Top.Mail.Ru
Вопрос
Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.
Отвечает

Если такая технология закреплена в вашей Инструкции по делопроизводству, Положением о системе электронного документооборота (СЭД) и поддерживается системой, то никаких нарушений нет, все правильно.

Полагаем, что в СЭД выделены базы данных (представления) с названиями «Регистрация / входящие» и «Регистрация / исходящие» или база данных «Регистрация: входящие, исходящие». В типовых решениях СЭД, которые присутствуют на рынке, такие решения встречаются до сих пор – именно данные решения не учитывают требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и являются неправильными. В современной нормативной базе уже давно зафиксировано, что классификатор основных направлений деятельности и номенклатура дел являются одними из базовых классификаторов СЭД1, а электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. Кроме того, при формировании дел с перепиской документ-ответ помещается за документом-запросом, что исключает заголовки дел «Входящая переписка» и «Исходящая переписка».

То есть в момент регистрации документов при заполнении соответствующих полей ЭРК2 в СЭД должна происходить соответствующая систематизация электронных документов и электронных копий бумажных документов, обеспечивающая формирование соответствующего электронного дела (поступивший и отправленный – за счет механизмов связки по теме, вопросу). А исполнители в структурных подразделениях должны получать доступ в СЭД к ЭРК документа и к самому электронному документу или электронной копии бумажного документа.

Если действующая функциональность СЭД обеспечивает формирование электронных дел в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел, то рекомендуем в номенклатуру дел секретариата просто включить 2 заголовка, отражающие действующую технологию:

Пример 1. База данных как своеобразный фонд пользования в секретариате (в ситуации, когда оригиналы документов «копятся» в профильных структурных подразделениях)

В этих базах данных будут содержаться ЭРК, в которые вы помещаете электронные документы и электронных копии всех-всех полученных / отправленных документов в соответствии с документопотоками.

Условно-типовой срок хранения переписки – 5 лет, но базы данных все равно должны быть проанализированы с позиции экспертизы ценности документов. В зависимости от основных направлений и вопросов деятельности организации ЭРК с электронными копиями писем могут быть выделены (скопированы на внешний носитель или переданы в архивную систему) для формирования фонда пользования в архиве. Обычно в электронный фонд пользования по отдельной описи передаются переписка с вышестоящими организациями по основным вопросам деятельности, переписка по исполнению договоров по крупным сделкам, приобретению основных средств и т.п. (электронные копии и ЭРК).

Базы данных секретариата (см. Пример 1) благодаря отметке «ЭК» должны проходить экспертизу ценности в обычном порядке, т.е. в I квартале каждого календарного года, когда в плановом порядке осуществляется подготовка документов к передаче в архив или выделение к уничтожению, документов, не подлежащих архивному хранению.

Заметьте: аббревиатура ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия государственного или муниципального архива.

А дела с подлинниками переписки при этом остаются у профильных структурных подразделений, у каждого из этих дел будет конкретный срок хранения (чаще всего 5 лет).

Сноски 2

  1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; п. 3.41, 4.10, 6.25). Вернуться назад
  2. Электронная регистрационная карта. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно определить срок хранения по типовому перечню, если для этих документов он есть в ведомственном?

При составлении номенклатуры дел организация обязана пользоваться исключительно «своим» ведомственным перечнем (например, учреждение здравоохранения)? Если какие-то управленческие документы лучше указаны в типовом Перечне 2019 года, как быть? При этом сроки хранения специфическим отраслевым документам устанавливаем на основании ведомственного перечня. Например, в областной больнице (региональное учреждение здравоохранения) была номенклатура на 2023 год, сроки хранения управленческих (бухгалтерских) документов были установлены по Перечню 2019 года. При составлении номенклатуры дел на 2024 год медицинские документы будут определены по новому Перечню Министерства здравоохранения Российской Федерации. Что касается бухгалтерских и документов по личному составу, можно ли оставить сроки хранения этих документов по Перечню 2019 года, чтобы не тратить время на их пересмотр? Или необходимо все документы пересмотреть по новому Перечню Минздрава России и оставить по Перечню 2019 года только те, которых нет в Перечне Минздрава России?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации»: постоянно или временно?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

Как организовать разработку номенклатуры дел при присоединении юридических лиц

Показан алгоритм действий службы ДОУ, основанный на конкретном опыте автора статьи, в 2 ситуациях: 1) когда головная организация присоединяет к себе своих же подопечных юрлиц из разных городов и 2) когда к одному юрлицу присоединяется другое ранее независимое юрлицо. Какие формы реорганизации возможны и в чем отличие присоединения. Как организовать и курировать разработку номенклатур дел структурными подразделениями присоединяющего и присоединяемых юрлиц, как сделать из них сводную номенклатуру дел реорганизованного юрлица. Когда и кому ее утверждать и вводить в действие. Как после реорганизации формировать дела, которые продолжают вестись. Как их отражать в итоговой записи к старой и новой номенклатурам дел за один и тот же год.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.