Если такая технология закреплена в вашей Инструкции по делопроизводству, Положением о системе электронного документооборота (СЭД) и поддерживается системой, то никаких нарушений нет, все правильно.
Полагаем, что в СЭД выделены базы данных (представления) с названиями «Регистрация / входящие» и «Регистрация / исходящие» или база данных «Регистрация: входящие, исходящие». В типовых решениях СЭД, которые присутствуют на рынке, такие решения встречаются до сих пор – именно данные решения не учитывают требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и являются неправильными. В современной нормативной базе уже давно зафиксировано, что классификатор основных направлений деятельности и номенклатура дел являются одними из базовых классификаторов СЭД1, а электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. Кроме того, при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом, что исключает заголовки дел «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».
То есть в момент регистрации документов при заполнении соответствующих полей ЭРК2 в СЭД должна происходить соответствующая систематизация электронных документов и электронных копий бумажных документов, обеспечивающая формирование соответствующего электронного дела (поступивший и отправленный – за счет механизмов связки по теме, вопросу). А исполнители в структурных подразделениях должны получать доступ в СЭД к ЭРК документа и к самому электронному документу или электронной копии бумажного документа.
Если действующая функциональность СЭД обеспечивает формирование электронных дел в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел, то рекомендуем в номенклатуру дел секретариата просто включить 2 заголовка, отражающие действующую технологию:
Пример 1. База данных как своеобразный фонд пользования в секретариате (в ситуации, когда оригиналы документов «копятся» в профильных структурных подразделениях)
В этих базах данных будут содержаться ЭРК, в которые вы помещаете электронные документы и электронных копии всех-всех полученных / отправленных документов в соответствии с документопотоками.
Условно-типовой срок хранения переписки – 5 лет, но базы данных все равно должны быть проанализированы с позиции экспертизы ценности документов. В зависимости от основных направлений и вопросов деятельности организации ЭРК с электронными копиями писем могут быть выделены (скопированы на внешний носитель или переданы в архивную систему) для формирования фонда пользования в архиве. Обычно в электронный фонд пользования по отдельной описи передаются переписка с вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности, переписка по исполнению договоров по крупным сделкам, приобретению основных средств и т.п. (электронные копии и ЭРК).
Базы данных секретариата (см. Пример 1) благодаря отметке «ЭК» должны проходить экспертизу ценности в обычном порядке, т.е. в I квартале каждого календарного года, когда в плановом порядке осуществляется подготовка документов к передаче в архив или выделение к уничтожению, документов, не подлежащих архивному хранению.
Заметьте: аббревиатура ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия государственного или муниципального архива.
А дела с подлинниками переписки при этом остаются у профильных структурных подразделений, у каждого из этих дел будет конкретный срок хранения (чаще всего 5 лет).
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.
Если служебное письмо состоит из сопроводительного письма + приложения к нему, нужно ли в самом приложении к письму в верхнем правом углу указывать «Приложение...» по аналогии с приложениями к распорядительным документам? То, что в сопроводительном письме отметка о приложении ниже текста с указанием листов и экземпляров должна быть, это понятно.
Как спланировать почтовые расходы с использованием таблиц в Excel – показываем логику расчетов, чтобы при имеющихся объемах корреспонденции выбрать оптимальные способы отправки: с франкированием конвертов, наклейкой марок собственными силами или силами почты, электронным сервисом «Почты России». Как контролировать расход бюджета с помощью таблиц и диаграмм в Excel. Как заключить договор с «Почтой России», а потом «закрывать» ежемесячно актом и по окончании года.
Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
