с такими речевыми особенностями, то считайте, что они отражают 2 аспекта в издании распорядительных документов:

  • личный лингвистический стиль руководителя;
  • управленческий стиль централизованного управления и контроля, которого он придерживается.

Если речь идет о руководителе рангом пониже, то воздействовать на ситуацию будет легче.

Сначала проверьте, какие требования к тексту документов сформулированы в вашей Инструкции по делопроизводству. Конечно, они должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Далее, рекомендуем проверить положение о вашей службе делопроизводства и вашу конкретную должностную инструкцию. В данных локальных нормативных актах должно быть записано, что служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль качества проектов документов, представляемых на подпись первому руководителю (руководству) организации. Это должно быть зафиксировано как постоянная функция службы делопроизводства или секретаря организации (разделы «Функции»), а право возвращать исполнителям проекты документов, оформленных с нарушениями установленных правил, необходимо зафиксировать в разделах «Права».

Теперь посмотрим, на что вы можете опереться, формулируя правила составления поручений в текстах приказов.

Раньше действовало общее правило:

  • тому, кто подписал приказ, и надо докладывать об исполнении его поручений;
  • поэтому в этом случае считалось излишним включение в приказ пункта «7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», хотя на практике такое встречалось;
  • если же приказ подписывался одним должностным лицом, а контроль его исполнения делегировался другому человеку, тогда последний пункт приказа формулировался следующим образом:
    «7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Сафьянова Р.А.».
    Но теперь от этого правила отошли. Свидетельством тому являются:
  • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 и
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Она обязательна для госорганизаций. Негосударственные структуры могут использовать ее как образец, из которого положения можно перенести в свою Инструкцию по делопроизводству.

Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разработаны ВНИИДАД, опубликованы на сайте Росархива в разделе «Методические пособия» (http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-gost.shtml)

5.5… В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А…

А в приложении № 4 к этим Методическим рекомендациям дан пример оформления приказа, который нам особенно пригодится:

Пример 1. Последний пункт текста в образце приказа в приложении № 4 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.25… Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой…

Образцы современного формулирования пункта о контроле, который руководитель хочет «оставить за собой», из процитированных нами документов вы вполне можете показать руководителю и даже вписать в свою Инструкцию по делопроизводству. Но тут еще важно объяснить исполнителям, что означает данная формулировка, тогда в приказе руководителю не придется требовать так прямолинейно «о результатах доложить МНЕ». Только тогда более корректная фраза без местоимения «мне» будет работать.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
14.07.2020, 16:45

Вопрос был не о последнем пункте (не о пункте по общему контролю за исполнением распорядительного документа, который согласно новому ГОСТ может опускаться).
Вопрос о формулировке одного из пунктов документа, в котором поручается представить информацию (отчет и др.) подписанту распорядительного документа. Как корректно в этом случае избежать личных местоимений ?

Рекомендовано для вас

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Процедура привлечения к работе в выходные и праздники

Грядут майские праздники. Мы поэтапно описали процедуру привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с образцами приказа и заявления). Объяснили, для кого действует особый порядок. Дали варианты компенсации за работу в такие дни: двойной размер оплаты или отгул. По ходу описания правильной процедуры отметили распространенные ошибки, которые чаще всего допускают работодатели, и объяснили, сколько они будут «стоить» в случае их выявления.

Если контролирующее исполнение ЛНА лицо уволилось, то надо ли переиздавать приказ?

Приказом мы утверждаем и вводим в действие внутренний нормативный документ и в последнем пункте приказа указываем должностное лицо, которое контролирует исполнение приказа. После его увольнения должны ли мы переподписывать приказ на новое должностное лицо, чтобы оно контролировало исполнение?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.