Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке». Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию. Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.

Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-20161, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.

Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).

В следующих № 1 и 2’ 2020 читайте подробную статью про приказ об увольнении. Объясним: правила оформления каждого реквизита и элемента текста (попутно отвечая на множество вопросов читателей), как понимать формулировку «ненужное зачеркнуть» в форме № Т-8, когда издавать приказ и ознакамливать с ним, как формулировать основание увольнения и др.

В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В этом определении отражены основные особенности приказа:

  • его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
    А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам;
  • приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя2;
  • в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

Схема 1. Классификация приказов

Сноски 8

  1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации). Вернуться назад
  2. Прим. ред.: В некоторых компаниях первый руководитель издает не только приказы, но и распоряжения (последние оформляются по менее значимым вопросам). В других используют иное деление – руководитель организации издает только приказы, а руководители рангом пониже – распоряжения. Вариации на эту тему встречаются по причине того, что данный вопрос на общегосударственном уровне нормативно не урегулирован. Поэтому компании выбирают удобную им логику работы и фиксируют ее в своих локальных нормативных актах: Инструкции по делопроизводству, положениях о должностях и т.п. Вернуться назад
  3. Прим. ред.: На практике часто встречается ошибка, когда при цифровом способе указания даты в конце приписывают сокращение «г.». Но оно уместно только при буквенно-цифровом способе. Вернуться назад
  4. Далее – ЛНА. Вернуться назад
  5. Только в случае крайней необходимости объемный заголовок к тексту приказа разрешается располагать посередине строки (для государственных органов и органов местного самоуправления действуют правила оформления заголовка к тексту распорядительных документов в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Вернуться назад
  6. https://sdelanounas.ru/blogs/84268/ Вернуться назад
  7. По Методическим рекомендациям – распорядительной словесной формулой. Вернуться назад
  8. Прим. ред.: Срок можно формулировать отдельным предложением и без каких-либо предлогов «к» или «до», которые разные люди могут понимать по-разному – то ли до наступления этой даты надо выполнить поручение, то ли к концу этого дня. Понимание такой формулировки сложнее исказить. Вот как можно сформулировать поручение:
    «1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год. Ответственные – начальники управлений и отделов. Срок – 20.01.2020». Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Если приказ на бланке с указанием филиала, то как его упоминать в тексте?

На официальном бланке приказа/распоряжения, в левом верхнем углу указано полное наименование головной организации и ниже – нашего Филиала с указанием города. При оформлении на таком бланке в тексте приказа можно ли вместо полного наименования филиала писать просто «Филиал»? Ведь по официальному бланку и подписанту итак понятно, что за Филиал имеется в виду. Или все-таки в начале следует указывать полное наименование, а в скобках писать «(далее – Филиал)»?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Предупреждаем о распространенной ошибке в определении срока хранения приказов по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Объясняем, почему их надо разделять. Даем алгоритм определения категории приказа и демонстрируем его работу на конкретных примерах. Показываем образцы составления административно-хозяйственных приказов.