Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-20161, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.
Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).
См. статью «Основные ошибки в приказе о приеме на работу, которые приводят к проблемам» в № 12' 2019
В № 1' и 2' 2020 читайте подробную статью про приказ об увольнении. Объясним: правила оформления каждого реквизита и элемента текста (попутно отвечая на множество вопросов читателей), как понимать формулировку «ненужное зачеркнуть» в форме № Т-8, когда издавать приказ и ознакамливать с ним, как формулировать основание увольнения и др.
В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
В этом определении отражены основные особенности приказа:
Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.
Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.
Схема 1. Классификация приказов
К ней можно добавить, что приказы собственно по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам подразделяются также:
Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.
Приказ может оформляться:
При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:
Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.
Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.
Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа
Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа
В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.
1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.
Факультативными являются также изображения:
«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).
3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).
4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.
5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.20193 и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.
Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте4.
6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:
Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.
Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.
7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.
8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже
с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:
Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.
А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:
Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА
Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).
Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.
Заголовок не может быть многословным, максимальный его объем не должен превышать 5 строк5.
Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).
9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.
10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.
Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.
Пример 5. Подпись на бумажном приказе
Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.
11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная
с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):
Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:
Пример 7. Виза (внутреннее согласование)
Пример из п. 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Обратите внимание, что в Методических рекомендациях отражен вопрос формирования дел с приказами, если их согласование осуществляется с помощью отдельных от проекта и специально оформляемых документов:
Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».
Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.
Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.
При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
Размер шрифта – № 12-14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.
3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.
Упоминания конкретных шрифтов (привычных большинству Times New Roman «с засечками» и «рубленного» Arial) в Методических рекомендациях нет. И это не случайно:
Глядя на этот «букет» в России были спешно разработаны отечественные свободно распространяемые шрифты. «PT Astra Serif и PT Astra Sans... по словам их создателей, являются полными метрическими аналогами Times New Roman. Это значит, что их применение не приведет к искажению документов, набранных в Times New Roman... Каждый шрифт представлен в 4 начертаниях – обычный, курсив, полужирный курсив и полужирный»6. PT Astra Serif и PT Astra Sans распространяются бесплатно и могут быть использованы в любых операционных системах и офисных программах.
Скачать эти свободно распространяемые шрифты и ознакомиться с лицензионным соглашением можно на сайте https://astralinux.ru, для этого перейдите в раздел верхнего горизонтального меню «Информация» и прокрутите страницу сайта до самого конца.
Теперь прокомментируем месторасположение реквизитов приказа. Конечно, мы можем ориентироваться на примерные зоны их размещения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на Рисунках Б.1 и Б.2 справочного приложения Б. Но там мы видим границы зон, а при оформлении документов нас еще интересует сколько пустых строк вставлять между соседними реквизитами. В этих схемах ответа на этот вопрос вы не найдете.
Методические рекомендации говорят, что:
К этому добавим, что текст обычно отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, т.е. 1–3 пустыми строками. Возможные отступы между иными реквизитами показаны в Примере 16: буквой П здесь обозначены пустые строки между соседними реквизитами.
Как и прежде, нумерация листов должна быть индивидуальной у приказа и каждого его приложения, номера проставляются начиная со 2-й страницы.
Методические рекомендации рассматривают требования к тексту распорядительных документов на примере приказа и распоряжения (п. 5.5), но основное внимание уделено тексту приказа. Подтверждены общепринятые названия его структурных частей:
Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.
Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля7 «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:
1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или
2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.
Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста (см. «1» в Примере 8).
Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.
Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.
Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:
В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.
В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.
Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).
Пример 8. Текст приказа, изданного «во исполнение» (с обычным оформлением слова «приказываю»)
Пример 9. Текст инициативного приказа (с оформлением слова «приказываю» способом, характерным для государственных организаций и федеральных органов исполнительной власти)
Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:
Пример 10. Распоряжение о вступлении в силу документа с более поздней даты, чем дата подписания приказа
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 г. Номеклатуру дел акционерного общества «Водолей» (далее – Номенклатура дел на 2020 год; приложение).
Таким образом, Методические рекомендации закрепляют классификацию приказов еще по одному основанию:
Пример 11. Поручительский пункт приказа
1. Начальнику Управления делами Симоновой Е.В. внести необходимые изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству к 02.09.2019.
Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.
Пример 12. Пункт приказа, отменяющий ранее изданный документ
4. Признать утратившим силу приказ генерального директора от 25 января 2019 г. № 32 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».
Пример 13. Пункт приказа, отменяющий конкретный пункт ранее изданного документа
5. Признать утратившим силу п. 2 приказа генерального директора от 22.08.2019 № 86 «О назначении ответственных за ведение делопроизводства, обработку и защиту персональных данных и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях».
А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:
Пример 14. Пункт приказа о контроле за его исполнением
7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Пример 15. Пункт приказа о контроле за его исполнением
7. Возложить функцию контроля за исполнением приказа на заместителя генерального директора Иванова А.А.
Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.
Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции
по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:
Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».
Приложение 4 к п. 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Пример 16. Приказ из Методических рекомендаций, который мы исправили (здесь знаком П показано возможное количество пустых строк между соседними реквизитами)
Как оформить упрощенный приказ, когда в нем нет констатирующей части или есть всего 1 распорядительный пункт? Когда констатирующей части нет, надо ли оставлять слово «приказываю» на отдельной строке? Надо ли нумеровать единственный пункт распорядительной части приказа? Покажите, пожалуйста, как это правильно оформить.
Такого понятия, как «упрощенный приказ» или «краткая форма приказа», в классической документоведческой литературе не встречается. В приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти о построении текста приказа сказано следующее: «Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной». Исходя из этой формулировки, логично предположить, что приказ может и не состоять из 2 традиционных частей, а содержать только распорядительную часть. Как составлять в этом случае приказ, ни в учебниках по делопроизводству, ни в нормативно-методических документах не прописано.
Если проводить аналогии с приказами по личному составу, оформленными с использованием унифицированных форм, в тексте приказа может даже отсутствовать слово «приказываю» и присутствовать только распорядительное действие. Хотя лучше термин «приказываю» все-таки оставить – см. Пример 17. Если в приказе 1 распорядительный пункт, то его не нумеруют.
Вместе с тем следует отметить, что такое построение приказа нельзя считать целесообразным, хотя коммерческие организации могут себе это позволить. Использование констатирующей части дает возможность понять цель издания приказа, объяснить обстоятельства, дать ссылки на инициативные документы и правовые акты. Практически в любой ситуации можно дать краткое обоснование издания приказа, что, с одной стороны, покажет уважительное отношение к исполнителям поручений, с другой – позволит подготовить приказ грамотно с точки зрения существующих на данный момент требований.
Пример 17. Приказ без констатирующей части с 1 распорядительным пунктом
Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.
В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:
Обязательные метаданные об управлении документом:
Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:
Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Показаны примеры оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах (ЛНА): что писать и где. Узнаете, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И что самое сложное – что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые мы в них ссылались, устаревают. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Стоит ли переподписывать приказы по Обществу, если должность подписанта в ранее действующих приказах убрали из штатной структуры? Например: — приказ в конце 2020 г. подписал Директор по производству, — в январе 2021 г. должность убрали из штатной структуры и ввели Исполнительного директора.
В Группе компаний приказы подписывает Генеральный директор (ГД) и есть полномочия Исполнительных директоров (ИД) по подписанию приказов управляемых обществ. Может ли ИД подписывать изменения в приказ, если основной приказ подписывал ГД?
Можно ли в приказах по основной деятельности писать «срок – выполнено»? Допустимы ли сокращения отделов (ОЛ – отдел логистики)? Например: 1. Начальнику ОЛ Савилову А.Ю. передать комплект документов в департамент по финансам Филиала «ПАО «Корпорация «Иркут» для проведения претензионной работы. Срок – выполнено.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
