Ситуация, описанная в вопросе, может возникнуть при большом объеме кадрового документооборота и в информационной системе, когда каждая разновидность приказов по личному составу может составляться, оформляться и идентифицироваться (регистрироваться) в пределах своего документопотока. Журналы регистрации по каждому документопотоку могут формироваться, распечатываться и заверяться в конце календарного года как отчеты из системы.
В вопросе не названы разновидности приказов по личному составу, но автор очень правильно понимает ситуацию. Для организации использования, выдачи архивных справок, быстроты и удобства последующего поиска документов в архиве, учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки) документов должны передаваться на архивное хранение вместе с архивными документами – это самый главный принцип, которым вам необходимо руководствоваться.
Не ориентируйтесь на цифры – заведено 6 или 3 журнала. Количество регистрационных журналов определяется количеством документов, которые подлежат регистрации в них, и сроками хранения этих документов, причем приказы по личному составу с одинаковым сроком хранения целесообразно формировать в 1 дело и регистрировать в 1 журнале.
Обратите внимание на опыт лучших практик в составлении номенклатур дел, даже когда в организации применяется информационная система, количество дел с приказами по личному составу и количество журналов оптимизируются.
| Дело / документы в нем |
Срок хранения и статья по Перечню |
Форма |
Примечание |
Приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрениях и документы к ним (служебные записки, справки и др.).
В дело формируются также приказы о совмещении, совместительстве, об отпусках в связи с уходом за ребенком, об отпусках без сохранения заработной платы, об изменении фамилии, установлении/изменении размера оплаты труда, аттестации |
50 лет, ст. 434 а) |
Оригиналы в бумажной форме |
Переходящее |
| Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и поощрениях |
50 лет, ст. 463 а) |
В бумажной форме |
Передается на архивное хранение вместе с приказами в качестве справочного аппарата |
Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и командировках и документы к ним (служебные записки, справки и др.).
Сюда же можно подшивать и другие приказы со сроком хранения до 5 лет включительно: об отпусках в связи с обучением, о дисциплинарных взысканиях и др. |
5 лет, ст. 434 б), г), д) |
В бумажной или электронной форме в СЭД |
На архивное хранение не передается |
| Журнал регистрации приказов об оплачиваемых ежегодных отпусках, командировках, дисциплинарных взысканиях |
5 лет, ст. 434 б), г), д) |
В бумажной или электронной форме в СЭД |
На архивное хранение не передается |
