Особенности текста приказа по проектной деятельности

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Мы привыкли к разделению приказов на 3 документопотока прежде всего из-за разницы сроков их хранения и обработки:

  • на приказы по основной деятельности,
  • по личному составу,
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Сейчас предлагаем вам сделать следующий шаг – разделить приказы по основной деятельности:

  • на приказы по производственной (линейной) деятельности и
  • по проектной деятельности (и поговорим об особенностях составления их текста).

Различия между производственной (линейной) и проектной деятельностью

Для начала следует понять, какого вида деятельность нам предстоит документировать: производственную (линейную) или проектную. Чем же управление проектом отличается от оперативного производственного (линейного) управления? Вот основные различия:

  1. Проектное управление – метод управления масштабными задачами в условиях временных и ресурсных ограничений для достижения заявленных результатов и поставленных целей. Управление проектами связано с созданием чего-то нового или с улучшением существующего. Проект ориентирован на новшества или изменения и является одноразовой деятельностью.
    Производственное управление имеет дело с более предсказуемыми действиями. Ставка делается на надежные планы и процедуры. Большинство линейных функций повторяется. Управление проектами ищет изменений, тогда как оперативное управление ищет повторения опыта, аналогий, опирается на структурированные и заранее определенные действия.
  2. Проектная среда – это всегда принятие решений в ситуации неопределенности, точная стоимость работ устанавливается с трудом, и, таким образом, оценки подвержены ошибкам. А цены на повторяющиеся действия могут быть предсказаны на основе предыдущих данных.
  3. Существуют различия в путях ускорения работы. В общем случае можно увеличить объем производственной деятельности пропорционально используемым ресурсам. В проекте избыточное привлечение человеческих ресурсов может быть не столь эффективно.
  4. По прошествии половины времени, запланированного на реализацию проекта, невозможно определить, провалился он или нет. Возникает необходимость понять, сколько времени и усилий еще потребуется для достижения всех целей проекта (возможна ощутимая корректировка выделяемых ресурсов и поставленных целей).

Приведем примеры проектов – что мы решили сделать и сколько готовы на это потратить при старте проекта:

  • ввести в действие новый компьютерный центр к 01.10.2020, затраты не должны превышать 1,5 млн руб.;
  • организовать выставку «Авангард. На телеге в XXI век» с 01.09.2020 до 15.12.2020 в Екатеринбургской картинной галерее, затраты не должны превышать 300 000 руб.;
  • провести празднование 80-летия филологического факультета УрФУ с 01.11.2020 по 10.11.2020, затраты не должны превышать 200 000 руб.

После того как мы определили, что данная задача является проектной, есть кандидаты на управляющего проектом (необязательно из высшего руководящего состава!), можно приступать к составлению...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Как писать должность и Ф.И.О. в тексте распорядительного документа?

Как правильно оформлять должность в тексте распорядительного документа в отношении Ф.И.О.: – ставить ее перед Ф.И.О. или после (например, в приказе: «объявить благодарность Иванову Ивану Ивановичу, мастеру участка» или «объявить благодарность мастеру участка Иванову Ивану Ивановичу»)? – надо ли склонять должность? – видела, что поручение в приказе могут выдать подразделению, а в скобках указывают его руководителя в именительном падеже. Можно ли в скобках указывать другого специалиста подразделения – не руководителя? Все ли эти варианты допустимы или какой-то из них более правильный?

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?