Рассмотрите весь административный процесс более подробно в связи со статусом жилищной комиссии.
Она может создаваться работодателем при участии профсоюзной организации в рамках политики управления персоналом, реализации системы мотивации и программ так называемого мобильного персонала. Такие программы разрабатывают крупные добывающие компании, когда специалисты отрасли закрепляются на рабочих местах (вновь организованных или в порядке специального набора, или перевода с согласия работника) на 3–5 лет и получают соответствующую социальную поддержку.
В этом случае работник направляет работодателю заявление, которое фиксирует его согласие на переезд к новому месту работы. Такое заявление необходимо работодателю для изменения трудового договора с работником (обычно оформляется дополнительное соглашение к действующему договору).
А для рассмотрения жилищной комиссией требуется прежде всего служебная записка или представление кадровой службы, которая обосновывает необходимую выплату конкретному специалисту в связи со сменой места выполнения трудовых функций, ее размер с учетом количества членов семьи и порядок выплаты. Кадровая служба должна опираться на действующие программы привлечения специалистов и нормы выплат, которые заранее утверждаются в рамках финансирования планов развития «мобильного персонала». Представление кадровой службы (подлинник) останется как документ-основание к зафиксированному в протоколе жилищной комиссии решению на постоянный срок хранения по ст. 18 в) нового Перечня 2019 года.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Полагаем, что жилищная комиссия может являться совещательным органом при руководителе организации и действовать на основании соответствующего положения. Тогда рекомендуем проверить по положению о комиссии, каковы порядок ее работы, юридическая сила решений и состав документов, необходимых для принятия решений о предоставлении жилья или выплат на него.
Приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства и порядке ее выплаты должен быть издан на основе выписки из протокола заседания жилищной комиссии или ее заверенной копии, заявления работника работодателю о согласии на переезд (перевод) на работу в другую местность, представления профильных и вышестоящих руководителей работника, документов о специальности и квалификации (при необходимости) и др. документов.
Причем эти условия о компенсации с указанием соответствующих дат начала выплат (как правило, до даты начала работы) могут быть сразу включены в текст:
-
приказа о переводе на работу в другую местность с согласия работника (или в приказ о приеме на работу нового сотрудника);
- а также в дополнительное соглашение к трудовому договору «старого» работника (или трудовой договор «нового» работника).
Если процедура выстроена правильно и последовательно, то отдельный приказ о назначении выплат может и не потребоваться. Заявление работника с согласием на переезд в составе всего комплекса документов-оснований будет храниться вместе с соответствующим приказом о переводе 50 лет по ст. 434 а) Перечня 2019 года. Если все же издаются 2 приказа, то приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства также должен храниться по ст. 434 а).
Заявление работника на ежемесячную жилищную надбавку, которое вы упоминаете, скорее всего, является заявлением в бухгалтерию на перечисление этой надбавки на соответствующий счет вместе с заработной платой или отдельно. И это заявление будет храниться в бухгалтерии вместе с документами по расчетам заработной платы и другим выплатам в головной организации работодателя. Условный заголовок такого дела – «Распоряжения на выплату всех видов компенсаций и документы-основания к ним (заявления, копии договоров, протоколов жилищной комиссии и др.)». А срок хранения – 5 лет по ст. 277 Перечня 2019 года.
Не рекомендуем срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня 2019 года (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним со сроком хранения 10 лет).
Заявления о предоставлении жилья обычно хранятся в делах профсоюзных организаций, которые являются самостоятельными юридическими лицами, и жилищные комиссии которых ходатайствуют о предоставлении жилья перед муниципальными органами вместе с работодателями или даже ставят на очередь работников, нуждающихся в жилье, если крупная организация ведет свое строительство ведомственного жилья.
