Итак, в тексте документа при ссылке на другой документ принято указывать следующие данные: вид документа, автора документа, дату и регистрационный номер, заголовок документа. При упоминании утверждаемого документа принято писать следующее: вид документа, заголовок документа, вид утверждающего документа, его автора, дату и регистрационный номер утверждающего документа.
Поэтому приведенный в вопросе пример оформлен в соответствии с принятой практикой. Указывать дату и регистрационный номер утверждающего документа нужно, так как это позволяет сразу сделать заключение о том, что ссылка дается на определенный документ.
К примеру, вы можете делать ссылку на какой-либо приказ, а несколько приказов могут иметь один и тот же заголовок. Поэтому дата и регистрационный номер приказа будут точно указывать на один определенный документ. Заголовок же нужно писать для того, чтобы было легко понять, чему посвящен упомянутый приказ.
В каждой организации может быть сначала одна инструкция по делопроизводству, потом она может быть отменена и вместо нее принята новая. Поэтому если утверждается новая инструкция, то в другой документ, который должен основываться на действующей инструкции и не противоречить ее требованиям, придется вносить изменения: менять ссылку и при необходимости вносить правки в текст в соответствии с новыми положениями утвержденной инструкции.
Но может быть и иной вариант: вместо утверждения новой инструкции по делопроизводству в старую вносят изменения и «оставляют ее в живых». Если изменения в ранее утвержденную инструкцию вносятся путем издания распорядительного документа, то эта же инструкция с внесенным изменениями будет продолжать действовать. Ее ведь никто не отменял. Поэтому ссылку в «дочернем» документе на инструкцию, как правило, не меняют. То есть в ссылку обычно не добавляют данные распорядительных документов, вносящих изменения, так как такие требования не содержатся в правовых актах или стандартах, регламентирующих создание организационно-распорядительных документов. Однако в данном случае все равно необходимо просмотреть текст «дочернего» документа, который должен основываться на действующей инструкции и не противоречить ее требованиям, и при необходимости внести в него изменения.
Если необходимо сделать в тексте несколько ссылок на один и тот же документ, то обычно делают так: сначала пишут один раз все вышеперечисленные реквизиты документа и в круглых скобках указывают, как сокращенно будет упоминаться этот документ далее по тексту. Пример такого написания приведен в следующем фрагменте документа:
