Top.Mail.Ru
Вопрос
Мы направили контрагенту 2 экземпляра подписанного с нашей стороны договора по почте в другой город. Но от него свой экземпляр никак не получим. Звонили менеджеру, он обещает выслать (то подписант у них был на больничном, то другие отговорки). Исполнение договора уже началось обеими сторонами, никаких нареканий нет. Только свой экземпляр договора никак не можем у них «выцепить», необязательные они какие-то. Как посоветуете действовать в такой ситуации? Может, им официальное письмо написать, тогда как его составить и направить? Может, еще что-то можно предпринять?
Отвечает

В данной ситуации видна недоработка отдела договорной работы или соответствующего сотрудника, отвечающего за договоры и переговоры. Очевидно, договор заключался не в рамках госконтракта и не на электронной площадке. Поэтому важно обеспечить доказательства того, что договор был заключен и исполняется. Для оплаты работ по договору и отражения расходов в бухгалтерском учете договор будет служить основанием.

Сотрудник, который был исполнителем со стороны вашей организации в процессе заключения договора, должен:

  • собрать в 1 дело (папку) бумажную и / или электронную все сообщения, проекты и всю переписку, которая доказывает условия, сроки и другие обязательства сторон по договору;
  • уведомить руководителя организации и главного бухгалтера (если ситуация дошла до этапа расчетов и оплаты);
  • направить электронное сообщение по официальному адресу электронной почты вашему контрагенту, адресованное его руководителю с напоминанием и типовыми фразами письма-напоминания, например:

Пример 1. Текст напоминания об отсутствии оригинала договора

В телефонных переговорах с менеджером Вашей организации Петровым П.П. мы неоднократно напоминали о необходимости срочного направления нам экземпляра договора об оказании услуг, заключенного между нашими организациями 22.03.2021 и зарегистрированного нами под номером № Д2021-123/кн.

Ставим Вас в известность, что отсутствие подписанного с Вашей стороны договора затруднит подписание актов о его исполнении и оплату работ, выполненных Вашей организацией.

Не стесняйтесь использовать обороты: «ставим в известность», «повторно напоминаем» и т.п. Возможно также включить в текст требование направить экземпляр договора к какой-то конкретной дате. Это напоминание может быть оформлено собственно как электронное сообщение или сообщение, к которому присоединяется сканированный файл письма, оформленного на официальном бланке вашей организации. Еще возможно:

  • направить по «Почте России» официальное письмо на бланке вашей организации с таким же напоминанием и требованием (оформите письмо как заказное с уведомлением о вручении «для пущей важности»);
  • инициировать краткую командировку к контрагенту с целью получить экземпляр договора и проверить ход его исполнения (трудно обосновать «курьерскую» командировку только для получения экземпляра договора, тут все будет зависеть от важности документа и цены сделки);
  • проанализировать ситуацию и сделать выводы о характере служебных коммуникаций во время переговоров о заключении договора, которые позволили контрагенту проявлять необязательность, характеризующую его не с лучшей стороны.

Конечно, алгоритм действий следует выбирать в зависимости от значимости договора для деятельности организации и по указанию руководителя организации.

А с юридической точки зрения помните, что согласно ч. 1 ст. 433 Гражданского кодекса РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (т.е. если договор направила ваша компания, то он будет считаться заключенным в момент, когда вы получите подписанный контрагентом экземпляр договора). Поэтому рекомендуем разработать краткий регламент договорной работы (и формы типовых договоров оформить как приложения к нему), в котором закрепить возможные ситуации:

  • ваша организация подписывает договоры только после подписания и регистрации договора контрагентом. Такой практики придерживается сейчас большинство организаций, и только в ходе переговоров уточняется порядок обмена экземплярами договоров, включая почтовую отправку, направление по электронной почте и т.п.;
  • в текст договора юристы включают типовую формулировку, которая позволяет сторонам сделки обмениваться сканированными электронными копиями бумажных подлинников договоров, направляя их с и на определенные адреса электронной почты (стороны их устанавливают в самом договоре). А еще лучше подписать соглашение об этом до заключения договора, чтобы оно касалось не только договора, но и последующих документов о его исполнении. Электронные скан-копии по электронной почте нужны для оперативности, а бумажные оригиналы досылаются позже. В итоге у каждого контрагента будет в распоряжении подписанный им экземпляр договора в бумажной форме + электронная копия договора, подписанная другой стороной, + позже придет бумажный оригинал с подписью контрагента;
  • в текст договора включается условие о том, что стороны признают юридическую силу договоров, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и оперативно обмениваются электронными оригиналами договоров.

В процессе разработки Регламента договорной работы, которую вы будете осуществлять вместе с юристами и сотрудниками отдела договорной работы, рекомендуем рассмотреть все новые возможности и условия электронных коммуникаций.

Связанный материал
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
№ 04 / 2021

В статье «Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски» (часть 1) в № 4’ 2021 даны ответы на вопросы (с примерами оформления необходимых документов): как контрагенты должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? как и когда составлять такие соглашения? как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? и наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? и др.

Связанный материал
Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 5)
№ 10 / 2016

В статье «Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 5)» в № 10’ 2016 читайте о присвоении номера договору (о проблемах «двойного номера»), о передаче договора на подпись контрагенту и его возвращении обратно, оперативном хранении и выдаче копий, оригиналов сотрудникам и др.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 3)

В 3-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы сосредоточились на сроках хранения договоров (соглашений, контрактов) в новом Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2022 года. Статьи с договорами разбросаны в нем по разным разделам, для вашего удобства мы собрали их все в таблицу. Объяснили, почему у одного договора в разных организациях может быть разный срок хранения. Дали ответ на вопрос о том, с какого момента отсчитывать срок хранения, если графа «Примечание» соответствующей статьи об этом умалчивает.

Открытые интернет-сервисы для проверки контрагентов (часть 2)

Что именно и где в Интернете совершенно бесплатно можно найти: о госрегистрации, прекращении деятельности, банкротстве организации, ее учредителях, директоре, полномочиях представителя (его возможной дисквалификации, участии более чем в 5 организациях, действительности доверенности и паспорта и др.), является ли адрес регистрации юрлица массовым, а также финансовое состояние, наличие налоговой задолженности и судебных взысканий. Всего даем описание 19 полезных интернет-сервисов. В этом номере читайте вторую часть подробной статьи.

Формат электронной договорной документации утвердила ФНС России

ФНС России весной 2022 г. утвердила формат для электронных договорных документов. Он обязателен? Каких видов документов это касается? Чем удобен и чем опасен формат PDF/A-3, выбранный налоговиками для файла обмена? Что должно быть внутри? Какой электронной подписью подписывать? Чему отдается приоритет в случае выявления расхождений?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 2)

Во 2-й части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы анализируем изменения сроков хранения договоров в действующем Перечне управленческих документов 2020 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г., какие новые договоры появились и какие исчезли (с примерами конкретных разновидностей договоров и статей Перечней). Некоторые договоры следует хранить вместе с определенными документами (что прямо указано в Перечне). Сколько хранить копии договоров, журналы регистрации и базы данных.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?