Как оформлять пункты текста документа: какие номера и знаки использовать?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 12 / 2019

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, какой межгосударственный стандарт верный в вопросе оформления перечислений: — ГОСТ 7.32-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (в п. 6.4.6 сказано: «перед каждым элементом перечисления следует ставить тире»); — ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (в п. 4.1.7 сказано: «перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис»)? Согласно толковому словарю Ушакова: — тире – это знак пунктуации в виде прямой горизонтальной черточки, отличающийся от дефиса большей длиной, отделяется пробелами с двух сторон; — дефис – это короткая черточка, употребляемая как знак переноса или как соединительная черта между словами, например, в слове «как-нибудь». Раньше пункты текста управленческих документов обычно нумеровали арабскими цифрами и после них ставили точку, потом начинался текст пункта. А в ГОСТ Р 7.0.97-2016 заметила, что после номера каждого его пункта сразу идет текст, т.е. привычной точки уже не видно. Итак, какой же все-таки знак необходимо ставить в тексте документа при перечислении? Это обязательное требование или рекомендация (т.е. если она нам кажется нелогичной, можем ли мы продолжить нумеровать пункты арабскими цифрами и ставить после них точку)?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Каждый из перечисленных стандартов является верным, и их требования необходимо соблюдать, если организация добровольно присоединилась к ним, внедрила и применяет, разрабатывая на их основе свои документы. В каждом из перечисленных стандартов сформулирован обязательный первый раздел, который называется «Область применения». Изучать стандарты начинайте именно с него.

ГОСТ 7.32-2017 вы будете соблюдать при составлении отчета о научно-исследовательской работе (НИР) как документа, которым оформляются результаты интеллектуальной научно-исследовательской, проектно-конструкторской или проектно-технологической работы. Если в организации не ведутся научные исследования, не выполняются проектные работы (в рамках основных направлений деятельности или по договорам), то отчеты о НИР в ее деятельности не возникают. Значит, и конкретная предметная область, стандартизируемая по ГОСТ 7.32-2017 (правила оформления отчетов по НИР), для вас неактуальна.

Точно так же ГОСТ 2.105-95 организация будет применять, если требуется составлять текстовые документы на изделия, разработанные ею в области машиностроения, приборостроения и строительства. Предметная область применения ГОСТ 2.105-95 – текстовая часть научно-технических документов, которые входят в состав системы конструкторской документации и имеют в основном графическую форму.

Что касается изложения текста в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и оформления перечислений в нем без точки, то, заметьте, что сам ГОСТ принадлежит к совершенно другой системе документации – к стандартам. Они как нормативно-технические документы добровольного применения оформляются по правилам, установленным в ГОСТ Р 1.2-2016 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, приостановки действия и отмены».

Делаем вывод: для документов, принадлежащих к разным системам документации, существуют свои собственные требования к составлению.

В процессе оформления управленческих документов, которые упоминаются в вопросе и относятся к системе организационно-распорядительной документации, нужно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Прочтите внимательно его требования к рубрикации текста (в Методических рекомендациях по его применению похожая формулировка):

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

…Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех…

Уточнение, что арабская цифра в пунктах/подпунктах должна заканчиваться точкой, в действующем стандарте не сделано. Но в ранее действовавших стандартах на оформление организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 6.30-2003) это правило рубрикации текста так долго повторялось, что стало всем понятным. К тому же оно соответствует и нормам русского языка.

Поэтому поступайте как раньше: объемный текст локальных нормативных актов и распорядительных документов разделяйте на разделы, пункты и подпункты, нумеруйте их арабскими цифрами и заканчивайте точкой.

Очень здорово, что вы стараетесь анализировать проблемы и пользуетесь словарями.