Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Каждый инициатор распорядительного документа надеется на то, что его проект с первого раза пройдет нормоконтроль и согласование. Это случается крайне редко, потому что помимо профессиональных знаний по своему профилю деятельности исполнитель должен изучить корпоративные правила оформления документов, а также выработать навыки в создании документов. От его совместной работы с профильным специалистом ДОУ зависит то, насколько устойчивыми будут эти навыки, насколько тонко будут усвоены нюансы оформления приказов. Эта статья как раз о таких нюансах.

Связанный материал
Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
№ 12 / 2019

В статье «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» в № 12’ 2019 дан анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать по старинке.

Дали советы и примеры оформления по всем реквизитам приказа

Связанный материал
Основные ошибки в приказе о приеме на работу, которые приводят к проблемам
№ 12 / 2019

См. статью «Основные ошибки в приказе о приеме на работу, которые приводят к проблемам» в № 12’ 2019

Связанный материал
Приказ об увольнении: все тонкости оформления
№ 01 / 2020

Про приказ об увольнении читайте подробную статью в № 1 и 2’ 2020 с правилами оформления каждого реквизита и элемента текста (попутно ответили на множество вопросов читателей); узнаете, как понимать формулировку «ненужное зачеркнуть» в форме № Т-8, когда издавать приказ и  ознакамливать с ним, как формулировать основание увольнения и др.

Связанный материал
Приказ об увольнении: все тонкости оформления
№ 02 / 2020
Связанный материал
Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникацион...
№ 03 / 2021
Связанный материал
Кавычки в названии организации – цена ошибки
№ 04 / 2021

Заголовок к тексту

При оформлении этого реквизита все достаточно просто. Он должен:

  • кратко отражать содержание документа и
  • формулироваться так, чтобы отвечать на вопрос «приказ о чем?», начинаться с предлога «О» или «Об» с прописной буквы,
  • располагаться от границы левого поля (т.е. без абзацного отступа).

Пример 1. Заголовок к тексту приказа

Об организации дистанционной работы в период пандемии

Преамбула приказа

А вот при составлении текста приказа ошибочная практика бывает столь обширна, что ее изложение вылилось в эту статью. Здесь изложены по крайней мере те распространенные варианты «шероховатостей», которые исполнители часто пытаются включать в приказы, а на этапе нормоконтроля их приходится исправлять.

Текст приказа состоит из 2 частей:

  • констатирующей (преамбулы) и
  • распорядительной.

Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, содержит ссылки на необходимые документы, может начинаться словами «С целью...», «В соответствии с...», «Во исполнение...».

Если приказ издается на основании другого документа, то тот фигурирует в констатирующей части, при этом его реквизиты принято указывать в следующем порядке:

  • вид документа;
  • автор (пишется, если это документ сторонней организации – сравните Примеры 2 и 3);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок в кавычках.

Пример 2. Ссылка на внутренний документ-основание в преамбуле приказа

В соответствии с приказом от 16.08.2020 № 1520 «Об утверждении рабочей группы по проведению аттестации работников филиалов»

Пример 3. Ссылка на внешний документ-основание в преамбуле приказа

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от <. . .> <. . .> «О <. . .>»

Преамбула должна быть краткой и универсальной, укладываться в единое синтаксическое целое: «на основании… приказываю», «в соответствии с… приказываю» и т.д.

Некоторые исполнители пытаются включить в преамбулу подробный текст в несколько предложений, отделенных друг от друга точками. Чаще всего это приказы, связанные с очередными учениями по гражданской обороне, подведением итогов по охране труда, а также с различными чрезвычайными ситуациями. В таких случаях преамбулу целесообразно сократить до ссылки на документ, который может быть оформлен как приложение к приказу – тогда в него можно перенести все подробности, за которые так бьется исполнитель:

Пример 4. Добиваемся краткости преамбулы, за счет «спуска» подробного изложения в приложение к приказу

На основании описания ситуации (прилагается) п р и к а з ы в а ю:

Преамбула во всех приказах о внесении изменений в состав рабочей группы проекта, комиссии и др. универсальна:

Пример 5. Преамбула приказа

В связи с изменениями в кадровом составе

Если трудно описать все обстоятельства, на основании которых создается новый документ, или он издается для исправления допущенной в предыдущем приказе грубой фактической ошибки, на которой акцентировать внимание не следует, то применяется стандартная безликая фраза:

Пример 6. Преамбула приказа

В связи с производственной необходимостью

Запятая в конце преамбулы ставится только в том случае, если она обусловлена синтаксической конструкцией (закрывается причастный или деепричастный оборот, который совпадает с окончанием преамбулы). В остальных случаях она не нужна (см. Примеры 2–8).

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое можно писать двумя способами (оба правильные, но вариант из Примера 8 обязателен для государственных организаций 1). Организация выбирает для себя какой-то один из этих вариантов и далее следует ему.

Пример 7. Написание слова «приказываю»

Пример 8. Написание слова «приказываю»

Распорядительная часть текста приказа

В крупных компаниях нормоконтроль приказов, как правило, централизован, тогда унификация текста возможна на самом тонком уровне, в самых глубоких нюансах.

Поручение должно адресоваться конкретному...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите МАКСИМАЛЬНУЮ скидку именно сейчас!
Годовая подписка 2022 на любую версию журнала (бумажную, электронную, Комплект с доступом к базе знаний) по самой низкой цене.

Рекомендовано для вас

Внезапный отпуск – не по графику

Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.

Какой срок хранения у приказов об утверждении типовых форм договоров?

Просим дать разъяснения о том, какой срок хранения необходимо применять для приказов об утверждении типовых форм договоров. В ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) есть несколько вариантов. Какой из них выбрать?

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Оформление приказа

Правила оформления реквизитов приказа описаны с учетом изменений, внесенных новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению ОРД. Детально описано и показано: как оформить бланк приказа, дату и регистрационный номер, гриф ограничения доступа; сформулировать текст и заголовок к нему; разобраться со сроками исполнения и ответственными исполнителями; по-новому оформить отметку о наличии приложений и данные о разработчике проекта приказа.