Правила формирования и оформления дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству организации. В ней же устанавливается порядок передачи дел в архив организации. Соответственно, работники архива организации могут отказать в приеме дел, если при их оформлении были нарушены требования инструкции по делопроизводству организации.
При написании раздела инструкции, посвященному оформлению дел, можно использовать приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В данном приложении подробно излагаются требования по оформлению и подготовке дел к передаче в архив. Полный текст Методических рекомендаций со всеми приложениями опубликован на сайте Росархива по следующему адресу: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml
Приложение № 24 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
…Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
…Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Итак, в зависимости от ценности документов и сроков хранения дел проводится полное или частичное их оформление. Действительно, дела долговременного хранения (свыше 10 лет) нужно прошивать в 4 прокола. А вот дела временного (до 10 лет) хранения для экономии средств и времени подлежат частичному (или упрощенному) оформлению, при котором допускается оставлять дела в папках-скоросшивателях, в мягких обложках, не нумеровать листы и т.д.
Отметим, что общих нормативных требований к оформлению дел временного (до 10 лет) хранения пока не содержится в правовых актах, действующих на федеральном уровне. Общие правила оформления дел временного (до 10 лет) хранения описаны только в документах, носящих методический (рекомендательный) характер. Поэтому если вы считаете необходимым к некоторым видам дел временного (до 10 лет) хранения предъявить более жесткие требования по оформлению, вы можете это сделать, закрепив их в своей инструкции по делопроизводству. Только перед этим нужно оценить, насколько будут целесообразны дополнительные затраты на оформление данных дел.
Каких-либо специфических требований для оформления дел временного хранения с бухгалтерскими документами не существует. Поэтому можно ориентироваться на требования нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Получи подробный ответ от ключевого разработчика
нового ГОСТ Р 7.0.8-2025: что изменилось,
почему, какие последствия, сравнительные таблицы
