На электронные документы необходимо распространить тот же порядок проведения уничтожения, что существует у нас для бумажных документов. Прежде всего необходимо обратить внимание на документирование данной процедуры. Использовать для этого можно акт о выделении документов к уничтожению.
Надо разобраться, что Вы уничтожаете. С моей точки зрения, это могут быть:
– электронные копии бумажных документов;
– электронная регистрационная картотека документов.
Уничтожение электронных копий вопросов не вызывает. А вот сможете ли Вы обойтись без электронной картотеки, наверное, стоит подумать.
Поскольку Вы собираетесь уничтожать электронные копии бумажных документов (скорее всего, незаверенные), то имеет смысл сослаться на соответствующий пункт Перечня документов с указанием сроков хранения. Эту информацию, а также метод уничтожения электронных документов нужно будет указать в акте.
Акт следует оформить на бумаге, поскольку в случае проверок Вам нужно будет предъявить подлинник. Отсканированная копия акта, как и остальные документы Вашей организации, может быть зарегистрирована и сохранена в СЭД.
