Если ведется электронный архив исходящей корреспонденции, сколько экз. подписывать и где хранить?

Жесткие правила организации хранения писем (как исходящих, так и входящих) не установлены в нормативных актах, действующих на уровне страны. А соответственно, организация вправе самостоятельно выбрать более удобную для нее технологию и закрепить ее в своей инструкции по делопроизводству.

Действительно, в настоящее время «плодить» несколько экземпляров одного исходящего письма на бумажном носителе нецелесообразно и неудобно. Сегодня многие организации используют системы электронного документооборота (далее – СЭД), которые позволяют организовать хранение электронных копий документов, обеспечивают удобный и быстрый их поиск, а также разграничивают доступ к документам в соответствии с правами должностных лиц.

Другими словами, в настоящее время в организации целесообразно оставлять на бумажном носителе лишь 1 экземпляр исходящего письма¹, а для дальнейшей работы использовать электронную копию исходящего документа, создаваемую в момент регистрации и сохраняемую в СЭД, электронном хранилище или просто в сетевой папке. При этом подчеркнем, что использование сетевой папки является устаревшим вариантом, который не дает столько преимуществ, как использование специализированных

СЭД или по крайней мере электронных хранилищ.

Где формировать дела и хранить экземпляры исходящих писем на бумажном носителе, решается непосредственно в самой организации. Но здесь нужно иметь в виду, что входящие и исходящие письма, связанные между собой, рекомендуется формировать в единое дело. А в организации, как правило, создается несколько дел для переписки по разным вопросам.

Такая систематизация документов позволяет:

• облегчить экспертизу ценности документов;
• не тратить дополнительное время на переформирование дел в случае возникновения потребности увеличения срока хранения писем (например, письма, посвященные определенному вопросу, не утратили своей актуальности).

Итак, регистрация писем и их хранение могут быть по-разному организованы в разных организациях. Но, на наш взгляд, наиболее оптимальными вариантами являются следующие:

• при небольшом и среднем объеме документооборота все входящие и исходящие документы регистрируются централизованно в службе ДОУ, при этом в службе ДОУ может быть организовано сканирование документов. Если в подразделения входящие письма поступают на бумажном носителе и там же они формируются в дела, то один экземпляр исходящего письма после регистрации и сканирования в службе ДОУ возвращается в подразделение-исполнитель и формируется там в дело. Если для работы с документами используется СЭД и документы в подразделения доставляются с помощью СЭД только в виде электронной копии, то входящие и исходящие документы на бумажном носителе формируются и хранятся в службе ДОУ;
• при большом объеме документооборота используются специализированные СЭД. Регистрация корреспонденции при этом децентрализованная: входящую корреспонденцию на имя организации или ее руководителя, а также исходящую – за подписью руководителя организации регистрируют в службе ДОУ. Входящую корреспонденцию, адресованную в структурное подразделение или его руководителю, а также исходящую – за подписью руководителя структурного подразделения регистрируют в соответствующем структурном подразделении. Документы на бумажном носителе сканируются в СЭД при регистрации и формируются в дела в месте регистрации. Движение и доступ к документам осуществляется с помощью СЭД. При этом СЭД позволяет создать при децентрализованной регистрации единую базу всех электронных копий входящих и исходящих документов и организует доступ к данным электронным копиям в соответствии с правами пользователей СЭД. То есть небольшое количество пользователей смогут видеть всю переписку организации, а большинство будет иметь доступ только к отдельным письмам.