Да, может. Обратите внимание на п. 6.26 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Фактически вы уже соблюдаете ту технологию формирования «гибридных дел», которая воспринималась как некая инновация, поскольку к классическим «гибридным делам» всегда относились комплексы, состоящие из электронных документов, созданных в разных форматах (сканированные рdf, полученные электронные оригиналы doc или rtf), а не в разной форме представления (бумажная / электронная).
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
В номенклатуре дел вы верно выделили два дела с одинаковым заголовком и присвоили им разные индексы: 01-02 и 01-02Э (это разные идентификаторы, а не один, как не совсем точно зафиксировано в п. 6.26, в котором говорится об одном и том же индексе дела). Заметьте, что в номенклатуре дел рекомендуется оформлять первым индекс 01-02, а потом второй, его уточняющий 01-02Э (лучше без дефиса перед «Э»). См. Пример 1.
Электронные документы включаются в одно электронное дело вне зависимости от их объема в Мб и без разделения на тома. В номенклатуре дел (графа «Примечание») не забудьте сделать отметку о локализации электронного дела 01-02Э, указав, в какой информационной системе и в какой директории (базе данных / представлении) оно фактически формируется и находится на текущем оперативном хранении.
Таким образом, данное электронное дело включает самый полный состав документов: и электронных оригиналов, и электронных копий оцифрованных писем и иных документов, полученных вашей организацией в бумажной форме.
А в дело 01-02 вы формируете небольшой объем переписки, только 1% документов, полученных в бумажной форме. Распечатка полученных оригиналов электронных документов и повторная распечатка электронных копий сканированных бумажных документов не требуется.
Не забудьте также в графе «Примечание» номенклатуры дел оформить отметку о том, что данное дело на практике будет являться переходящим (может формироваться в течение нескольких лет).
Пример 1. «Гибридное дело» в номенклатуре дел
Такая же технология формирования «гибридных дел» устанавливается и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; Приложение № 16; далее – Методические рекомендации).
В вашей ситуации рекомендуем также обратить внимание на правильное формулирование заголовка дела с перепиской, поскольку она идентифицируется и регистрируется в пределах документопотоков и с учетом того, с кем и по какому вопросу она ведется. Достаточно подробные указания по правилам формулирования заголовков дел содержатся в Приложении № 16 к Методическим рекомендациям. В Примере 1 мы показали, как правильно сформулировать заголовок дела с перепиской, если она ведется с разнородными организациями (корреспондентами), когда в основе формирования документопотока – вопрос или участок деятельности, а в заголовке дела отражены номинальный и предметно-вопросный признаки его заведения.
