Как в приказе зафиксировать контролирующее лицо?

Вопрос
В нашей организации в текстах приказов есть такая фраза: «Сектору бухгалтерского учета провести инвентаризацию основных фондов и о результатах доложить МНЕ». Честно говоря, «корежит» от этой фразы. Говорю коллегам, что нельзя в распорядительной части приказа употреблять личные местоимения, необходимо формулировать: «...и о результатах доложить начальнику отделения». Иначе приказ приобретает оттенок разговорной речи, что недопустимо в официальных документах. Как это доказать? Где найти правило?
Отвечает

Если руководитель организации не исправляет формулировку и подписывает приказ с такими речевыми особенностями, то считайте, что они отражают 2 аспекта в издании распорядительных документов:

  • личный лингвистический стиль руководителя;
  • управленческий стиль централизованного управления и контроля, которого он придерживается.

Если речь идет о руководителе рангом пониже, то воздействовать на ситуацию будет легче.

Сначала проверьте, какие требования к тексту документов сформулированы в вашей Инструкции по делопроизводству. Конечно, они должны соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Далее, рекомендуем проверить положение о вашей службе делопроизводства и вашу конкретную должностную инструкцию. В данных локальных нормативных актах должно быть записано, что служба делопроизводства осуществляет нормоконтроль качества проектов документов, представляемых на подпись первому руководителю (руководству) организации. Это должно быть зафиксировано как постоянная функция службы делопроизводства или секретаря организации (разделы «Функции»), а право возвращать исполнителям проекты документов, оформленных с нарушениями установленных правил, необходимо зафиксировать в разделах «Права».

Теперь посмотрим, на что вы можете опереться, формулируя правила составления поручений в текстах приказов.

Раньше действовало общее правило:

  • тому, кто подписал приказ, и надо докладывать об исполнении его поручений;
  • поэтому в этом случае считалось излишним включение в приказ пункта «7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», хотя на практике такое встречалось;
  • если же приказ подписывался одним должностным лицом, а контроль его исполнения делегировался другому человеку, тогда последний пункт приказа формулировался следующим образом:
    «7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Сафьянова Р.А.».
    Но теперь от этого правила отошли. Свидетельством тому являются:
  • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 и
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях. Она обязательна для госорганизаций. Негосударственные структуры могут использовать ее как образец, из которого положения можно перенести в свою Инструкцию по делопроизводству.
Фрагмент документа
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разработаны ВНИИДАД, опубликованы на сайте Росархива в разделе «Методические пособия» (http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-gost.shtml)

5.5… В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А…

А в приложении № 4 к этим Методическим рекомендациям дан пример оформления приказа, который нам особенно пригодится:

Пример 1. Последний пункт текста в образце приказа в приложении № 4 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)

3.25… Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой…

Образцы современного формулирования пункта о контроле, который руководитель хочет «оставить за собой», из процитированных нами документов вы вполне можете показать руководителю и даже вписать в свою Инструкцию по делопроизводству. Но тут еще важно объяснить исполнителям, что означает данная формулировка, тогда в приказе руководителю не придется требовать так прямолинейно «о результатах доложить МНЕ». Только тогда более корректная фраза без местоимения «мне» будет работать.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
14.07.2020, 16:45

Вопрос был не о последнем пункте (не о пункте по общему контролю за исполнением распорядительного документа, который согласно новому ГОСТ может опускаться).
Вопрос о формулировке одного из пунктов документа, в котором поручается представить информацию (отчет и др.) подписанту распорядительного документа. Как корректно в этом случае избежать личных местоимений ?

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Особенности текста приказа по проектной деятельности

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Особенности текста приказа по проектной деятельности

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке». Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию. Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.