Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.
Каждый инициатор распорядительного документа надеется на то, что его проект с первого раза пройдет нормоконтроль и согласование. Это случается крайне редко, потому что помимо профессиональных знаний по своему профилю деятельности исполнитель должен изучить корпоративные правила оформления документов, а также выработать навыки в создании документов. От его совместной работы с профильным специалистом ДОУ зависит то, насколько устойчивыми будут эти навыки, насколько тонко будут усвоены нюансы оформления приказов. Эта статья как раз о таких нюансах.
Заголовок к тексту
При оформлении этого реквизита все достаточно просто. Он должен:
- кратко отражать содержание документа и
- формулироваться так, чтобы отвечать на вопрос «приказ о чем?», начинаться с предлога «О» или «Об» с прописной буквы,
- располагаться от границы левого поля (т.е. без абзацного отступа).
Пример 1. Заголовок к тексту приказа
Об организации дистанционной работы в период пандемии
Преамбула приказа
А вот при составлении текста приказа ошибочная практика бывает столь обширна, что ее изложение вылилось в эту статью. Здесь изложены по крайней мере те распространенные варианты «шероховатостей», которые исполнители часто пытаются включать в приказы, а на этапе нормоконтроля их приходится исправлять.
Текст приказа состоит из 2 частей:
- констатирующей (преамбулы) и
- распорядительной.
Преамбула констатирует причины, основания, цели составления документа, содержит ссылки на необходимые документы, может начинаться словами «С целью...», «В соответствии с...», «Во исполнение...».
Если приказ издается на основании другого документа, то тот фигурирует в констатирующей части, при этом его реквизиты принято указывать в следующем порядке:
- вид документа;
- автор (пишется, если это документ сторонней организации – сравните Примеры 2 и 3);
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок в кавычках.
Пример 2. Ссылка на внутренний документ-основание в преамбуле приказа
В соответствии с приказом от 16.08.2020 № 1520 «Об утверждении рабочей группы по проведению аттестации работников филиалов»
Пример 3. Ссылка на внешний документ-основание в преамбуле приказа
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от <. . .> № <. . .> «О <. . .>»
Преамбула должна быть краткой и универсальной, укладываться в единое синтаксическое целое: «на основании… приказываю», «в соответствии с… приказываю» и т.д.
Некоторые исполнители пытаются включить в преамбулу подробный текст в несколько предложений, отделенных друг от друга точками. Чаще всего это приказы, связанные с очередными учениями по гражданской обороне, подведением итогов по охране труда, а также с различными чрезвычайными ситуациями. В таких случаях преамбулу целесообразно сократить до ссылки на документ, который может быть оформлен как приложение к приказу – тогда в него можно перенести все подробности, за которые так бьется исполнитель:
Пример 4. Добиваемся краткости преамбулы, за счет «спуска» подробного изложения в приложение к приказу
На основании описания ситуации (прилагается) п р и к а з ы в а ю:
Преамбула во всех приказах о внесении изменений в состав рабочей группы проекта, комиссии и др. универсальна:
Пример 5. Преамбула приказа
В связи с изменениями в кадровом составе
Если трудно описать все обстоятельства, на основании которых создается новый документ, или он издается для исправления допущенной в предыдущем приказе грубой фактической ошибки, на которой акцентировать внимание не следует, то применяется стандартная безликая фраза:
Пример 6. Преамбула приказа
В связи с производственной необходимостью
Запятая в конце преамбулы ставится только в том случае, если она обусловлена синтаксической конструкцией (закрывается причастный или деепричастный оборот, который совпадает с окончанием преамбулы). В остальных случаях она не нужна (см. Примеры 2–8).
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое можно писать двумя способами (оба правильные, но вариант из Примера 8 обязателен для государственных организаций 1). Организация выбирает для себя какой-то один из этих вариантов и далее следует ему.
Пример 7. Написание слова «приказываю»
Пример 8. Написание слова «приказываю»
Распорядительная часть текста приказа
В крупных компаниях нормоконтроль приказов, как правило, централизован, тогда унификация текста возможна на самом тонком уровне, в самых глубоких нюансах.
Поручение должно адресоваться конкретному...