Гибридные дела у госорганов

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 01 / 2022

Вопрос

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила делопроизводства)

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Вы совершенно правильно обратили внимание на новое понятие «гибридности» дела, которое введено в п. 6.26 Правил делопроизводства.

«Гибридными» всегда назывались электронные дела, в которых формировались электронные документы и электронные копии документов, созданные в разных электронных форматах (tiff c pdf и docx и т.п.).

Правила делопроизводства теперь позволяют считать «гибридными» дела, в которых представлены документы, существующие в разных формах представления и на разных носителях – в бумажной форме и в форме электронных документов. Это спорная новация, поскольку в одно дело документы на несопоставимых по всем признакам носителях сформированы быть не могут. Но в том же п. 6.26 закреплен выход из положения:

«документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело», т.е. самым полным составом документов будет формироваться электронное дело, которое как раз и будет «гибридным», т.е. разноформатным (например, такими будут дела с перепиской с контрагентами, контролирующими органами, гражданами и т.п.);
дело, в которое будут сформированы документы только в бумажной форме, не будет полным, полноценным.

Лучшие практики показывают, что в настоящее время даже в дела с перепиской (обычно временный срок хранения до 10 лет) к документам в бумажной форме по принципу «вопрос + ответ» формируют распечатанные и заверенные копии полученных электронных документов, чтобы обеспечить в полной мере их доказательную функцию.

Два дела с одинаковыми заголовками и одинаковым сроком хранения должны все-таки различаться и не могут иметь идентичных индексов, поэтому обратите внимание на п. 6.23 Правил делопроизводства (предпоследний абзац), в соответствии с которым к индексу дела возможно добавлять номер тома:

Пример 1. Фрагмент номенклатуры дел

Обратите внимание, что и при создании документов, и при обеспечении их хранения главной задачей является идентификация документов и их комплексов (дел) в составе документального фонда организации.