Как и где оформить отметку о приложении к письму?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2021

Вопрос

Ставится ли отметка о приложении, если документ направляется с сопроводительным письмом о направлении документов? Интересует вопрос, необходима ли отметка на сопроводительном письме и на направляемом документе: 1. Если это проект документа, подписанный с нашей стороны, и мы ждем, чтобы его контрагент тоже подписал (договор, акт и т.д.); 2. Если это справка, отчет и т.п., которые сами по себе являются независимыми документами и направляются для рассмотрения контрагенту.

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В обеих ситуациях алгоритм идентификации документов, которыми обмениваются корреспонденты, является одинаковым. Речь идет о «пересылке» документа, об обмене корреспонденцией с помощью сопроводительных писем, цель оформления которых:

обеспечить охрану и идентификацию пересылаемого основного документа, подтвердить факт его направления адресату;
в письме можно сформулировать комментарии к пересылаемому документу либо просьбу подписать и вернуть вам ваш экземпляр документа.

Не случайно разновидность подобных писем называется «сопроводительное письмо», а в его тексте встречаются характерные глаголы: «направляем», «организация направляет», и отметка о наличии приложений в формуляре такого письма является обязательной. На основном же документе-приложении, который пересылается с помощью сопроводительного письма, отметка о приложении не оформляется!

Рекомендуем руководствоваться:

п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и
п. 4.19 Методических рекомендаций по применению этого стандарта.

Ситуация оформления приложений в сопроводительных письмах и других справочно-информационных документах рассмотрена там подробно в двух аспектах:

если в тексте сопроводительного письма документ-приложение назван, то в отметке о наличии приложений оформляются лишь его объем и экземплярность (как в Примере 1):
если в тексте сопроводительного письма документ-приложение не назван, то в отметке о наличии приложений этот документ должен быть идентифицирован (описан) по основным реквизитам, а не только по объему и экземплярности (см. Пример 2).

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма, в тексте которого указываются реквизиты пересылаемого основного документа