Top.Mail.Ru

Как начинать вести личные дела давно работающих сотрудников?

Вопрос
На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас – в середине года, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?
Отвечает

Начать формирование личных дел работников можно в любое время, если ранее эта работа не была организована. Но рекомендуем действовать по плану, который необходимо согласовать с руководителем организации.

Рекомендуем начать с формирования личных дел руководителя, главного бухгалтера и топ-менеджмента организации. Для этого придется из дел с приказами по личному составу «доставать» приказы о назначении / избрании на должность, приеме на работу, заверять их копии, собирать все заявления, анкеты, трудовые договоры, дополнительные соглашения и другие документы о трудовых отношениях с руководством. Ведь где-то сейчас они хранятся вне личных дел.

Далее составьте и утвердите приказом руководителя Правила формирования личных дел в вашей организации (локальный нормативный акт), в котором определите категории работников, личные дела которых вы будете формировать (возможно, что это целесообразно делать не для всех должностей и профессий).

И, наконец, начните формировать по правилам личные дела вновь принимаемых на работу работников.

Этого может быть достаточно для «переходного» периода.

Для формирования личных дел сразу всех работающих в организации нужно много времени, ресурсов. Возможно, что в необходимом объеме у вас их сейчас нет. На будущее можно будет воспользоваться услугами аутсорсинга или, что лучше, организовать работу по формированию личных дел как проект с соответствующими КПЭ (KPI). И постепенно (например, в течение года) из хранящихся в каких-то других делах документов формировать личные дела топ-менеджеров компании, потом руководителей подразделений, потом всех сотрудников по степени значимости структурных подразделений и т.п.

Имейте в виду, если предприятие когда-то в будущем будет реорганизовываться или ликвидироваться, то за счет средств, выделенных на ликвидацию, придется очень внимательно обрабатывать дела по личному составу и формировать соответствующую опись.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) установлено, что крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (п. 4.28). Это правило вы будете учитывать при ведении личных дел вновь принятых на работу.

А для личных дел давно работающих первой датой личного дела будет дата подписания (составления) первого документа в сформированном личном деле. Во внутренней описи документов личного дела необходимо будет зафиксировать особенности его формирования по всей длине строки, не соблюдая деление на графы (см. «!» в Примере 1). Когда личное дело с подобным неполным составом документов будет готовиться к передаче в архив, в его листе-заверителе сделайте такую же запись в поле «Особенности физического состояния и формирования дела».

Пример 1. Внутренняя опись личного дела работника, которое было заведено гораздо позже его принятия на работу

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Где и сколько хранить заявления (основания приказов), если личные дела не ведутся, при вахтовой работе?

Очень прошу ответить на следующий вопрос. Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т.е. на одного работника может быть 2-3 экземпляра заявлений.

Можно сшивать несколько личных дел в одно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – «недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т.е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза?

Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет. Не так давно срок хранения документов по личному составу изменился с 75 лет на 50 лет. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет?

Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы? Пример: госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц). Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А». Как вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц? Укажите, пожалуйста, нормативные документы или статьи из вашего журнала, где ранее это было опубликовано.

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Какой срок хранения у личных дел студентов вуза?

Работаю в вузе. Встал вопрос о сроках хранения личных дел студентов. В сфере образования существует свой документ, регламентирующий сроки хранения – Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный в 1980 году. Cогласно этому Перечню срок их хранения составляет 75 лет. Не так давно срок хранения документов по личному составу изменился с 75 лет на 50 лет. Соответственно, можно ли считать, что срок хранения личных дел обучающихся тоже сменился на 50 лет?