С кем необходимо согласовывать номенклатуру дел?
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Если такая технология закреплена в вашей Инструкции по делопроизводству, Положением о системе электронного документооборота (СЭД) и поддерживается системой, то никаких нарушений нет, все правильно.
Полагаем, что в СЭД выделены базы данных (представления) с названиями «Регистрация / входящие» и «Регистрация / исходящие» или база данных «Регистрация: входящие, исходящие». В типовых решениях СЭД, которые присутствуют на рынке, такие решения встречаются до сих пор – именно данные решения не учитывают требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и являются неправильными. В современной нормативной базе уже давно зафиксировано, что классификатор основных направлений деятельности и номенклатура дел являются одними из базовых классификаторов СЭД1, а электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. Кроме того, при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом, что исключает заголовки дел «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».
То есть в момент регистрации документов при заполнении соответствующих полей ЭРК2 в СЭД должна происходить соответствующая систематизация электронных документов и электронных копий бумажных документов, обеспечивающая формирование соответствующего электронного дела (поступивший и отправленный – за счет механизмов связки по теме, вопросу). А исполнители в структурных подразделениях должны получать доступ в СЭД к ЭРК документа и к самому электронному документу или электронной копии бумажного документа.
Если действующая функциональность СЭД обеспечивает формирование электронных дел в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел, то рекомендуем в номенклатуру дел секретариата просто включить 2 заголовка, отражающие действующую технологию:
В этих базах данных будут содержаться ЭРК, в которые вы помещаете электронные документы и электронных копии всех-всех полученных / отправленных документов в соответствии с документопотоками.
Условно-типовой срок хранения переписки – 5 лет, но базы данных все равно должны быть проанализированы с позиции экспертизы ценности документов. В зависимости от основных направлений и вопросов деятельности организации ЭРК с электронными копиями писем могут быть выделены (скопированы на внешний носитель или переданы в архивную систему) для формирования фонда пользования в архиве. Обычно в электронный фонд пользования по отдельной описи передаются переписка с вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности, переписка по исполнению договоров по крупным сделкам, приобретению основных средств и т.п. (электронные копии и ЭРК).
Базы данных секретариата (см. Пример 1) благодаря отметке «ЭК» должны проходить экспертизу ценности в обычном порядке, т.е. в I квартале каждого календарного года, когда в плановом порядке осуществляется подготовка документов к передаче в архив или выделение к уничтожению, документов, не подлежащих архивному хранению.
Заметьте: аббревиатура ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия государственного или муниципального архива.
А дела с подлинниками переписки при этом остаются у профильных структурных подразделений, у каждого из этих дел будет конкретный срок хранения (чаще всего 5 лет).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Раздел не найден.