Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016¹, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.

Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).

В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В этом определении отражены основные особенности приказа:

• его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
  А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам;
• приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя²;
• в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

К ней можно добавить, что приказы собственно по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам подразделяются также:

• на инициативные, которые издаются в рамках зон ответственности первого руководителя и уполномоченных им должностных лиц, и
• изданные во исполнение прямых требований действующего законодательства, нормативных правовых актов, документов вышестоящих органов, контролеров и регуляторов.

Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.

Типовой формуляр приказа

Приказ может оформляться:

• на общем бланке организации,
• специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
• на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:

• угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
• центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).

Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.

Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.

1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.

Факультативными являются также изображения:

• Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
• эмблемы или товарного знака.

«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).

3. Наименование должности лица – автора документа оформляется  через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).

4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.

5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.2019³ и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.

Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте⁴.

6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:

• приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
• довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.

Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.

Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.

7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.

8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже

с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:

• заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
• многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
• в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
• возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.

Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.

А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:

9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.

10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.

Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.

Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.

11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная

с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):

• на последнем листе документа под подписью;
• на обороте последнего листа подлинника документа;
• на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме, и тогда лист согласования можно распечатать оттуда. В Методических рекомендациях приводится пример традиционного листа согласования, на котором визы собираются «вручную». Причем в этом примере не предусмотрено указание структурного подразделения-инициатора и непосредственного исполнителя, не приведен заголовок к тексту проекта приказа и почему-то сразу обозначены дата и номер приказа, которые фактически на листе согласования оформляются только после подписания приказа руководителем и после регистрации.

Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:

• на отдельном листе (как служебную записку или назвав просто «замечания») либо
• в составе самой визы, но кратко сформулировав их суть:

Обратите внимание, что в Методических рекомендациях отражен вопрос формирования дел с приказами, если их согласование осуществляется с помощью отдельных от проекта и специально оформляемых документов:

• лист согласования оформляется, если согласующих лиц больше 5–6;
• лист согласования прикрепляется к приказу и вместе с ним подшивается в дело.

Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».

Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.

Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.

Шрифты и отступы между реквизитами

При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:

Текст приказа

Методические рекомендации рассматривают требования к тексту распорядительных документов на примере приказа и распоряжения (п. 5.5), но основное внимание уделено тексту приказа. Подтверждены общепринятые названия его структурных частей:

• констатирующая (а не преамбула, как устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
• распорядительная.

Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.

Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля⁷ «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:

1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или

2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.

Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста  (см. «1» в Примере 8).

Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.

Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.

Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:

• изданными во исполнение и
• инициативными.

В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.

В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.

Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).

Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:

Таким образом, Методические рекомендации закрепляют классификацию приказов еще по одному основанию:

• приказы, закрепляющие организационные решения, являются нормативными, т.к. с их помощью формируется и актуализируется система локальных нормативных актов организации;
• если в приказе оформляются поручения по структуре: поручение – исполнитель (исполнители) – срок исполнения, то такие приказы относятся к поручительским. Оптимальной для них является следующая сложившаяся последовательность элементов текста (речевая формула): кому – что сделать – когда (Пример 11).

Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.

А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:

Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.

Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции

по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:

• что сделать – когда (в нормативном приказе, которым утверждается и вводится в действие ЛНА):
  «1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года Классификатор индексов структурных подразделений организации (далее – Классификатор подразделений; приложение)»;
• кому (название должности, фамилия и инициалы позади фамилии) – что сделать (конкретные предписания, поручения) – когда, к какому сроку (в «поручительском» приказе):
  «Начальнику административно-хозяйственного управления Семенову С.С. оформить передачу автомашины..., государственный номер... на баланс Коломенского филиала к 01.11.2019»;
• что сделать – когда, к какому сроку – ответственный (название должности, фамилия и инициалы) (в нормативном приказе):
  «1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год к 20.01.2020. Ответственные – начальники управлений и отделов»⁸.

Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».

Метаданные приказа

Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.

В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:

• наименование организации – автора документа;
• наименование вида документа;
• дата;
• индекс/номер;
• место составления (издания);
• заголовок;
• текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
• метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
• метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».

Обязательные метаданные об управлении документом:

• срок исполнения;
• срок действия:
• срок хранения;
• форма представления;
• локализация и т.п.

Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:

• идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
• идентификатор сотрудника-исполнителя;
• код унифицированной формы разновидности приказа;
• код темы, вопроса, направления деятельности;
• сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
• маршрут рассылки для ознакомления;
• маршрут рассылки для исполнения и т.п.

Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.