Как начинать вести личные дела давно работающих сотрудников?

Вопрос
На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас – в середине года, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?
Отвечает

Начать формирование личных дел работников можно в любое время, если ранее эта работа не была организована. Но рекомендуем действовать по плану, который необходимо согласовать с руководителем организации.

Рекомендуем начать с формирования личных дел руководителя, главного бухгалтера и топ-менеджмента организации. Для этого придется из дел с приказами по личному составу «доставать» приказы о назначении / избрании на должность, приеме на работу, заверять их копии, собирать все заявления, анкеты, трудовые договоры, дополнительные соглашения и другие документы о трудовых отношениях с руководством. Ведь где-то сейчас они хранятся вне личных дел.

Далее составьте и утвердите приказом руководителя Правила формирования личных дел в вашей организации (локальный нормативный акт), в котором определите категории работников, личные дела которых вы будете формировать (возможно, что это целесообразно делать не для всех должностей и профессий).

И, наконец, начните формировать по правилам личные дела вновь принимаемых на работу работников.

Этого может быть достаточно для «переходного» периода.

Для формирования личных дел сразу всех работающих в организации нужно много времени, ресурсов. Возможно, что в необходимом объеме у вас их сейчас нет. На будущее можно будет воспользоваться услугами аутсорсинга или, что лучше, организовать работу по формированию личных дел как проект с соответствующими КПЭ (KPI). И постепенно (например, в течение года) из хранящихся в каких-то других делах документов формировать личные дела топ-менеджеров компании, потом руководителей подразделений, потом всех сотрудников по степени значимости структурных подразделений и т.п.

Имейте в виду, если предприятие когда-то в будущем будет реорганизовываться или ликвидироваться, то за счет средств, выделенных на ликвидацию, придется очень внимательно обрабатывать дела по личному составу и формировать соответствующую опись.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) установлено, что крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 4.28). Это правило вы будете учитывать при ведении личных дел вновь принятых на работу.

А для личных дел давно работающих первой датой личного дела будет дата подписания (составления) первого документа в сформированном личном деле. Во внутренней описи документов личного дела необходимо будет зафиксировать особенности его формирования по всей длине строки, не соблюдая деление на графы (см. «!» в Примере 1). Когда личное дело с подобным неполным составом документов будет готовиться к передаче в архив, в его листе-заверителе сделайте такую же запись в поле «Особенности физического состояния и формирования дела».

Пример 1. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как сослаться на измененный пункт приказа?

В основной приказ внесли изменения. Потом в другом документе надо сослаться на измененный пункт этого приказа. В такой ссылке достаточно указать только номер пункта и реквизиты измененного приказа? Или надо еще оговаривать, что он изменен и чем изменен? Как сформулировать ссылку правильно?

Если документ существует в электронной и бумажной форме

Вопрос, на который так и не нашел однозначного ответа. Предположим, я создал электронный оригинал документа, который затем подписал электронной подписью, а затем распечатал и подписал. Который из них подлинник? Первый, второй или оба? Что потом в архив сдавать как оригинал?

Кому отчитываться в выполнении приказа?

Как сформулировать в приказе поручение представить информацию (отчет и т.п.) подписанту этого распорядительного документа?

Сколько хранить типовую и индивидуальную должностную инструкции? Как их различить?

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. От квалификации инструкции, т.е. от попадания в одну из этих групп, как будет зависеть срок хранения?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!