Да, может. Обратите внимание на п. 6.26 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Фактически вы уже соблюдаете ту технологию формирования «гибридных дел», которая воспринималась как некая инновация, поскольку к классическим «гибридным делам» всегда относились комплексы, состоящие из электронных документов, созданных в разных форматах (сканированные рdf, полученные электронные оригиналы doc или rtf), а не в разной форме представления (бумажная / электронная).
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
В номенклатуре дел вы верно выделили два дела с одинаковым заголовком и присвоили им разные индексы: 01-02 и 01-02Э (это разные идентификаторы, а не один, как не совсем точно зафиксировано в п. 6.26, в котором говорится об одном и том же индексе дела). Заметьте, что в номенклатуре дел рекомендуется оформлять первым индекс 01-02, а потом второй, его уточняющий 01-02Э (лучше без дефиса перед «Э»). См. Пример 1.
Электронные документы включаются в одно электронное дело вне зависимости от их объема в Мб и без разделения на тома. В номенклатуре дел (графа «Примечание») не забудьте сделать отметку о локализации электронного дела 01-02Э, указав, в какой информационной системе и в какой директории (базе данных / представлении) оно фактически формируется и находится на текущем оперативном хранении.
Таким образом, данное электронное дело включает самый полный состав документов: и электронных оригиналов, и электронных копий оцифрованных писем и иных документов, полученных вашей организацией в бумажной форме.
А в дело 01-02 вы формируете небольшой объем переписки, только 1% документов, полученных в бумажной форме. Распечатка полученных оригиналов электронных документов и повторная распечатка электронных копий сканированных бумажных документов не требуется.
Не забудьте также в графе «Примечание» номенклатуры дел оформить отметку о том, что данное дело на практике будет являться переходящим (может формироваться в течение нескольких лет).
Пример 1. «Гибридное дело» в номенклатуре дел
Такая же технология формирования «гибридных дел» устанавливается и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; Приложение № 16; далее – Методические рекомендации).
В вашей ситуации рекомендуем также обратить внимание на правильное формулирование заголовка дела с перепиской, поскольку она идентифицируется и регистрируется в пределах документопотоков и с учетом того, с кем и по какому вопросу она ведется. Достаточно подробные указания по правилам формулирования заголовков дел содержатся в Приложении № 16 к Методическим рекомендациям. В Примере 1 мы показали, как правильно сформулировать заголовок дела с перепиской, если она ведется с разнородными организациями (корреспондентами), когда в основе формирования документопотока – вопрос или участок деятельности, а в заголовке дела отражены номинальный и предметно-вопросный признаки его заведения.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
в НД никогда не выделяются ТОМА. в гибридном деле - первый том всегда электронный, второй и далее - на бумаге. в примере индексы дел РАЗНЫЕ, а в Правилах 71 - индекс должен быть ОДИН
Здравствуйте!
Не все предписания нормативных документов удобно применять. Некоторые целесообразно оптимизировать, о чем и пишет в ответе Вера Степановна Иритикова.
Если Вас интересует только позиция «профильных ведомств и институтов», то Вам будет особенно интересна статья, которая сейчас готовится к печати (авторы – специалисты ВНИИДАД, тема – работа с гибридными делами).
Добрый день, подскажите пожалуйста.
В наших структурных подразделениях формируются документы по земельным вопросам, например: документы по оформлению права аренды на земельные участки; документы по оформлению права собственности на земельные участки и тд.
По результатам проведенных отделами экспертизы ценности документов в указанных делах выявлено, что в сформированных земельных делах определенная часть документов представлена сканированными копиями полученными посредством информационно-телекоммуникационной системы «Интернет» и ЕМСЭД «Дело», а также полученными в электронном виде и распечатанными на бумажном носителе выписками из ЕГРН Росреестра, без заверения в надлежащем виде, что не соответствует требованиям инструкции по делопроизводству в части оформления документов постоянного хранения.
Таким образом, структурные подразделения накопили документы которые не могут передать в архив организации.
Подскажите пожалуйста, как решить этот вопрос. Возможен ли вариант «гибридных дел» где в электроном формате документы будут представлены без заверения копии. Или бумажных документов с копиями без заверения надлежащим образом.
Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.
Как спланировать почтовые расходы с использованием таблиц в Excel – показываем логику расчетов, чтобы при имеющихся объемах корреспонденции выбрать оптимальные способы отправки: с франкированием конвертов, наклейкой марок собственными силами или силами почты, электронным сервисом «Почты России». Как контролировать расход бюджета с помощью таблиц и диаграмм в Excel. Как заключить договор с «Почтой России», а потом «закрывать» ежемесячно актом и по окончании года.
Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
