Вопрос
Я хотела бы получить подробную информацию про «Регистрационный номер письма». Как его составлять? Заранее большое спасибо!
Отвечает

Требования к оформлению реквизита «регистрационный номер документа» содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Но этой информации мало для того, чтобы понять, как на практике может образовываться регистрационный номер исходящих писем, т.е. писем, подготавливаемых в организации и предназначенных для отправки «внешним адресатам». Рассмотрим вопрос подробнее, используя практический опыт, потому что нормативно-правовыми актами он никак дополнительно не регламентируется. Организация самостоятельно должна выработать правила формирования регистрационных номеров и закрепить их в своих внутренних нормативных документах.

Итак, регистрационный номер исходящего письма может содержать:

  • только порядковый номер или
  • порядковый номер, дополненный одним либо несколькими индексами.

Составные части регистрационного номера отделяют друг от друга разделителями. Обычно с этой целью используют косую черту «/» или тире «-».

Использование индексов позволяет получить дополнительную информацию о документе по его регистрационному номеру. При этом структура регистрационного номера должна быть постоянной, т.е. иметь неизменный набор составных частей. Например,

  • только порядковый номер: 1, 2, 3, 4 и т.д. или
  • индекс группы документов («исх»), разделитель в виде тире, индекс дела по номенклатуре1, разделитель в виде косой черты, порядковый номер. Например: исх-01-10/1, исх-01-10/2, исх-01-11/3 и т.д.

Если состав индексов в рамках одной регистрационной группы будет изменяться, то получить какую-либо дополнительную информацию из этих индексов будет достаточно сложно.

Индексы могут кодировать разную информацию. Бывают:

  • индекс должностного лица, подписавшего документ (обычно первые буквы фамилии и имени);
  • индекс подразделения, в котором был подготовлен документ;
  • индекс регистрационной группы;
  • индекс дела, в которое формируется экземпляр документа автора, и другие.

Повторим, что каждая организация самостоятельно определяет структуру регистрационных номеров исходящих писем, а затем закрепляет ее в инструкции по делопроизводству. При этом помните, что регистрационный номер правильно оформлять на документе вручную в момент регистрации, которая осуществляется после подписания письма. Соответственно, перед принятием решения о структуре регистрационного номера оцените, насколько вам нужны индексы и сколько их должно быть. Ведь полный регистрационный номер придется оформлять на каждом исходящем письме.

Также имейте в виду, что исходящие документы могут регистрироваться в рамках разных регистрационных групп. Одна регистрационная группа включает документы, имеющие единый вид (письмо), относящиеся к одному документопотоку (исходящие) и имеющие одно место регистрации, т.е. регистрируемых в одном подразделении (например, служба

документационного обеспечения управления). При большом количестве исходящих документов и праве подписи писем не только высшим руководством организации, но и руководителями подразделений, исходящие письма могут регистрироваться децентрализованно. То есть в службе документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) при децентрализованной регистрации будут регистрироваться письма за подписью высшего руководства организации, а в подразделениях – письма за подписью руководителей этих подразделений.
При этом допускается, чтобы структура регистрационного номера для разных групп исходящих документов отличалась. Например:

  • исходящие документы, регистрируемые в службе ДОУ, могут иметь следующую структуру регистрационного номера: индекс должностного лица, подписавшего документ, разделитель, индекс по номенклатуре дел, разделитель, порядковый номер (ИТ-01-15/1, ИТ-01-15/2 и т.д.);
  • притом, что регистрационный номер исходящих документов, регистрируемых в подразделениях, будет иным: индекс дела по номенклатуре дел, разделитель, порядковый номер (15-05/1, 15-05/2 и т.д.).

Порядковые номера принято присваивать в течение календарного года, т.е. в январе первый порядковый номер должен быть равен «1». При этом порядковые номера, как правило, присваивают отдельно для каждой регистрационной группы, т.е. для каждой регистрационной группы ведут отдельный «счетчик» регистрационных номеров.

В конце ответа на вопрос напомним, что входящие и исходящие письма должны регистрироваться раздельно, т.е. в пределах разных регистрационных групп. В момент регистрации входящего письма в правом нижнем углу первого листа документа оформляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий регистрационный номери дату поступления документа. Также данный реквизит может включать наименование организации и может проставляться в виде штампа. Регистрационный номер входящих писем также состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом или несколькими индексами.

Сноски 1

  1. Индекс дела по номенклатуре дел, в которое формируется экземпляр письма автора. В примере использованы индексы двух дел: 01-10 и 01-11, т.к. письма, регистрируемые в рамках одной регистрационной группы, могут формироваться в несколько разных дел. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?