Номера присваиваются (по листу фонда, который необходимо завести) соответствующим описям дел как обязательным учетным документам:
№ 1 – опись дел постоянного хранения;
№ 2 – опись дел по личному составу;
№ 3 – опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
В зависимости от состава документального и архивного фондов могут оформляться также опись личных дел (выделяются личные дела из описи № 2), описи дел и документов фондов пользования, описи электронных документов, дел.
В данной ситуации необходимо осознать большую трудоемкость изменений, т.к. в итоговых записях к годовым разделам описи № 1 не отражены особенности включения в них дел временного срока хранения, в книгу учета поступления и выбытия уже внесено количество дел, они, как минимум, расставлены на стеллажах, на корешках дел или коробах наклеены или написаны номера дел по описям, включенные в архивный шифр (из графы «№ п/п») и т.п. Потребуется внимательно вносить изменения в учетные документы и много ручного труда для нового обозначения и новой расстановки дел. Вся эта работа должна планироваться, оцениваться и поощряться, кроме того, она может отвлечь от выполнения...
